المسؤوليات والمهام الرئيسية:-

مساعدة الإدارة في ترتيب وإدارة الجداول اليومية، بما في ذلك الاجتماعات والمكالمات الجماعية ورحلات العمل وما إلى ذلك.

تأكد من إجراء جميع الترتيبات وفقًا للجدول الزمني وتنبيه الموظفين المعنيين مسبقًا.

تنظيم وتنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك حجز قاعة المؤتمرات، وإعداد مواد المؤتمر، وما إلى ذلك.

تسجيل محاضر الاجتماع ومتابعة تنفيذ قرارات الاجتماع.

إعداد وتنظيم وثائق وتقارير الأعمال المختلفة، بما في ذلك العقود والعروض التقديمية ومواد الاجتماعات وما إلى ذلك.

الحفاظ على وثائق وملفات الشركة وإدارتها لضمان دقة وسرية المعلومات.

العمل كجسر تواصل بين الشركة والعملاء، والتعامل مع استفسارات العملاء والمواعيد والشكاوى وما إلى ذلك.

المساعدة في الحفاظ على علاقات العملاء وإدارتها وتحسين رضا العملاء.

مسؤول عن ترتيبات السفر للإدارة والموظفين الآخرين المعنيين، بما في ذلك تذاكر الطيران وحجوزات الفنادق والنقل.

إعداد وتقديم مطالبات نفقات السفر.

المساعدة في إدارة الشؤون الإدارية اليومية للشركة، مثل شراء اللوازم المكتبية وصيانة المعدات وما إلى ذلك.

دعم قسم الموارد البشرية في التعامل مع بعض إجراءات التوظيف وتأهيل الموظفين.

متطلبات العمل:-

يفضل الأعمال أو الإدارة أو التخصصات ذات الصلة.

مهارات تنظيمية وإدارة الوقت جيدة، وقادرة على التعامل مع مهام متعددة بكفاءة.

مهارات اتصال ممتازة الكتابية والشفوية.

يتقن استخدام البرامج المكتبية (مثل Microsoft Office suite).

الدقة والحذر والمسؤولية وروح الفريق.

القدرة على العمل تحت الضغط والتكيف مع بيئة العمل سريعة الخطى.

شروط الأولوية:-

أن يتمتع بمهارات اللغة الأجنبية، وخاصة مهارات الاتصال الكتابية والشفوية باللغة الإنجليزية.

سيتم إعطاء الأولوية للمتقدمين ذوي الخبرة في الأعمال التجارية الدولية.