Job description
Black Pearl is recruiting a highly organised and customer-focused Sports Academy Programmes Coordinator for a premium sports, fitness and family leisure facility in Abu Dhabi.
The successful candidate will coordinate the daily administration and operation of multiple academy programmes while supporting participants, parents, coaches, programme managers and internal departments.
KEY RESPONSIBILITIES
- Coordinate the administration and daily operation of academy programmes.
- Manage participant enquiries, registrations, enrolments, transfers, cancellations and waiting lists.
- Maintain accurate participant, parent, attendance, assessment and programme records.
- Coordinate class schedules, programme calendars, venue requirements and operational resources.
- Support programme managers with coach schedules, staffing information and timetable changes.
- Communicate programme schedules, fees, policies and operational updates to parents and participants.
- Support the onboarding and orientation of new participants and families.
- Monitor participant attendance, progression, retention, programme occupancy and capacity.
- Prepare operational reports and support the monitoring of programme KPIs.
- Use CRM, booking, scheduling and reporting systems accurately.
- Maintain data integrity and confidentiality across all participant and company records.
- Coordinate programme changes while minimising disruption to customers.
- Assist with competitions, showcases, holiday camps, workshops, open days and community activities.
- Coordinate with schools, suppliers and other external stakeholders when required.
- Work closely with Programme Managers, Membership Sales, Marketing, Member Experience, Human Resources and Operations.
- Support promotional campaigns, participant-acquisition initiatives and cross-programme referrals.
- Help identify opportunities to improve programme occupancy, retention and customer lifetime value.
- Respond professionally to participant and parent concerns.
- Escalate safeguarding, operational or customer concerns appropriately.
- Support health and safety documentation, risk assessments and equipment checks.
- Review administrative systems and recommend improvements to service, efficiency and reporting.
RequirementsTo be considered for this role, you need to meet the following criteria:
- Bachelor’s degree in Business Administration, Sports Management, Physical Education, Leisure Management, Marketing, Events Management or a related discipline.
- A relevant diploma in Business, Office or Sports Administration may also be considered.
- At least three years of experience in programme coordination, operations, administration, customer service or business support.
- Previous experience coordinating children’s programmes, sports academies, leisure activities or educational programmes.
- Experience coordinating multiple programmes, schedules or projects simultaneously.
- Experience handling bookings, customer enquiries and participant administration.
- Experience using CRM, booking or scheduling platforms.
- Advanced proficiency in Excel, Word, Outlook and PowerPoint.
- Strong reporting, data-analysis and organisational skills.
- Excellent written and verbal communication skills.
- Ability to communicate patiently and professionally with children and parents.
PREFERRED
- Customer service, project-management or business-administration qualification.
- First Aid and CPR certification.
- Experience organising competitions, camps, workshops or community events.
- Background in a sports academy, fitness facility, leisure centre, education provider, hospitality business or children’s activity organisation.
HOW TO APPLY
Apply through www.blackpearlconsult.com or email [Click to show email] with the subject line:
Application – Sports Academy Programmes Coordinator – Abu Dhabi
Only shortlisted candidates will be contacted. Black Pearl does not charge candidates any recruitment or placement fee.
وصف الوظيفة
تقوم بلاك بيرل بتوظيف منسق برامج أكاديمية رياضية عالي التنظيم يتميز بتركيزه على العملاء لمرفق رياضي فاخر ولياقة واستجمام عائلي في أبوظبي.
سيقوم المرشح الناجح بتنسيق الإدارة اليومية وتشغيل عدة برامج أكاديمية مع دعم المشاركين، الأولياء، المدربين، مديري البرامج والدوائر الداخلية.
المسؤوليات الرئيسية
- تنسيق الإدارة والتشغيل اليومي لبرامج الأكاديمية.
- إدارة استفسارات المشاركين والتسجيل، والالتحاق، والتحويلات، والإلغاءات وقوائم الانتظار.
- الحفاظ على سجلات دقيقة للمشاركين والأولياء والحضور والتقييم والبرنامج.
- تنسيق جداول الحصص وتقويمات البرامج ومتطلبات المكان والموارد التشغيلية.
- دعم مديري البرامج بمواعيد المدربين ومعلومات staffing وتغييرات الجداول.
- التواصل بمواعيد البرامج والرسوم والسياسات والتحديثات التشغيلية للأهل والمشاركين.
- دعم إدماج وتوجيه المشاركين الجدد وعائلاتهم.
- مراقبة حضور المشاركين وتقدمهم والاحتفاظ والتشغيل والقدرة الاستيعابية للبرنامج.
- إعداد تقارير تشغيلية ومساعدة في متابعة مؤشرات الأداء الرئيسية للبرنامج.
- استخدام أنظمة CRM والحجز والتخطيط والتقرير بدقة.
- الحفاظ على سلامة البيانات والسرية عبر جميع سجلات المشاركين والشركة.
- تنسيق تغييرات البرنامج مع تقليل الإزعاج للعملاء.
- المساعدة في المسابقات والعروض ومخيمات العطلات وورش العمل والأيام المفتوحة والأنشطة المجتمعية.
- التنسيق مع المدارس والموردين وغيرهم من أصحاب المصلحة الخارجيين عند الحاجة.
- العمل عن كثب مع مديري البرامج، مبيعات العضوية، التسويق، تجربة الأعضاء، الموارد البشرية والعمليات.
- دعم الحملات الترويجية ومبادرات اكتساب المشاركين والتوجيه المتبادل بين البرامج.
- المساعدة في تحديد الفرص لتحسين إشغال البرنامج والاحتفاظ والقيمة مدى الحياة للعميل.
- الرد بشكل مهني على مخاوف المشاركين والآباء.
- تصعيد قضايا الحماية والأداء أو مخاوف العملاء بشكل مناسب.
- دعم وثائق الصحة والسلامة وتقييم المخاطر وفحص المعدات.
- مراجعة النظم الإدارية والتوصية بتحسينات في الخدمة والكفاءة والتقارير.
المتطلبات
لكي تعتبر لهذه الوظيفة، يجب أن تستوفي المعايير التالية:
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة الرياضة أو التربية البدنية أو إدارة الترفيه، أو التسويق، أو إدارة الأحداث أو تخصص ذي صلة.
- قد يُنظر أيضًا إلى دبلوم ذي صلة في الأعمال أو المكتب أو إدارة الرياضة.
- لا يقل عن ثلاث سنوات من الخبرة في تنسيق البرامج والعمليات والإدارة وخدمة العملاء أو دعم الأعمال.
- خبرة سابقة في تنسيق برامج الأطفال أو الأكاديميات الرياضية أو الأنشطة الترفيهية أو البرامج التعليمية.
- خبرة في تنسيق عدة برامج وجداول أو مشاريع في وقت واحد.
- خبرة في التعامل مع الحجوزات واستفسارات العملاء وإدارة المشاركين.
- خبرة في استخدام منصات CRM أو الحجز أو التخطيط.
- إتقان متقدم في Excel وWord وOutlook وPowerPoint.
- مهارات تقارير وتحليل بيانات وتنظيم قوية.
- مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة.
- القدرة على التواصل بهدوء وبشكل مهني مع الأطفال والآباء.
المفضل
- مؤهل في خدمة العملاء أو إدارة المشاريع أو إدارة الأعمال.
- شهادة في الإسعاف الأولي و CPR.
- خبرة في تنظيم المسابقات والمعسكرات وورش العمل أو الفعاليات المجتمعية.
- خلفية في أكاديمية رياضية أو مرفق لياقة أو مركز ترفيهي أو مقدم تعليمي أو عمل فندقي أو تنظيم نشاطات للأطفال.
كيفية التقدم
التقديم عن طريق www.blackpearlconsult.com أو إرسال بريد إلكتروني إلى [Click to show email] مع عنوان الموضوع:
التقديم – منسق برامج الأكاديمية الرياضية – أبوظبي
لن يتم الاتصال إلا بالمرشحين المختارين. لا تطلب بلاك بيرل أية رسوم توظيف أو وضع مرشح.
`}]} )} } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } } }} }