عن E.construct
تعتبر e.construct شركة هندسية متخصصة في تقديم حلول هندسية أنيقة للتحديات المعقدة. e.construct هي شركة سريعة النمو وتضم 7 مكاتب حول العالم. في جوهر عملنا، نتساءل عن كيفية تطوير طبيعة المنشآت التي نعيش ونعمل فيها لزيادة أداءها وقيمتها. يقود عملنا مهندسون استثنائيون من تخصصات متنوعة يعملون بشكل تعاوني في عملية تصميم شمولية حقيقية تنتج أنظمة عالية الأداء.
تقوم e.construct بتصميم المنشآت مثل الجسور، وتصميم المباني شاهقة الارتفاع، وتصميم المرافق التجارية، وهندسة الخرسانة مسبقة الصنع، وتصميم الخرسانة لاحقة الشد. نحن شركة تصميم هندسي متعددة التخصصات نقدم خدمات تصميم متخصصة وهندسة القيمة. يتسم العمل الأساسي للشركة بالشمولية في نهجه، وتضم أقساماً في الهندسة الإنشائية، والأنظمة الكهروميكانيكية (MEP)، والهندسة الجيوتقنية، وتكنولوجيا البناء الناشئة مثل الطباعة ثلاثية الأبعاد للخرسانة، والتكنولوجيا، والمسح الليزري ثلاثي الأبعاد.
المسؤوليات الرئيسية
إدارة المكتب والتوثيق
- صيانة وتحديث ملفات الموظفين والملفات الإدارية، مع ضمان الدقة والتنظيم والسرية
- إدارة جميع وثائق الشركة والموظفين، بما في ذلك العقود والهويات والشهادات
- متابعة وتجديد الوثائق الرسمية مثل الرخص والتأشيرات وبطاقات الهوية الإماراتية بالتنسيق مع مسؤول العلاقات العامة (PRO)
دعم الإعداد للانضمام والامتثال
- إعداد وجمع الوثائق للموظفين الجدد، بما في ذلك العقود وطلبات الهوية
- دعم تجديد التراخيص ووثائق الامتثال مع الجهات المعنية
- التحقق من أن جميع العمليات الإدارية تتوافق مع سياسات الشركة وقوانين العمل واللوائح الحكومية في دولة الإمارات
التنسيق مع مسؤول العلاقات العامة (PRO)
- التواصل مع مسؤول العلاقات العامة لطلبات التأشيرات وتجديدها وإلغائها
- الاحتفاظ بسجلات محدثة لجميع المعاملات الحكومية
- متابعة الطلبات والموافقات لضمان إنجازها في الوقت المحدد
الدعم الإداري والمكتبي
- القيام بدور نقطة التواصل الأولى في الاستقبال للموظفين والزوار
- إدارة المهام الإدارية اليومية مثل الأرشفة، والمسح الضوئي، والمراسلات، وتنظيم المواعيد
- دعم التنسيق مع إدارة الموارد البشرية والأقسام الأخرى لتلبية الاحتياجات التوثيقية واللوجستية
- ترتيب الاجتماعات والمواعيد والمساعدة في اللوجستيات المكتبية وإدارة المستلزمات
إعداد التقارير والمتابعة
- الاحتفاظ بسجلات متابعة لتجديد الوثائق وحالة التأشيرات وتقدم عملية إعداد الموظفين الجدد
- إعداد تقارير إدارية وتقارير امتثال دورية حسب الحاجة
المتطلبات
- درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة
- خبرة من 2 إلى 4 سنوات في الإدارة المكتبية أو أدوار مماثلة داخل دولة الإمارات العربية المتحدة
- المعرفة بإجراءات وزارة الموارد البشرية والتوطين (MOHRE) وعمليات التأشيرات تعتبر ميزة إضافية
- مهارات تنظيم وتنسيق قوية مع الاهتمام بالتفاصيل
- إتقان استخدام برامج Microsoft Office (Excel, Word) وأنظمة التوثيق العامة
- الإقامة في دبي والمعرفة بقوانين العمل واللوائح الحكومية في دولة الإمارات
- فضل من يمكنهم الانضمام فوراً
About E.construct
e.construct is an engineering firm that specializes in providing elegant engineering solutions for complex challenges. e.construct is a fast-growing firm with 7 offices around the world. At our core, we question how the very nature of how to evolve the structures that we inhabit to increase their performance and value. Our work is driven by exceptional engineers from diverse disciplines working collaboratively in a truly holistic design process which generates high-performing systems.
e.construct designs structures such as bridges, high-rise design, commercial facilities design, precast concrete engineering, and post-tensioning design. We are a multi-disciplinary engineering design firm with specialized design and value engineering services. The firm's core work is holistic at its approach, and it has divisions in structural, MEP, Geotechnical, and emerging construction technology such as 3D printing of concrete, technology, and 3D laser scanning.
Key Responsibilities
Office & Documentation Management
- Maintain and update employee and administrative files, ensuring accuracy, organization, and confidentiality
- Manage all company and personnel documents, including contracts, IDs, and certificates
- Track and renew official documents such as licenses, visas, and Emirates IDs in coordination with the PRO
Onboarding & Compliance Support
- Prepare and collect documentation for new joiners, including contracts and ID requests
- Support license renewals and compliance documentation with relevant authorities
- Ensure all administrative processes comply with company policies and UAE labor and government regulations
PRO Coordination
- Liaise with the PRO for visa applications, renewals, and cancellations
- Maintain updated records of all government-related transactions
- Follow up on submissions and approvals to ensure timely processing
Administrative & Office Support
- Serve as the first point of contact at the reception for employees and visitors
- Manage daily administrative tasks such as filing, scanning, correspondence, and scheduling
- Support coordination with HR and other departments for documentation and logistical needs
- Arrange meetings, appointments, and assist with office logistics and supplies management
Reporting & Tracking
- Maintain trackers for document renewals, visa status, and onboarding progress
- Prepare regular administrative and compliance reports as needed
Requirements
- Bachelor’s degree in Business Administration or a related field
- 2-4 years of experience in office administration or similar roles within the UAE
- Familiarity with MOHRE, and visa processes is an advantage
- Strong organizational and coordination skills with attention to detail
- Proficient in Microsoft Office (Excel, Word) and general documentation systems
- Based in Dubai and knowledgeable about UAE labor and government regulations
- Immediate joiners are preferred