يتولى مسؤول أول الذمم المدينة مسؤولية إدارة عمليات الذمم المدينة بكفاءة، وضمان الدقة المالية، ودعم أنشطة التسوية، وإعداد التقارير، والامتثال. يتضمن هذا الدور التنسيق مع الأطراف المعنية الداخلية والخارجية للحفاظ على عمليات مالية سلسة، ومعالجة المدفوعات، وتنفيذ تحسينات على العمليات لتعزيز الكفاءة. يلعب هذا المنصب دورًا رئيسيًا في ضمان التسوية الدقيقة للمبيعات والإيداعات والمدفوعات مع الالتزام بسياسات التدقيق والشركة.
المسؤوليات
- إدارة عمليات الذمم المدينة بالكامل، بما في ذلك إنشاء حسابات العملاء، وإصدار الفواتير، ومحاسبة المقبوضات، وتحليل أعمار الديون، والتحصيل، وتسويات الحسابات.
- مراقبة الأرصدة المستحقة على العملاء والذمم المدينة المتأخرة، وضمان المتابعة وحل مشكلات الدفع في الوقت المناسب.
- إجراء تسويات دفتر أستاذ العملاء، والتحقيق في الفروقات، وضمان التخصيص الدقيق للمقبوضات مقابل الفواتير المستحقة.
- التنسيق مع فرق المبيعات والتجارية والعمليات لحل النزاعات المتعلقة بالفواتير، وتسوية المخزون، والإشعارات الدائنة، وفروق الأسعار، وغيرها من المشكلات المتعلقة بالتحصيل.
- إعداد ومراقبة تقارير أعمار الذمم المدينة، وتقارير التحصيل، وبيانات المبالغ المستحقة اليومية/الأسبوعية لمراجعة الإدارة.
- ضمان الترحيل والتسوية في الوقت المناسب لمقبوضات العملاء، بما في ذلك القنوات المصرفية وقنوات الدفع الأخرى.
- دعم أنشطة مراقبة الائتمان، بما في ذلك الحدود الائتمانية للعملاء، وشروط الدفع، وتصعيد الحسابات المتأخرة.
- متابعة العملاء بشأن الفواتير المعلقة، وتأكيدات الدفع، وتفاصيل الحوالات.
- المساعدة في الإغلاق الشهري، بما في ذلك تسوية الذمم المدينة، ومخصصات الديون المشكوك في تحصيلها، ومراجعة أعمار الديون، وجداول الميزانية العمومية.
- الحفاظ على بيانات العملاء الرئيسية الدقيقة وضمان الامتثال لسياسات الشركة، والضوابط الداخلية، والمعايير المحاسبية.
- دعم عمليات التدقيق الداخلي والخارجي من خلال تقديم جداول الذمم المدينة، والتسويات، والمستندات الداعمة، والتوضيحات للأرصدة المستحقة.
- تحديد فرص تحسين العمليات والأتمتة لتعزيز كفاءة التحصيل وتقليل الذمم المدينة المتأخرة
The Senior Executive - Receivable is responsible for efficiently managing accounts receivable processes, ensuring financial accuracy, and supporting reconciliation, reporting, and compliance activities. This role involves coordinating with internal and external stakeholders to maintain seamless financial operations, process payments, and implement process improvements to enhance efficiency. The position plays a key role in ensuring accurate reconciliation of sales, deposits, and payments while maintaining adherence to audit and company policies.
Responsibility
- Manage end-to-end Accounts Receivable operations, including customer creation, invoicing, receivables accounting, ageing analysis, collections and account reconciliations.
- Monitor customer outstanding balances and overdue receivables, ensuring timely follow-up and resolution of payment issues.
- Perform customer ledger reconciliations, investigate discrepancies and ensure accurate allocation of receipts against outstanding invoices.
- Coordinate with sales, commercial and operations teams to resolve billing disputes, inventory reconciliation, credit notes, pricing differences and other collection-related issues.
- Prepare and monitor AR ageing reports, collection reports and daily/weekly outstanding statements for management review.
- Ensure timely posting and reconciliation of customer receipts, including bank and other payment channels.
- Support credit control activities, including customer credit limits, payment terms and escalation of overdue accounts.
- Follow up with customers for pending invoices, payment confirmations and remittance details.
- Assist in month-end closing, including AR reconciliation, provisions for doubtful debts, ageing review and balance sheet schedules.
- Maintain accurate customer master data and ensure compliance with company policies, internal controls and accounting standards.
- Support internal and external audits by providing AR schedules, reconciliations, supporting documents and explanations for outstanding balances.
- Identify opportunities for process improvement and automation to improve collection efficiency and reduce overdue receivable