أنثى (بدون حجاب)  

دوام كامل — حضور موقعي

نحن نبحث عن مديرة أعمال تنظيميّة، استباقية ومهنية جداً للعمل مباشرة مع الرئيس التنفيذي ودعم العمليات اليومية للأعمال، تنسيق السفر، الاجتماعات، متابعة التنفيذيين والتواصل مع الشركات والمصانع والموردين وأصحاب المصلحة الخارجيين.

هذا ليس دور سكرتيرة تقليدية أو مساعدة إدارية فحسب. إنه دور دعم عملي وقيادي يتطلب المبادرة والسرعة في التنفيذ والسرية ومهارات متابعة قوية والقدرة على إدارة التفاصيل حتى إتمام المهام.

يجب أن تكون المرشحة المثالية قادرة على التفكير بشكل مسبق، التنظيم، التذكير، المتابعة، السفر لأجل العمل، والتعامل باحتراف مع معلومات حساسة وأطراف داخلية وخارجية مختلفة.

طبيعة الدور

سيقدم المرشح الدعم المباشر للرئيس التنفيذي في إدارة شؤون العمل اليومية وتنظيم الوقت وتحديد الأولويات والمتابعة على القرارات وتنسيق السفر وحضور الاجتماعات المختارة والتواصل مع الشركات والمصانع وإعداد التقارير وتتبع المهام حتى الإغلاق.

هذا دور حضور موقعي ويتطلب التواصل المباشر مع الرئيس التنفيذي. ليس دوراً عن بُعد أو عبر الإنترنت فقط.

المسؤوليات الرئيسية

1. إدارة الأعمال اليومية للرئيس التنفيذي

تنظيم جدول الرئيس التنفيذي اليومي والأسبوعي.

تحديد الأولويات بناءً على الأهمية وال urgency.

المتابعة على الاجتماعات والمواعيد والالتزامات اليومية.

إعداد موجز يومي يتضمن جدول اليوم، المهام الرئيسية، المتابعات، والقرارات المطلوبة.

إعداد مراجعة موجزة لنهاية اليوم تغطي العناصر المنجزة والمسائل المعلقة.

2. المتابعة التنفيذية وإتمام المهام

المتابعة للمهام الموكلة للموظفين والموردين والشركات والمصانع أو الأطراف الخارجية.

ضمان تنفيذ القرارات والتعليمات في الوقت المحدد.

الحفاظ على نظام تتبع واضح للمهام المفتوحة، الأشخاص المسؤولين، والمواعيد النهائية.

تنبيه الرئيس التنفيذي بشأن المهام المتأخرة أو الأمور التي تتطلب قراراً.

ضمان متابعة المسائل المهمة حتى إغلاقها بشكل صحيح.

3. الاجتماعات وتدوين الملاحظات

ترتيب الاجتماعات، إعداد الأجندة والوثائق المطلوبة، وحضور الاجتماعات عند الحاجة.

توثيق القرارات الرئيسية وبنود العمل والأشخاص المسؤولين والمواعيد النهائية، ثم المتابعة لتنفيذها.

4. السفر التجاري

يتطلب الدور مرافقة الرئيس التنفيذي السعودي في رحلاته التجارية حوالي مرة واحدة شهرياً بين الصين والإمارات والسعودية وأستراليا ومصر وبلدان أخرى حسب الحاجة.

تنظيم حجوزات الرحلات الجوية والفنادق والتنقلات وحجوزات المطاعم.

إعداد خط سير سفر كامل يشمل الرحلات والاجتماعات وزيارات الشركات أو المصانع والتنقل والاستراحة.

المتابعة بشأن التأشيرات ووثائق السفر وتأكيدات الحجز وموعد الوصول ووقت المغادرة.

التنسيق مع الفنادق والسائقين والمطاعم والشركات والمصانع ومنظمي الفعاليات قبل وأثناء الرحلة.

ضمان سلاسة كل رحلة عمل وأن تكون جميع المواعيد والالتزامات واضحة ومنظمة.

السفر التجاري جزء أساسي من الدور، مع حوالي رحلة عمل واحدة شهرياً بين الصين والإمارات والسعودية ومصر وبلدان أخرى حسب الحاجة.

5. التنسيق مع الشركات والمصانع والموردين

التواصل مع الشركات والمصانع المحلية والدولية وفقاً لتعليمات الرئيس التنفيذي.

ترتيب الاجتماعات والزيارات والمكالمات والمتابعات.

تتبع عروض الأسعار والعقود والملفات والوثائق والمتطلبات المعلقة.

إعداد ملخصات مقارنة قصيرة بين الخيارات المتاحة.

دعم التواصل السلس بين الرئيس التنفيذي والجهات الخارجية لضمان التنفيذ السريع.

6. البريد الإلكتروني والاتصال والتوثيق

مراقبة رسائل البريد الإلكتروني المهمة والرسائل، وصياغة أو مراجعة رسائل مهنية باللغة العربية والإنجليزية.

المتابعة على الردود وتنظيم المراسلات والملفات المهمة مع العملاء والموردين والشركات والمصانع والفنادق والمطاعم.

7. التقارير والبحوث والإعداد

إعداد تقارير قصيرة وواضحة لدعم اتخاذ القرار لدى الرئيس التنفيذي.

بحث الشركات والموردين والمصانع والفنادق والمطاعم وجهات السفر أو فرص الأعمال حسب الحاجة.

إعداد العروض وملخصات تنفيذية.

تنظيم البيانات باستخدام Excel أو Google Sheets.

إعداد ملفات موجزة قبل الاجتماعات أو الرحلات تحتوي على المعلومات الأساسية المطلوبة.

8. أدوات الذكاء الاصطناعي والإنتاجية

استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي مثل ChatGPT وClaude وGemini وغيرها من المنصات للبحث والتلخيص وصياغة المقارنات وتنظيم المعلومات.

كتابة تعليمات واضحة للحصول على مخرجات عملية ومفيدة.

مراجعة المحتوى الناتج عن الذكاء الاصطناعي والتحقق من دقته قبل استخدامه.

استخدام أدوات الذكاء الاصطناعي لإعداد خطط السفر وتلخيص الاجتماعات وصياغة رسائل البريد الإلكتروني وإعداد التقارير وتحليل الخيارات.

إنشاء قوالب قابلة لإعادة الاستخدام للمهام المتكررة مثل تقارير المتابعة وتدوينات الاجتماعات وقوائم فحص السفر وصياغة رسائل البريد الإلكتروني.

استخدام أدوات الإنتاجية وإدارة المهام مثل Google Workspace وMicrosoft Office وNotion وTrello وAsana أو منصات مشابهة.

9. السرية والتمثيل المهني

التعامل مع المعلومات الشخصية والتجارية بشكل كامل من حيث السرية.

تمثيل الرئيس التنفيذي والشركة بشكل مهني أمام الأطراف الخارجية.

التصرف بلباقة وذكاء ومهنية في مختلف المواقف.

الحفاظ على مستوى عالٍ من الاحترام والالتزام والمظهر المهني.

المهارات المفضلة

خبرة في تنسيق رحلات عمل دولية.

خبرة في التعامل مع المصانع والموردين أو الشركات الخارجية.

خبرة في إعداد التقارير والملخصات التنفيذية.

خبرة في إدارة المهام والمتابعة باستخدام الأدوات الرقمية.

قدرة قوية على البحث والتحليل والمقارنة بين الخيارات.

المرونة للعمل خارج ساعات العمل القياسية عند الحاجة للسفر أو الأمور العاجلة.

المزايا والعرض

راتب شهري تنافسي بناءً على الخبرة والقدرات.

إقامة مجانية.

الشركة تغطي مصاريف السفر التجاري، بما في ذلك تذاكر الطيران ورسوم التأشيرة والمواصلات ومصاريف أخرى معتمدة خلال الرحلات التجارية.

لجان على الصفقات الناجحة بناءً على طبيعة الصفقة ودور المرشح فيها.

بدلات وحوافز إضافية على الأداء القوي أو إتمام الصفقة بنجاح.

التعامل المباشر مع الرئيس التنفيذي.

فرصة لاكتساب خبرة قوية في إدارة الأعمال والتنسيق بين السفر والتفاوض والتنسيق مع المصانع والشركات والمتابعة للصفقات.

إمكانية التطور إلى دور إداري أو تشغيلي أوسع بناءً على الأداء.

الملف المثالي للمرشح

نبحث عن شخص عملي لديه عقلية أعمال وليس مجرد موظف إداري. يجب أن يتمكن المرشح المثالي من الفهم السريع، التنظيم، المتابعة، التذكير، التنفيذ، وإغلاق المهام.

ينبغي أن تتمكن من مرافقة الرئيس التنفيذي في رحلات العمل، والتعامل مع التفاصيل الصغيرة، والتواصل مع أطراف مختلفة، والحفاظ على السرية والمهنية في جميع الأوقات.

ملاحظة هامة

هذا دور حضور موقعي يتطلب السفر مع الرئيس التنفيذي في رحلات العمل حوالي مرة واحدة شهرياً، خاصة إلى ومن الصين والإمارات العربية المتحدة والسعودية وأستراليا ومصر ودول أخرى. يجب أن يكون المرشحون مريحين تماماً مع طبيعة الدور ومتطلبات السفر قبل التقدم.