- إدارة عمليات المكتب اليومية، بما في ذلك تنظيم الجداول، وتنسيق الاجتماعات، وضمان سير العمل في المكتب بسلاسة.
- كونه نقطة الاتصال الأولى للزوار والعملاء، وتقديم خدمة عملاء استثنائية وبيئة مرحبة.
- الحفاظ على أنظمة الأرشفة وتحديثها، الإلكترونية والمادية، لضمان سهولة الوصول إلى الوثائق وتنظيمها بشكل جيد.
- التعامل مع المكالمات الواردة والبريد الإلكتروني باحترافية، وتوجيه الاستفسارات إلى أعضاء الفريق المناسبين عند الضرورة.
- المساعدة في إعداد التقارير والعروض والمراسلات، وضمان الوضوح والاحترافية في جميع الاتصالات.
الملف الوظيفي المرغوب فيه
. ثلاث سنوات من الخبرة كمساعد مكتبي ويفضل في صناعة الخدمات
. يجب أن يكون able to prepare independently quotations, invoices and comparative
statements
. Proficient in Microsoft office
. excelente مهارات الاتصال
. Knowledge básica في المحاسبة
- Manage daily office operations, including organizing schedules, coordinating meetings, and ensuring the office runs smoothly.
- Serve as the first point of contact for visitors and clients, providing exceptional customer service and a welcoming environment.
- Maintain and update filing systems, both electronic and paper, ensuring that documents are easily accessible and well-organized.
- Handle incoming calls and emails with professionalism, directing inquiries to the appropriate team members when necessary.
- Assist in preparing reports, presentations, and correspondence, ensuring clarity and professionalism in all communications.
Desired Candidate Profile
. Three years experience as office assistant preferably in a service industry
. Should be able to prepare independently quotations, invoices and comparative
statements
. Proficient in Microsoft office
. excellent communication skills
. Basic Accounting knowledge