Sales Coordinator – 5 Gallon Water
Department: Sales – 5 Gallon
Industry: Bottled Water / FMCG
Location: UAE
Reports To: Sales Manager / Head of Sales
Job Purpose
The Sales Coordinator – 5 Gallon is responsible for managing the complete customer order coordination process for the 5 Gallon Water division. The role ensures that customer orders are received accurately, entered into the system, communicated to the relevant sales and delivery teams, and delivered on time while maintaining strong customer service and accurate sales records.
Key Responsibilities
- Receive and process daily 5 Gallon Water orders from customers through phone calls, WhatsApp, email, sales representatives, and other approved channels.
- Accurately enter customer orders into the company system/ERP and ensure all order details, quantities, locations, delivery schedules, and customer information are correct.
- Coordinate closely with Sales Supervisors, Drivers, Salesmen, Helpers, Warehouse, and Logistics teams to ensure timely order preparation and delivery.
- Monitor pending, scheduled, urgent, cancelled, and completed orders throughout the day.
- Follow up with customers regarding order confirmation, delivery timing, product availability, and any changes to their orders.
- Coordinate new customer registrations, account activation, delivery schedules, and customer master-data updates.
- Support the sales team with quotations, customer information, order history, pricing, promotions, and account-related requirements.
- Track daily sales orders and compare orders received, delivered, pending, cancelled, and rescheduled.
- Handle customer complaints related to delayed delivery, missing bottles, incorrect quantities, service issues, and coordinate immediate resolution.
- Maintain proper records of full bottles, empty bottle returns, deposits, coupons, customer balances, and delivery transactions where applicable.
- Coordinate with Accounts regarding invoices, credit customers, outstanding payments, payment confirmation, and account issues.
- Ensure customer orders are assigned to the correct route, salesman, driver, or delivery team.
- Follow up with sales and delivery teams on undelivered orders and ensure pending orders are closed promptly.
- Prepare and circulate daily, weekly, and monthly sales and order reports to management.
- Maintain accurate customer databases, contact details, price agreements, delivery locations, and special customer instructions.
- Support the Sales Manager and Supervisors with sales performance reports, route performance, customer activity, and order analysis.
- Coordinate between customers and internal departments to ensure smooth sales operations and high customer satisfaction.
- Ensure all order-related documents and records are properly maintained for operational and audit requirements.
Key Performance Indicators – KPIs
- Order processing accuracy
- Order-to-delivery completion rate.
- Pending order reduction.
- On-time delivery percentage.
- Customer complaint resolution time.
- Daily order confirmation rate.
- Accuracy of sales and customer records.
- Customer satisfaction and retention.
- Timely submission of daily/weekly/monthly reports.
Requirements
- Minimum 2–3 years of experience in Sales Coordination, Customer Service, Order Management, or Sales Operations.
- Experience in FMCG, bottled water, beverage, food distribution, or 5 Gallon Water business is highly preferred.
- Strong experience handling high volumes of customer orders and delivery coordination.
- Good knowledge of MS Excel, ERP/Sales Systems, email, and reporting.
- Strong communication and customer-handling skills.
- Ability to coordinate with multiple sales and delivery teams simultaneously.
- Strong attention to detail and ability to work under pressure.
- Good command of English; knowledge of Hindi/Urdu or Arabic will be an advantage.
منسق مبيعات – مياه 5 غالون
القسم: المبيعات – 5 غالون
القطاع: المياه المعبأة / السلع الاستهلاكية سريعة التداول (FMCG)
الموقع: الإمارات العربية المتحدة
يتبع لـ: مدير المبيعات / رئيس قسم المبيعات
الهدف الوظيفي
يتولى منسق المبيعات – مياه 5 غالون مسؤولية إدارة العملية الكاملة لتنسيق طلبات العملاء لقسم مياه 5 غالون. ويضمن هذا الدور استلام طلبات العملاء بدقة، وإدخالها في النظام، وتوصيلها إلى فرق المبيعات والتوصيل المعنية، وتسليمها في الوقت المحدد مع الحفاظ على خدمة عملاء متميزة وسجلات مبيعات دقيقة.
المسؤوليات الرئيسية
- استلام ومعالجة الطلبات اليومية لمياه 5 غالون من العملاء عبر المكالمات الهاتفية، وواتساب، والبريد الإلكتروني، ومندوبي المبيعات، والقنوات الأخرى المعتمدة.
- إدخال طلبات العملاء بدقة في نظام الشركة/نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، والتأكد من صحة جميع تفاصيل الطلب، والكميات، والمواقع، ومواعيد التسليم، ومعلومات العملاء.
- التنسيق وثيق الصلة مع مشرفي المبيعات، والسائقين، ومندوبي المبيعات، ومساعدي التوصيل، وفريق المستودعات، والخدمات اللوجستية لضمان تحضير الطلبات وتسليمها في الوقت المحدد.
- متابعة الطلبات المعلقة، والمجدولة، والمستعجلة، والملغاة، والمكتملة على مدار اليوم.
- المتابعة مع العملاء بشأن تأكيد الطلبات، ومواعيد التسليم، وتوفر المنتجات، وأي تغييرات طارئة على طلباتهم.
- تنسيق تسجيل العملاء الجدد، وتفعيل الحسابات، وجداول التسليم، وتحديث البيانات الأساسية للعملاء.
- دعم فريق المبيعات بعروض الأسعار، ومعلومات العملاء، وسجل الطلبات، والأسعار، والعروض الترويجية، والمتطلبات المتعلقة بالحسابات.
- تتبع طلبات المبيعات اليومية ومقارنة الطلبات المستلمة، والمُسلّمة، والمعلقة، والملغاة، والمُعاد جدولتها.
- التعامل مع شكاوى العملاء المتعلقة بتأخير التسليم، أو الزجاجات المفقودة، أو الكميات غير الصحيحة، أو مشاكل الخدمة، والتنسيق لحلها فوراً.
- الاحتفاظ بسجلات دقيقة للزجاجات الممتلئة، والعبوات الفارغة المرتجعة، والودائع، والكوبونات، وأرصدة العملاء، ومعاملات التسليم حيثما ينطبق ذلك.
- التنسيق مع قسم الحسابات بشأن الفواتير، وعملاء الآجل، والمبالغ المستحقة، وتأكيد الدفع، ومشاكل الحسابات.
- التحقق من تعيين طلبات العملاء إلى المسار أو مندوب المبيعات أو السائق أو فريق التسليم الصحيح.
- متابعة الطلبات غير المُسلّمة مع فرق المبيعات والتوصيل، وضمان إغلاق الطلبات المعلقة على الفور.
- إعداد وتعميم تقارير المبيعات والطلبات اليومية والأسبوعية والشهرية للإدارة.
- الحفاظ على قواعد بيانات دقيقة للعملاء، وتفاصيل الاتصال، واتفاقيات الأسعار، ومواقع التسليم، والتعليمات الخاصة بالعملاء.
- دعم مدير المبيعات والمشرفين بتقارير أداء المبيعات، وأداء المسارات، ونشاط العملاء، وتحليل الطلبات.
- التنسيق بين العملاء والإدارات الداخلية لضمان سير عمليات المبيعات بسلاسة وتحقيق أعلى مستويات رضا العملاء.
- الاحتفاظ بجميع المستندات والسجلات المتعلقة بالطلبات بشكل صحيح لتلبية المتطلبات التشغيلية ومتطلبات التدقيق.
مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)
- دقة معالجة الطلبات.
- معدل اكتمال الطلبات من الاستلام حتى التسليم.
- تقليل الطلبات المعلقة.
- نسبة التسليم في الوقت المحدد.
- زمن حل شكاوى العملاء.
- معدل تأكيد الطلبات اليومية.
- دقة سجلات المبيعات والعملاء.
- رضا العملاء والاحتفاظ بهم.
- تقديم التقارير اليومية والأسبوعية والشهرية في الوقت المحدد.
المتطلبات
- خبرة لا تقل عن 2–3 سنوات في تنسيق المبيعات، أو خدمة العملاء، أو إدارة الطلبات، أو عمليات المبيعات.
- يُفضل بقوة وجود خبرة في مجال السلع الاستهلاكية سريعة التداول (FMCG)، أو المياه المعبأة، أو المشروبات، أو توزيع الأغذية، أو قطاع مياه 5 غالون.
- خبرة قوية في التعامل مع كميات كبيرة من طلبات العملاء وتنسيق التوصيل.
- معرفة جيدة ببرنامج MS Excel، وأنظمة إدارة الموارد (ERP)/أنظمة المبيعات، والبريد الإلكتروني، وإعداد التقارير.
- مهارات تواصل قوية ومهارات عالية في التعامل مع العملاء.
- القدرة على التنسيق مع فرق مبيعات وتوصيل متعددة في وقت واحد.
- اهتمام دقيق بالتفاصيل والقدرة على العمل تحت الضغط.
- إتقان جيد للغة الإنجليزية؛ وتعتبر معرفة اللغة الهندية/الأوردو أو العربية ميزة إضافية.