وصف الوظيفة

الأدوار والمسؤوليات

1. طباعة الوثائق المتعلقة بالمشروع ومسحها وتوزيعها عند الحاجة.

2. التحقق من الدقة وتحرير الملفات، مثل الفواتير المتعددة، والرسائل وجميع مستندات المشروع ذات الصلة المقدمة للمستشار أو العميل والحفاظ على سجلاتها وفقاً لذلك.

3. أرشفة المستندات في السجلات الورقية والرقمية.

4. إنشاء قوالب للاستخدام المستقبلي.

5. استرداد الملفات كما يطلبها الموظفون أو العملاء أو المستشار.

6. إدارة تدفق التوثيق والمراسلات داخل المنظمة، والعميل، والمستشار، والمتعهدين الفرعيين والموردين.

7. الحفاظ على السرية حول المعلومات الحساسة.

8. التقدم بطلب لفحوصات السلطة الإدارية DM.

9. التقدم بطلب للحصول على الموافقات أو التجديدات السلطوية والحفاظ على سجلاتها وفقاً لذلك.

10. إعداد تقرير التقدم اليومي (DPR) لتقديمه للعميل والمستشار بشكل يومي.

11. المحافظة على سجلات معدات الإيجار إلى جانب تفاصيل MR و LPO.

12. التأكد من أن جميع المستندات تفي بالمتطلبات والمعايير الرسمية.

13. المحافظة على النظام والإجراءات لتتبع معالجة المستندات مثل المراسلات، المحاضر، التقارير، طلبات الدفع، إشعارات التغيير، أوامر التغيير، المطالبات، وطلبات المعلومات، والتقديمات، والجدوال.

14. مسح والمحافظة على جميع نسخ DO و MR قبل تقديم النسخ الورقية إلى أقسام المشتريات والحسابات.

15. إعداد متطلبات اللوازم المكتبية لمواقع العمل.

16. أي مسئوليات أخرى تُعهد من وقت لآخر.

الملف المرشح المطلوب

• يحظى حامل درجة البكالوريوس في الهندسة المدنية، أو إدارة الإنشاءات، أو مجال ذو صلة بميزة كبيرة.
• خبرة من 3-5 سنوات على الأقل كمتحكم وثائق، ويفضل في الهندسة المدنية أو صناعة البناء.
• التمكن من استخدام برامج إدارة الوثائق (مثلاً أكونكس، بروكور، شيربوينت) وتطبيقات المكتب القياسية.
• فهم قوي لمصطلحات الهندسة المدنية، وأنواع المستندات، ومراحل دورة حياة المشروع.
• مهارات تنظيمية ممتازة مع دقة عالية في إدارة كميات كبيرة من المعلومات.
• قدرات تواصل فعالة كتابياً وشفوياً للتواصل مع فرق المشروع المتنوعة.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتحديد أولويات المهام بكفاءة في بيئة مشروع سريعة الوتيرة.
• الإلمام بنظام ISO 9001 أو أنظمة إدارة جودة أخرى ذات صلة بالتحكم في المستندات.
• الطلاقة في اللغة الإنجليزية أمر أساسي؛ ومعرفة لغات إضافية ذات صلة بموقع المشروع تعتبر ميزة.
• نهج مبادر وحل المشكلات، مع التزام بضمان سلامة المستندات وكفاءة المشروع.