وصف الوظيفة
نظرة عامة على الدور:
- المساعدة التنفيذية (EA) مسؤولة عن تقديم دعم إداري رفيع المستوى لقادة المستوى الأعلى، مما يمكّن إدارة الأولويات التنفيذية يومياً بشكل فعال. يتطلب الدور مهارات تنظيم قوية، وتقديراً للسرية، والقدرة على إدارة العديد من أصحاب المصلحة في بيئة مؤسسية ديناميكية. تلعب EA دوراً حاسماً في تحسين إدارة وقت التنفيذيين، وتسهيل تنسيق أصحاب المصلحة، والإشراف على إدارة الاجتماعات والتقارير، وإدارة عمليات المكتب، ودعم المشاريع الاستراتيجية.
ما الذي ستقوم به:
الدعم التنفيذي
- إدارة جداول زمنية معقدة، وتنظيم الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر.
- أولوية وتنسيق ارتباطات التنفيذيين لتحسين إدارة الوقت.
- فحص وإدارة الاتصالات (الرسائل الإلكترونية، والمكالمات، والمراسلات) نيابة عن التنفيذي.
تنسيق أصحاب المصلحة
- التصرف كنقطة اتصال رئيسية بين التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
- تنسيق الاجتماعات متعددة الوظائف وضمان المتابعة في بنود العمل في الوقت المناسب.
- دعم الإعداد لاجتماعات القيادة، بما في ذلك الأجندات والوثائق.
إدارة الاجتماعات والتقارير
- إعداد عروض تقديمية وتقارير ومواد إحاطة عالية الجودة.
- حضور الاجتماعات عند الضرورة وتوثيق المحاضر والقرارات والإجراءات.
- تتبع والمتابعة على التسليمات والالتزامات الرئيسية.
دعم المكتب والعمليات
- ضمان سلاسة عمليات المكتب لوظيفة التنفيذي.
- إدارة الوثائق السرية والمعلومات الحساسة بتقدير وحذر.
- دعم تتبع الميزانية، وإدارة النفقات، وتنسيق الموردين.
دعم المشاريع
- المساعدة في تنفيذ المشاريع والمبادرات الاستراتيجية التي يقودها التنفيذي.
- متابعة جداول المشروع وتصعيد المخاطر أو التأخيرات عند الضرورة.
- إجراء بحوث وتجميع رؤى لدعم اتخاذ القرار.
\t
المهارات
المهارات المطلوبة للنجاح:
- مهارات تنظيم وإدارة الوقت قوية.
- مهارات تواصل شفهيًا وكتابيًا ممتازة.
- مستوى عالٍ من الاحترافية والسرية والخصوصية.
- إتقان متقدم لبرنامج مايكروسوفت أوفيس (PowerPoint، Excel، Outlook).
ما يؤهلك للدور:
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة.
- 5-8 سنوات من الخبرة كمساعدة تنفيذية تدعم القيادة العليا.
- الخبرة في منظمة كبيرة ذات هيكل مصفوفي تعتبر ميزة.
- مهارات تنظيم وإدارة الوقت القوية.