▸ استلام البضائع النهائية: استلام البضائع النهائية المحالة من مشرف الإنتاج؛ التحقق من الكميات، وأكواد SKU، وتفاصيل الدُفعة مقابل سجلات الإنتاج؛ وتسجيل جميع الاستلامات في سجل المتجر ونظام ERP (أودو 18).
▸ إصدار إشعار التسليم: إعداد وإصدار إشعارات التسليم لشاحنات السائقين قبل الشحن؛ التأكد من أن كل إشعار يعكس بدقة المنتجات والكميات وجهات العملاء المخصصة لكل مسار.
▸ الفوترة اليومية: توليد ومعالجة فواتير المبيعات لجميع البضائع المشحونة يومياً؛ التنسيق مع قسم الحسابات لضمان تسجيل الفواتير بدقة وفي الوقت المحدد.
▸ حفظ السجلات والتسوية: الحفاظ على دفاتر المتجر ومراجعات المخزون محدثة؛ إجراء تسويات يومية وأسبوعية وشهرية للبضائع المستلمة والمصدرة والأرصدات الختامية لضمان عدم وجود فرق بين المخزون الفعلي وسجلات ERP.
▸ التحكم في المخزون: متابعة مستويات مخزون البضائع النهائية؛ الإبلاغ عن حالات انخفاض المخزون أو الفائض للمشرف؛ منع الخسائر الناتجة عن انتهاء الصلاحية أو سوء التعامل مع منتجات المخابز القابلة للتلف.
▸ التوثيق والأرشفة: الحفاظ على سجلات مادية ورقمية منظمة لجميع إشعارات التسليم، وGRN، والفواتير من أجل جاهزية التدقيق.
▸ التنسيق: التواصل يومياً مع مشرف الإنتاج، سائقين التوصيل، وفريق الحسابات لضمان عمليات الإرسال بسلاسة وبالوقت المحدد.
المرشح المطلوب
خبرة لا تقل عن سنتين في وظيفة حفظ المخزون، الإرسال، أو اللوجستيات — ويفضل في تصنيع الأغذية أو FMCG.
✓ الكفاءة في أنظمة ERP؛ وجود خبرة مع أودو ميزة قوية.
✓ معرفة جيدة بإشعارات التسليم، وإجراءات GRN، وعمليات الفوترة الأساسية.
✓ إتقان جيد للغة الإنجليزية (العربية ميزة إضافية)؛ القدرة على التواصل بفاعلية مع السائقين، والمشرفين، وموظفي الحسابات.
✓ اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة في إدخال البيانات وحفظ السجلات.
✓ القدرة على العمل في بيئة إنتاج وشحن سريعة الحركة.
✓ إجادة أساسية في MS Excel للحفاظ على جداول تسوية المخزون.
▸ Finished Goods Receipt: Receive finished goods transferred from the Production Supervisor; verify quantities, SKUs, and batch details against production records; and record all receipts into the store register and ERP system (Odoo 18).
▸ Delivery Note Issuance: Prepare and issue Delivery Notes for driver vans prior to dispatch; ensure each note accurately reflects the products, quantities, and customer destinations assigned to each route.
▸ Daily Invoicing: Generate and process sales invoices for all goods dispatched on a daily basis; coordinate with the Accounts Department to ensure invoices are posted accurately and on time.
▸ Record-Keeping & Reconciliation: Maintain up-to-date store ledgers and stock registers; perform daily, weekly, and monthly reconciliations of goods received, goods issued, and closing balances to ensure zero discrepancy between physical stock and ERP records.
▸ Stock Control: Monitor finished goods inventory levels; report low stock or surplus situations to the supervisor; prevent losses due to expiry or mishandling of perishable bakery products.
▸ Documentation & Filing: Maintain organized physical and digital records of all Delivery Notes, Goods Received Notes (GRN), and invoices for audit readiness.
▸ Coordination: Liaise daily with the Production Supervisor, delivery drivers, and the Accounts team to ensure smooth and timely dispatch operations.
Desired Candidate Profile
Minimum 2 years of experience in a store keeping, dispatch, or logistics role — preferably in food manufacturing or FMCG.
✓ Proficiency in ERP systems; experience with Odoo is a strong advantage.
✓ Sound knowledge of Delivery Notes, GRN procedures, and basic invoicing processes.
✓ Good command of English (Arabic is an advantage); able to communicate effectively with drivers, supervisors, and accounts staff.
✓ Strong attention to detail and accuracy in data entry and record-keeping.
✓ Ability to work in a fast-paced production and dispatch environment.
✓ Basic proficiency in MS Excel for maintaining stock reconciliation sheets.