1. مسؤول عن إدارة المستندات بدورة كاملة لعملية المشتريات في مشاريع EPC، بما في ذلك الاستلام والتسجيل والترقيم والتوزيع والأرشفة والإدارة المضبوطة لجميع مستندات المشتريات، مع ضمان الشمول والدقة وتتبع السجلات.
2. إنشاء وصيانة سجلات/متتبعات مستندات المشتريات، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر:
• طلب المواد MR
• طلب عرض أسعار RFQ
• دعوة لتقديم عرض ITB
• التقييم الفني/التجاري للعروض
• أمر الشراء PO
• سجل مستندات البائع VDR
• قائمة متطلبات بيانات البائع VDRL
• مستندات التفتيش
• مستندات الشحن
• ملف المورد النهائي
3. إدارة دورة حياة كاملة لمستندات الموردين، بما في ذلك الاستلام، المراجعة، التوزيع، التعجيل، وأرشفة الرسومات والمعلومات الفنية ونشرات البيانات وسجلات التفتيش وشهادات الجودة وسجلات التصنيع manuals والتشغيل والصيانة وغيرها من المواد ذات الصلة.
4. متابعة حالة تقديم مستندات الموردين، تحديث سجل مستندات البائع (VDR) في الوقت المناسب، والتنسيق مع الشراء، الهندسة، الجودة، التفتيش، اللوجستيات وغيرها من الأقسام ذات الصلة لإكمال عمليات المراجعة والموافقة على المستندات وفق جداول المشروع.
5. إعداد وإدارة عمليات إرسال المستندات، مع ضمان أن تكون جميع عمليات الإرسال الداخلية والخارجية للمستندات في الوقت المناسب، دقيقة ومضبوطة بشكل صحيح.
6. تنفيذ والحفاظ على ضوابط إصدار مستندات المشتريات، لضمان عمل جميع أصحاب المصلحة بالنسخ الأحدث المعتمدة، وبالتالي تقليل مخاطر المشتريات والتنفيذ الناتجة عن اختلافات النسخ.
7. إنشاء Maintenance وتحديث متتبعات مراقبة مستندات المشتريات والتقارير الإحصائية، التي تغطي حالة المستند، معدلات تقديم الموردين، إحصاءات المستندات المتأخرة، تقدم الموافقات، إلخ، لتوفير دعم مدفوع بالبيانات لإدارة المشروع.
8. تنظيم وإدارة أرشفة ملفات المشتريات وتوثيق تسليم المشروع، بما في ذلك التجميع والتنظيم ونقل سجلات المشتريات وملفات المورد النهائي ودفات سجلات التصنيع (MRB) وغيرها من وثائق التسليم لمرحلة الإغلاق المشروع.
9. رفع وصيانة وتحديث المستندات المتعلقة بالمشتريات في نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS)، مع ضمان تكامل البيانات واكتمالها.
10. دعم مدير المشتريات والفريق في عمليات تدقيق المشتريات، وتدقيق أنظمة الجودة، ومراجعات توثيق إتمام المشروع حسب المطلوب.
11. أداء مهام أخرى في ضابط المستندات الخاصة بالمشتريات كما يكلف القسم.
1. شهادة البكالوريوس فما فوق، ويفضل في إدارة الأرشيف، إدارة الهندسة، إدارة اللوجستيات، التجارة الدولية، الهندسة الميكانيكية، هندسة المواد، هندسة البترول، أو التخصصات ذات الصلة.
2. الخبرة العملية:
2.1 خبرة لا تقل عن 3 سنوات في التحكم بالمستندات أو التحكم بمستندات مشتريات في مشاريع EPC الهندسية.
2.2 خبرة في مشاريع EPC في قطاعات النفط والغاز، التكرير والبتروكيميائيات، الكيمياء، الطاقة، LNG، أو الهندسة البحرية مفضلة.
2.3 خبرة في مشاريع EPC خارجية أو مشاريع هندسية دولية مفضلة.
2.4 الإلمام بإدارة مستندات الموردين وعمليات المشتريات ذات الدورة الكاملة.
3. الكفاءات المهنية:
3.1 الإلمام بس workflows إدارة مشتريات المشاريع EPC ومتطلبات توثيق الموردين.
3.2 الإلمام بأنظمة ترميز مستندات المشتريات، إجراءات التحكم في المستندات، ومعايير إدارة الأرشيف.
3.3 الإلمام بعمليات إدارة بيانات البائع، بما في ذلك VDR، VDRL، MRB، الملف النهائي للبائع، والمستندات ذات الصلة.
3.4 فهم الواجهة والعلاقة المتبادلة بين مستندات المشتريات، مستندات الجودة، مستندات التفتيش، ومستلزمات اللوجستيات.
4. كفاءة اللغة: مستوى جيد في القراءة والكتابة باللغة الإنجليزية، مع القدرة على قراءة عقود المشتريات والمستندات الفنية ومواد الموردين، وصياغة رسائل البريد الإلكتروني، وTransmittals للمستندات، ومتابعات مستندات المشتريات المختلفة باللغة الإنجليزية.
5. الكفاءات الأساسية:
5.1 دقة عالية، واهتمام بالتفاصيل، ومسؤولية عالية، ووعي إدارة المستندات والسرية.
5.2 مهارات اتصال وتنسيق ممتازة، وقادرة على التعاون الفعال مع الشراء والهندسة والجودة والتفتيش واللوجستيات والبائعين.
5.3 مهارات تنفيذ وتخطيط وإدارة الوقت قوية، والقدرة على الالتزام بمواعيد مشروع رئيسية.
5.4 القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة مشاريع متعددة ووثائق متعددة للبائعين في الوقت نفسه.
1. Responsible for the full-cycle document management of the procurement process in EPC projects, including receipt, registration, numbering, distribution, archiving, and controlled management of all procurement documents, ensuring completeness, accuracy, and traceability.
2. Establish and maintain procurement document registers/trackers, including but not limited to:
• Material Requisition MR
• Request for Quotation RFQ
• Invitation to Bid ITB
• Technical / Commercial Bid Evaluation
• Purchase Order PO
• Vendor Document Register VDR
• Vendor Data Requirement List VDRL
• Inspection Documents
• Shipping Documents
• Final Vendor Dossier
3. Manage the full life cycle of vendor documentation, including receipt, review, distribution, expediting, and archiving of vendor-supplied drawings, technical specifications, data sheets, inspection records, quality certificates, manufacturing records, operation and maintenance manuals, and other related materials.
4. Track the submission status of vendor documents, update the Vendor Document Register (VDR) in a timely manner, and coordinate with procurement, engineering, quality, inspection, logistics, and other relevant departments to complete document review and approval processes in accordance with project schedules.
5. Prepare and manage Document Transmitals, ensuring that all internal and external document transmissions are timely, accurate, and properly controlled.
6. Implement and maintain procurement document revision control, ensuring that all stakeholders are working with the latest approved versions, thereby mitigating procurement and execution risks caused by version discrepancies.
7. Establish and maintain procurement document control trackers and statistical reports, covering document status, vendor submission rates, overdue document statistics, approval progress, etc., to provide data-driven support for project management.
8. Organize and manage procurement file archiving and project handover documentation, including the compilation, organization, and transfer of procurement records, Final Vendor Dossiers, Manufacturing Record Books (MRB), and other deliverable documentation for project close-out.
9. Upload, maintain, and update procurement-related documents in the Electronic Document Management System (EDMS), ensuring data integrity and completeness.
10. Support the Procurement Manager and project team in procurement audits, quality system audits, and project completion documentation reviews as required.
11. Perform other procurement document control duties as assigned by the department.
1. Bachelor’s degree or above, preferably in Archives Management, Engineering Management, Logistics Management, International Trade, Mechanical Engineering, Materials Engineering, Petroleum Engineering, or related disciplines.
2. Work Experience:
2.1. At least 3 years of experience in document control or procurement document control for EPC engineering projects.
2.2 Experience in EPC projects within the oil & gas, refining & petrochemical, chemical, power, LNG, or offshore engineering sectors is preferred.
2.3 Experience in overseas EPC projects or international engineering projects is preferred.
2.4 Familiar with vendor document management and full-cycle procurement documentation processes.
3. Professional Competencies:
3.1 Familiar with EPC project procurement management workflows and vendor documentation requirements.
3.2 Familiar with procurement document coding systems, document control procedures, and archival management standards.
3.3 Familiar with Vendor Data management processes, including VDR, VDRL, MRB, Final Vendor Dossier, and related documentation.
3.4 Understanding of the interface and interrelationship among procurement documents, quality documents, inspection documents, and logistics documents.
4. Language Proficiency: Good English reading and writing skills, with the ability to read procurement contracts, technical documents, and vendor materials, and to draft emails, Document Transmitals, and various procurement document control trackers in English.
5. Core Competencies:
5.1 Meticulous, detail-oriented, with strong sense of responsibility, document management awareness, and confidentiality.
5.2 Excellent communication and coordination skills, capable of effective collaboration with procurement, engineering, quality, inspection, logistics, and vendors.
5.3 Strong execution, planning, and time management skills, with the ability to meet project milestone deadlines.
5.4 Able to work under pressure and manage multiple projects and multiple vendors' documentation simultaneously.