مدير مساعد إداري – قسم التجزئة
الموقع: دبي، الإمارات العربية المتحدة
التوفر: يفضل الانضمام الفوري
ملخص المنصب
سيقوم المساعد الإداري العام بدعم الوظائف الإدارية والتشغيلية لقسم التجزئة، مع ضمان الالتزام بسياسات المنظمة والمتطلبات التنظيمية والتزامات المالك. يتطلب الدور خبرة مثبتة في إدارة التجزئة، وقدرات تنسيق قوية، والقدرة على إدارة عدة مسارات إدارية بدقة ومهنية.
المسؤوليات الأساسية
إدارة الإيجار — إدارة عقود الإيجار والتجديدات والتعديلات والوثائق ذات الصلة بما يتماشى مع متطلبات الشركة والمالك.
تجديدات العقود والالتزامات — ضمان التجديد في الوقت المناسب للعقود والإذونات والتصاريح والاتفاقيات الإدارية.
التوافق مع RTA — الإشراف على جميع الأنشطة المتعلقة بـ RTA بما في ذلك تسجيل المركبات، والتجديدات، وإدارة المخالفات، والوثائق المطابقة.
إدارة المركبات والأصول — حفظ سجلات مركبات الشركة، وتحديث التأمين، وجداول الصيانة، والتنسيق مع مقدمي الخدمات.
التنسيق مع المالك — العمل كحلقة وصل رئيسية مع المالكين في مسائل الإيجار، ومشاكل المرافق، والمتطلبات التنظيمية.
العمليات الإدارية العامة — الإشراف على إدارة المكاتب، وإدارة المرافق، وعقود AMC، وتنسيق المورّدين، والرقابة على الوثائق.
الامتثال التنظيمي — ضمان الالتزام بمعايير التنظيم في الإمارات، مع الحفاظ على سجلات إدارية دقيقة ومحدثة.
الدعم عبر الأقسام — تقديم الدعم الإداري لعمليات التجزئة والموارد البشرية والمالية وغيرها من الأقسام الداخلية حسب الحاجة.
الملف المرغوب فيه للمرشح
المؤهلات والخبرة
خبرة لا تقل عن 3–5 سنوات في الإدارة الإدارية ضمن قطاع التجزئة.
فهم قوي لـ إدارة الإيجار، إجراءات RTA، إدارة المركبات، والتنسيق مع المالكين.
مهارات اتصال، تفاوض، وإدارة أصحاب المصلحة ممتازة.
الكفاءة في MS Office وأنظمة الإدارة الإدارية.
القدرة على العمل تحت الضغط وإدارة أولويات متعددة بفعالية.
التوفر الفوري مفضل بشدة.
التعليم
Assistant Admin Manager – Retail Division
Location: Dubai, UAE
Availability: Immediate Joiners Preferred
Position Summary
The Assistant Admin Manager will support the administrative and operational functions of the retail division, ensuring compliance with organizational policies, regulatory requirements, and landlord obligations. The role requires proven experience in retail administration, strong coordination capabilities, and the ability to manage multiple administrative workflows with accuracy and professionalism.
Key Responsibilities
Tenancy Administration — Manage tenancy contracts, renewals, amendments, and related documentation in alignment with company and landlord requirements.
Lease & Contract Renewals — Ensure timely renewal of leases, licenses, permits, and administrative agreements.
RTA Compliance — Oversee all RTA-related activities including vehicle registration, renewals, fines management, and compliance documentation.
Vehicle & Asset Administration — Maintain records for company vehicles, insurance renewals, maintenance schedules, and coordination with service providers.
Landlord Coordination — Serve as the primary liaison with landlords for tenancy matters, facility issues, and compliance requirements.
General Administrative Operations — Oversee office administration, facility management, AMC contracts, vendor coordination, and documentation control.
Regulatory Compliance — Ensure adherence to UAE regulatory standards, maintaining accurate and updated administrative records.
Cross-Functional Support — Provide administrative support to retail operations, HR, finance, and other internal departments as required.
Desired Candidate Profile
Qualifications & Experience
Minimum 3–5 years of experience in administrative management within the retail sector.
Strong understanding of tenancy management, RTA procedures, vehicle administration, and landlord coordination.
Excellent communication, negotiation, and stakeholder management skills.
Proficiency in MS Office and administrative management systems.
Ability to work under pressure and manage multiple priorities effectively.
Immediate availability is highly preferred.
Education