نحن نبحث عن مسوِّل وثائق دقيق ومنظم للانضمام إلى فريقنا الديناميكي في رأس الخيمة. سيقوم المرشح الناجح بإدارة وتنظيم والتحكم في جميع مستندات المشروع لضمان الامتثال لمعايير الشركة والمتطلبات التنظيمية ضمن قطاع البناء وتطوير العقارات.
المسؤوليات:
- إدارة والتحكم بجميع مستندات المشروع بما في ذلك الاستلام والمراجعة والتنظيم والتوزيع.
- الحفاظ على أنظمة إدارة المستندات لضمان الدقة والسرية والامتثال لإجراءات الشركة.
- التنسيق مع فرق المشروع وأصحاب المصلحة الخارجيين لجمع المستندات اللازمة وضمان التوزيع في الوقت المناسب.
- مراقبة سير عمل المستندات لضمان الموافقات والتعديلات في الوقت المناسب وإكمالها.
- إعداد والحفاظ على سجلات المستندات وقوائمها وتقاريرها لمراجعة الإدارة.
- ضمان الامتثال بمعايير الجودة للمشروع والتنظيم والمتطلبات التنظيمية المتعلقة بالوثائق.
- المساعدة في أرشفة وثائق المشروع النهائية والحفاظ على سياسات الاحتفاظ بالوثائق.
- دعم عملية التدقيق من خلال توفير الوثائق والمعلومات المطلوبة.
- خبرة مثبتة كمراقب وثائق أو في دور مشابه، ويفضل في البناء أو تطوير العقارات.
- معرفة قوية بممارسات وأنظمة إدارة الوثائق الخاصة بمشروعات البناء.
- مهارات تنظيمية ممتازة مع اهتمام كبير بالتفاصيل والدقة.
- الكفاءة في تطبيقات الحاسوب بما في ذلك MS Office وبرامج إدارة الوثائق.
- القدرة على التعامل مع مهام متعددة وتحديد الأولويات بفعالية تحت مواعيد نهائية صارمة.
- مهارات اتصال جيدة والقدرة على العمل بشكل تعاوني ضمن فرق متعددة الوظائف.
- فهم أنظمة إدارة الجودة والمتطلبات التنظيمية ميزة إضافية.
- الطلاقة في الإنجليزية؛ اللغات الإضافية ميزة.
- درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال أو إدارة الوثائق أو المجال ذو الصلة مفضل.
- الرغبة في العمل في رأس الخيمة، الإمارات العربية المتحدة.
We are seeking a meticulous and organized Document Controller to join our dynamic team in Ras Al Khaimah. The successful candidate will manage, organize, and control all project documentation ensuring compliance with company standards and regulatory requirements within the construction and real estate development sector.
Responsibilities:
- Manage and control all project documentation including receiving, reviewing, organizing, and distributing documents.
- Maintain document management systems ensuring accuracy, confidentiality, and compliance with company procedures.
- Coordinate with project teams and external stakeholders to collect necessary documentation and ensure timely distribution.
- Monitor document workflows to ensure timely approvals and revisions are completed.
- Prepare and maintain document logs, registers, and reports for management review.
- Ensure compliance with project and organizational quality standards and regulatory requirements related to documentation.
- Assist in archiving final project documents and maintaining document retention policies.
- Support the auditing process by providing required documentation and information.
- Proven experience as a Document Controller or in a similar role, preferably within construction or real estate development.
- Strong knowledge of document management practices and systems specific to construction projects.
- Excellent organizational skills with great attention to detail and accuracy.
- Proficient in computer applications including MS Office and document management software.
- Ability to handle multiple tasks and prioritize effectively under tight deadlines.
- Good communication skills and ability to work collaboratively within cross-functional teams.
- Understanding of quality management systems and regulatory requirements is a plus.
- Fluency in English; additional languages are advantageous.
- Bachelor’s degree or diploma in Business Administration, Document Management, or related field is preferred.
- Willingness to work in Ras Al Khaimah, UAE.