هذا المنصب مثالي لشخص شغوف بتقديم الدعم في شؤون التنفيذ والأسرة على حد سواء. يتطلب الدور مستوى عالياً جداً من المرونة والمبادرة.
يرجى ملاحظة أن كُلَّ المسؤوليات المذكورة في هذا الإعلان الوظيفي تعكس توقعات الدور بدقة.
المسؤوليات الرئيسية:
إدارة تقويم المدير التنفيذي اليومي ومواعيده واجتماعاته وترتيبات السفر (سيتم تقاسم بعض المسؤوليات مع السكرتير التنفيذي له).
تنسيق الجداول الشخصية والتجارية بكفاءة.
تنظيم السفر المحلي والدولي لعائلته.
التنسيق مع طاقم المنزل والسائقين والموردين والمقاولين ومقدمي الخدمات.
إدارة جداول العائلة والمواعيد وأنشطة المدرسة والمواعيد الطبية والالتزامات الشخصية.
متابعة المهام المعلقة والتأكد من الالتزام بالمواعيد النهائية.
مساعدة العائلة في إدارة الممتلكات والصيانة والإدارة المنزلية عند الحاجة.
التعامل مع المصارف، دفع الفواتير، التجديدات، الاشتراكات، والوثائق حسب التعليمات.
التنسيق مع الجهات الحكومية والبنوك والسفارات ومنظمات خارجية أخرى.
تنسيق الفعاليات والتجمعات العائلية والاجتماعات التجارية والمناسبات الخاصة.
الحفاظ على سجلات دقيقة وأنظمة حفظ الملفات والوثائق الهامة.
استقدام عروض أسعار، التفاوض مع البائعين، والإشراف على الشراء عند الحاجة.
متابعة المشاريع الجارية وتقديم تحديثات منتظمة عن التقدم إلى المدير التنفيذي.
التنبؤ باحتياجات المدير التنفيذي وحل القضايا بشكل مبكر - أمر في غاية الأهمية.
التواجد للتعامل مع الأمور العاجلة خارج ساعات العمل العادية عند الحاجة (المرونة مهمة).
المؤهلات المرغوبة للمرشح
المرشح المثالي:
مهني للغاية ومظهره جيد.
موثوق وقادر على الحفاظ على السرية التامة.
هادئ تحت الضغط ويحل المشاكل بشكل عملي.
مرن وقابل للتكيف مع الأولويات المتغيرة.
مصمم على التفاصيل، مبادر وخدوم.
قادر على التواصل بثقة مع التنفيذيين وكبار الشخصيات والموردين وأفراد العائلة.
قادر على التعامل مع مهام ومسؤوليات متعددة في وقت واحد مع الحفاظ على الدقة.
ملتزم بتقديم التميز في كل مهمة.
المتطلبات:
درجة البكالوريوس تعتبر ميزة كبيرة.
خبرة من 3 إلى 5 سنوات كمساعِدة شخصية.
مهارات تواصل كتابية وشفوية استثنائية باللغة الإنجليزية.
تنظيم عالي مع دقة كبيرة في التفاصيل.
قدرات عالية على تعدد المهام. مظهر مهني وسلوك إيجابي.
القدرة على العمل بشكل مستقل وبإشراف بسيط.
مستوى عالٍ من النزاهة والخصوصية.
قدرات عالية في حل المشكلات.
إتقان Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) وGoogle Workspace.
خبرة في تنسيق السفر وإدارة الجداول الزمنية.