ملخص الوظيفة / مقدمة
تقديم المشورة والمساعدة المتخصصة عبر المؤسسة بشأن مجموعة من المسائل المتعلقة بالسياسات والإجراءات والحوكمة الخاصة بالرواتب والمدفوعات؛ والتي ستشمل التنفيذ والتحسين المستمر لجوانب إطار عمل مخاطر الرواتب. مراقبة المعاملات اليومية/الشهرية وتسجيل التكاليف وتطوير الإفصاحات للتواصل مع المراجعين الخارجيين والداخليين.
المسؤوليات الرئيسية
حوكمة الرواتب والمدفوعات
- إدارة وتنفيذ أنشطة محاسبة الرواتب وقيود دفتر الأستاذ العام للإمارات العربية المتحدة والمملكة العربية السعودية والبحرين والكويت وعمان، والتي تشمل إعداد ومراجعة قيود اليومية، ومراجعة جميع ترحيلات دفتر الأستاذ العام، وتسوية الحسابات المصرفية، وتسوية دفاتر الأستاذ الفرعية لجميع المعاملات اليومية/الشهرية بصفته مراجعاً
- وضع ومراقبة الضوابط الداخلية لضمان تلبية المعايير المحاسبية؛ وتطوير وتنفيذ السياسات والإجراءات المتعلقة بالأنشطة المحاسبية
- التنسيق مع المجموعة المالية وإدارة عملية إغلاق نهاية الشهر ونهاية العام وإعداد التقارير ذات الصلة
- العمل كنقطة اتصال مع المراجعين الداخليين والخارجيين من وظيفة الرواتب. إعداد تقارير متنوعة عن الرواتب والمحاسبة للمراجعين للتدقيق السنوي والتدقيق المخصص. المسؤولية عن الحفاظ على خطة عمل لتنفيذ توصيات التدقيق
- إدارة وتنفيذ إطار عمل مخاطر رواتب ومدفوعات الموارد البشرية الذي يشمل تقييم ومراقبة المخاطر والضوابط (RCSA)، ومؤشرات المخاطر الرئيسية (KRI)، وإجراءات التشغيل القياسية، وما إلى ذلك، والإبلاغ عن أي حادث مخاطر وفقاً للمبادئ التوجيهية والإجراءات الداخلية للبنك
- إدارة حسابات بنك أبوظبي الأول (FAB) مع البائعين الخارجيين بما في ذلك المدفوعات
- إدارة ومراقبة المخصصات الشهرية وتسجيل الإطفاء والتأكد من عكس مركز التكلفة (RC) ذي الصلة والفترة وفقاً لتوجيهات التشغيل (OE) وميزانية التمويل للتكلفة من بداية العام حتى تاريخه
- مراقبة الحوافز، ومدفوعات التأمين على الحياة والتأمين الطبي، وتتبع إدخالات التكلفة والقيد
- مراقبة لوحة معلومات الامتثال للمعاشات التقاعدية، وتحديد أي خطة عمل للتحسين/الإجراءات التصحيحية
الإشراف على الفريق
- تنظيم والإشراف على عمل الفريق المعين لضمان تنفيذ جميع الأعمال ضمن مجال معين من النشاط بطريقة فعالة، بما يتوافق مع إجراءات وسياسات التشغيل.
- توفير التدريب أثناء العمل وتقديم ملاحظات بناءة للفريق المعين لدعم تطورهم العام.
- تعزيز قيم وأخلاقيات المؤسسة في جميع الأنشطة داخل الفريق من أجل دعم تأسيس ثقافة قائمة على القيم داخل البنك.
- السعي لتحقيق أعلى مستويات الكفاءة في جميع الجفاء والمهارات المطلوبة لأداء الدور.
السياسات، والأنظمة، والعمليات، والإجراءات
- تقديم المدخلات وتنفيذ السياسات والأنظمة والإجراءات للفريق المعين بحيث يتم استيفاء جميع المتطلبات الإجرائية/التشريعية ذات الصلة، مع تقديم خدمة عالية الجودة وفعالة من حيث التكلفة.
التحسين المستمر
- المشاركة في تحديد فرص التحسين المستمر واستدامة الأنظمة والعمليات والممارسات مع مراعاة المعايير العالمية، وتحسين الإنتاجية وخفض التكاليف والتحقق من قدرات النظام من حيث الدقة والنزاهة والوظائف لأي تعزيز محتمل
توجيه العملاء
- القدرة على تحديد العملاء الحاليين والمستقبليين، وفهم احتياجاتهم الحالية والمستقبلية والاستجابة بحلول ذات صلة ومبتكرة. جعل بنك أبوظبي الأول (FAB) الشريك المفضل للعملاء وبناء علاقات طويلة الأمد بما يخدم مصلحة البنك. يمكن أن يكون العميل عميلاً خارجياً، أو عميلاً داخلياً/زميلاً داخل بنك أبوظبي الأول (FAB).
الإقناع والتأثير
- القدرة على إقناع الآخرين وحثهم على اتخاذ إجراءات مفيدة للبنك وللعملاء. يتضمن ذلك القدرة على تحديد وفهم المواقف بوضوح، ثم الاستجابة بشكل مناسب عند التفاعل مع الأفراد والمجموعات.
تحليل وحل المشكلات
- فهم المشكلات عن طريق تقسيمها إلى أجزاء أصغر وتحديد آثار المخاطر والعوائد بطريقة منهجية. إجراء مقارنات منطقية للنتائج المحتملة والتوصل إلى أفضل الحلول الممكنة للمشكلات.
يعمل ضمن إطار وحدود سياسات المجموعة وكذلك الأطر التنظيمية والحوكمة العامة.
مخوّل باتخاذ القرارات وفقاً لمصفوفة الصلاحيات المعتمدة.
المتطلبات / المؤهلات
الحد الأدنى من المؤهلات
درجة البكالوريوس في الموارد البشرية/المالية أو تخصص ذي صلة.
الحد الأدنى من الخبرة
6 سنوات فأكثر مع خبرة ذات صلة في وظائف الرواتب والمالية مع ما لا يقل عن 5 سنوات في مناصب مماثلة ذات مسؤوليات إدارية متزايدة تدريجياً.
المهارات
توجيه العملاء
الإقناع والتأثير
تحليل وحل المشكلات
Job Summary / Introduction
Providing specialist advice and assistance across the organisation on a range of policy, procedural, governance matter related to Payroll & Payments; which will include implementation & continues improvement on the Pay Risk frame work aspect. Monitor the daily /monthly transaction and cost booking & develop disclosure for communicating with external and internal Auditor.
Key Responsibilities
Payroll & Payments Governance
- Manages and performs Payroll accounting and GL booking activities for UAE, KSA, Bahrain, Kuwait and Oman, which includes the preparation and review of journal entries, review of all general ledger postings, reconciliation of bank accounts and reconciliation of sub-ledgers for all the daily/ monthly transactions as verifier
- Establishes and monitors internal controls to ensure accounting standards are met; develops and implements policies and procedures relating to accounting activities
- Coordinate with Group Finance and manage the month-end and year-end close process and prepares related reports
- Act as point of contact with Internal and External Auditors from Payroll Function. Prepare various payroll and accounting reports auditors for annual and ad-hoc audits. Responsible to maintain action plan for implementing audit recommendations
- Manage and implement the HR Payroll & Payment Risk Framework which include, RCSA, KRI, Standard Operating Procedures. Etc. & Report any risk incident as per the Bank internal guidelines and procedure
- Manage FAB Accounts with the 3rd party vendors including payment
- Manage & monitor the monthly provisions and amortization booking and ensure reflect the update relevant RC and period as per OE direction and finance budget YTD cost
- Monitor the Incentives, life and medical insurance payments, and keep tracking for costing and booking entries
- Monitor the Pension compliance dashboard, and identify any action plan for improvement/correction actions
Team Supervision
- Organise and supervise the work of the assigned team to ensure that all work within a specific area of the activity is carried out in an efficient manner, which is consistent with operating procedures and policy.
- Provide on-the-job training and constructive feedback to assigned team to support their overall development.
- Promote the organisation’s values and ethics in all activities within the team in order to support the establishment of a value drive culture within the bank.
- Strives to achieve the highest levels of proficiency on all the competencies and skills required to perform the role.
Policies, Systems, Processes & Procedures
- Provide inputs and implement policies, systems and procedure for the assigned team so that all relevant procedural/legislative requirements, fulfilled while delivering a quality, cost-effective service.
Continuous Improvement
- Participate in the identification of opportunities for continuous improvement and sustainability of systems, processes and practices considering global standards, productivity improvement and cost reduction & check the system capabilities for accuracy, integrity and functionality for any potential enhancement
Customer Orientation
- The ability to identify current and future customers, understand their current and future needs and respond with relevant and creative solutions. Make FAB the preferred partner for customers and build long term relationships in the best interest of the Bank. A customer may be an external customer, or an internal customer/colleague within FAB.
Persuasion and Influence
- The ability to persuade and convince others to take actions beneficial to the Bank and customers. It involves the ability to clearly identify and understand situations, and then respond appropriately when interacting with individuals and groups.
Analyzing and solving problems
- Understanding problems by breaking them into smaller parts and identifying risk-return implications in a systematic way. Making logical comparisons of possible outcomes and coming up with the best possible solutions to problems.
Functions within the framework and boundaries of Group policies as well as overall organisational and governance frameworks.
Authorised to take decisions as per the approved authorisation matrix.
Requirements / Qualifications
Minimum Qualification
Bachelor’s degree in HR/Finance or related discipline.
Minimum Experience
6 years & above with relevant experience in Payroll and finance function with at least 5 years in similar positions of progressively increasing managerial responsibilities.
Skills
Customer Orientation
Persuasion and Influence
Analyzing and solving problems