المهام والمسؤوليات الرئيسية:

·       توثيق جميع الرسائل والمستندات الإدارية المتعلقة بمعاملات موظفي القسم على نظام إدارة المعاملات بالدائرة، مع تسجيل وتحميل المستندات الخاصة بالمعاملات وتحديد العناوين المتعلقة بها.

·       رفع وتحديث البيانات والإحصائيات الخاصة بالقسم على الأنظمة التقنية المعمول بها في الدائرة.

·       متابعة تعبئة واعتماد وإرسال النماذج الإدارية المطلوبة من القسم، بالإضافة إلى صياغة رسائل البريد الإلكتروني القصيرة للمتابعة بشأن المعاملات الخاصة بموظفي القسم.

·       مساعدة فريق العمل في عملية النسخ الضوئي للملفات وتجهيزها.

·       التنسيق لعقد اجتماعات موظفي القسم، وتنظيم الإجراءات والترتيبات اللازمة، مثل حجز قاعة الاجتماعات وإرسال الدعوات.

·       تدوين محاضر الاجتماعات التي يعقدها موظفو القسم وإرسالها إلى اللجنة المعنية بمحاضر الاجتماعات في الدائرة.

·       التأكد من تنظيم وحفظ الملفات الإلكترونية الخاصة بالإدارة بشكل يضمن الوصول إليها بسهولة وفعالية، مع مراعاة ترتيبها بشكل يتماشى مع معايير النظام المتبع في الدائرة.

المهام والمسؤوليات الرئيسية الإدارية:

·       الالتزام باستخدام نظام (توقيت) لغايات توثيق كافة المهام والأعمال التي ينجزها يوميًّا، وفقًا للضوابط المعمول بها في هذا الشأن.

·       إعداد تقرير أسبوعي بكافة المعاملات المسندة إليه والإجراءات المتخذة فيها، وفقًا للتعليمات الصادرة في هذا الشأن.

·       الالتزام بكافة إجراءات العمل المتبعة في الدائرة بشأن نظام إدارة المعاملات (توثيق).

·       الامتثال لسياسات أمن المعلومات المعتمدة لدى الدائرة.

·       الالتزام بجميع التعاميم الصادرة عن الدائرة بشأن الحضور والانصراف، لضمان إنجاز المهام المكلف بها الموظف بالوقت والجودة والكفاءة المطلوبتين.

المؤهلات العلمية وسنوات الخبرة:

·       درجة البكالوريوس في إدارة أعمال أو ما يعادلها.

·       خبرة (3) سنوات في المجال ذاته.

المهارات المطلوبة (الكفاءات الفنية والسلوكية):

·       الإلمام بكافة السياسات والإجراءات والأنظمة المتعلقة بمجال العمل.

·       القدرة على العمل بروح الفريق، وتحمل ضغوطات العمل.

·       القدرة على الإبداع والابتكار في مجال العمل.

·       إجادة مهارات استخدام الحاسب الآلي.

·       إجادة اللغتين العربية والإنجليزية، قراءةً وكتابةً ومحادثةً.