1. مسؤول عن إدارة المستندات على دورة كاملة لعملية الشراء في مشاريع EPC، بما في ذلك الاستلام والتسجيل والترقيم والتوزيع والأرشفة والإدارة المراقبة لجميع مستندات المشتريات، مع ضمان الاكتمال والدقة وتتبعها.
2. إنشاء وصيانة سجلات/متعقبات مستندات الشراء، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر:
• طلب المواد MR
• طلب عرض سعر RFQ
• دعوة لتقديم العطاء ITB
• التقييم الفني/التجاري للعروض
• أمر الشراء PO
• سجل مستندات المورد VDR
• قائمة متطلبات بيانات المورد VDRL
• مستندات التفتيش
• مستندات الشحن
• ملف المورد النهائي
3. إدارة دورة الحياة الكاملة لمستندات المورد، بما في ذلك الاستلام والمراجعة والتوزيع والتسريع والأرشفة للرسومات المقدمة من المورد، والمواصفات الفنية، وورقات البيانات، وسجلات التفتيش، وشهادات الجودة، وسجلات التصنيع، وكتيبات التشغيل والصيانة، وغيرها من المواد ذات الصلة.
4. تتبع حالة تقديم مستندات المورد، وتحديث سجل مستندات المورد (VDR) في الوقت المناسب، والتنسيق مع الشراء والهندسة والجودة والتفتيش واللوجستيات وغيرها من الأقسام ذات الصلة لإكمال عمليات مراجعة المستندات والموافقة وفق جداول المشروع.
5. إعداد وإدارة أ transmitting المستندات، وضمان أن تكون جميع عمليات إرسال المستندات الداخلية والخارجية في الوقت المناسب ودقيقة ومسيطرة بشكل صحيح.
6. تنفيذ والحفاظ على رقابة إصدار مستندات الشراء، مع التأكد من أن جميع المعنيين يعملون مع أحدث الإصدارات المعتمدة، وبالتالي تقليل مخاطر الشراء والتنفيذ الناجمة عن فروق الإصدار.
7. إنشاء وصيانة متتبعات تحكم مستندات الشراء وتقارير إحصائية، تغطي حالة المستند، معدلات إرسال المورد، إحصاءات المستندات المتأخرة، تقدم الموافقات، إلخ، لتقديم دعم قائم على البيانات لإدارة المشروع.
8. تنظيم وإدارة أرشفة ملفات الشراء وتوثيق تسليم المشروع، بما في ذلك التجميع والتنظيم ونقل سجلات الشراء، وملفات المورد النهائي، ودفاتر سجل التصنيع (MRB)، وغيرها من وثائق التسليم لإغلاق المشروع.
9. رفع، والحفاظ، وتحديث المستندات المتعلقة بالمشتريات في نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS)، لضمان نزاهة البيانات واكتمالها.
10. دعم مدير الشراء وفريق المشروع في تدقيق الشراء، وتدقيق نظام الجودة، ومراجعة وثائق إتمام المشروع كما هو مطلوب.
11. أداء مهام رقابة مستندات الشراء الأخرى التي تكلف بها الإدارة.
1. درجة البكالوريوس أو أعلى، ويفضل في إدارة الأرشيف، إدارة الهندسة، إدارة اللوجستيات، التجارة الدولية، الهندسة الميكانيكية، هندسة المواد، هندسة البترول، أو التخصصات ذات الصلة.
2. الخبرة العملية:
2.1 ما لا يقل عن 3 سنوات خبرة في رقابة المستندات أو رقابة مستندات الشراء للمشاريع الهندسية EPC.
2.2 الخبرة في مشاريع EPC ضمن قطاعات النفط والغاز، التكرير والبتروكيماويات، الكيمياء، الطاقة، LNG، أو الهندسة البحرية المفضلة.
2.3 الخبرة في مشاريع EPC خارجية أو مشاريع هندسية دولية مفضلة.
2.4 الإلمام بإدارة مستندات المورد وعمليات شراء كاملة الدورة.
3. الكفاءات المهنية:
3.1 الإلمام بتدفقات عمل إدارة مشتريات مشاريع EPC ومتطلبات توثيق الموردين.
3.2 الإلمام بأنظمة ترميز مستندات الشراء، إجراءات رقابة المستندات، ومعايير إدارة الأرشيف.
3.3 الإلمام بعمليات إدارة بيانات الموردين، بما في ذلك VDR، VDRL، MRB، الملف النهائي للمورد، والوثائق ذات الصلة.
3.4 فهم واجهة وتداخل المستندات بين الشراء، مستندات الجودة، مستندات التفتيش، ومستندات اللوجستيات.
4. إجادة اللغة: قدرات قراءة وكتابة جيدة باللغة الإنجليزية، مع القدرة على قراءة عقود الشراء، المستندات الفنية، ومواد الموردين، وصياغة الرسائل الإلكترونية، ونموذج ترسل المستندات، ومجموعة متتبعات مستندات الشراء باللغة الإنجليزية.
5. الكفاءات الأساسية:
5.1 دقة، والاهتمام بالتفاصيل، مع حس قوي بالمسؤولية، ووعي إدارة المستندات، والسرية.
5.2 مهارات تواصل وتنسيق ممتازة، capable من التعاون الفعال مع الشراء والهندسة والجودة والتفتيش واللوجستيات والموردين.
5.3 مهارات تنفيذ وتخطيط وإدارة الوقت قوية، مع القدرة على الوفاء بمواعيد مراحل المشروع.
5.4 القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة مشاريع متعددة ومستندات مورِّدين متعددة في نفس الوقت.
1. Responsible for the full-cycle document management of the procurement process in EPC projects, including receipt, registration, numbering, distribution, archiving, and controlled management of all procurement documents, ensuring completeness, accuracy, and traceability.
2. Establish and maintain procurement document registers/trackers, including but not limited to:
• Material Requisition MR
• Request for Quotation RFQ
• Invitation to Bid ITB
• Technical / Commercial Bid Evaluation
• Purchase Order PO
• Vendor Document Register VDR
• Vendor Data Requirement List VDRL
• Inspection Documents
• Shipping Documents
• Final Vendor Dossier
3. Manage the full life cycle of vendor documentation, including receipt, review, distribution, expediting, and archiving of vendor-supplied drawings, technical specifications, data sheets, inspection records, quality certificates, manufacturing records, operation and maintenance manuals, and other related materials.
4. Track the submission status of vendor documents, update the Vendor Document Register (VDR) in a timely manner, and coordinate with procurement, engineering, quality, inspection, logistics, and other relevant departments to complete document review and approval processes in accordance with project schedules.
5. Prepare and manage Document Transmitals, ensuring that all internal and external document transmissions are timely, accurate, and properly controlled.
6. Implement and maintain procurement document revision control, ensuring that all stakeholders are working with the latest approved versions, thereby mitigating procurement and execution risks caused by version discrepancies.
7. Establish and maintain procurement document control trackers and statistical reports, covering document status, vendor submission rates, overdue document statistics, approval progress, etc., to provide data-driven support for project management.
8. Organize and manage procurement file archiving and project handover documentation, including the compilation, organization, and transfer of procurement records, Final Vendor Dossiers, Manufacturing Record Books (MRB), and other deliverable documentation for project close-out.
9. Upload, maintain, and update procurement-related documents in the Electronic Document Management System (EDMS), ensuring data integrity and completeness.
10. Support the Procurement Manager and project team in procurement audits, quality system audits, and project completion documentation reviews as required.
11. Perform other procurement document control duties as assigned by the department.
1. Bachelor’s degree or above, preferably in Archives Management, Engineering Management, Logistics Management, International Trade, Mechanical Engineering, Materials Engineering, Petroleum Engineering, or related disciplines.
2. Work Experience:
2.1. At least 3 years of experience in document control or procurement document control for EPC engineering projects.
2.2 Experience in EPC projects within the oil & gas, refining & petrochemical, chemical, power, LNG, or offshore engineering sectors is preferred.
2.3 Experience in overseas EPC projects or international engineering projects is preferred.
2.4 Familiar with vendor document management and full-cycle procurement documentation processes.
3. Professional Competencies:
3.1 Familiar with EPC project procurement management workflows and vendor documentation requirements.
3.2 Familiar with procurement document coding systems, document control procedures, and archival management standards.
3.3 Familiar with Vendor Data management processes, including VDR, VDRL, MRB, Final Vendor Dossier, and related documentation.
3.4 Understanding of the interface and interrelationship among procurement documents, quality documents, inspection documents, and logistics documents.
4. Language Proficiency: Good English reading and writing skills, with the ability to read procurement contracts, technical documents, and vendor materials, and to draft emails, Document Transmitals, and various procurement document control trackers in English.
5. Core Competencies:
5.1 Meticulous, detail-oriented, with strong sense of responsibility, document management awareness, and confidentiality.
5.2 Excellent communication and coordination skills, capable of effective collaboration with procurement, engineering, quality, inspection, logistics, and vendors.
5.3 Strong execution, planning, and time management skills, with the ability to meet project milestone deadlines.
5.4 Able to work under pressure and manage multiple projects and multiple vendors' documentation simultaneously.