Job description
أهداف الوظيفة
قيادة وتوجيه أعمال إدارة المرافق والشؤون الإدارية والعقود والمشتريات بما يضمن استدامة وكفاءة تشغيل المرافق والأصول، وتوفير الخدمات الإدارية المساندة، وإدارة عمليات التوريد والتعاقد وفق مبادئ الشفافية والكفاءة والامتثال، وتعزيز الصحة والسلامة والاستدامة والتحول الرقمي، بما يسهم في رفع كفاءة الإنفاق الحكومي وتحقيق الأهداف الاستراتيجية والمؤسسية للهيئة.
الواجبات والمسؤوليات التشغيلية
الشؤون الإستراتيجية
إعداد الخطط الاستراتيجية طويلة الأجل لإدارة المرافق والشؤون الإدارية ومواءمتها مع الخطة والأهداف الاستراتيجية للهيئة وإمارة دبي.
متابعة تنفيذ الخطط والأهداف التشغيلية قصيرة ومتوسطة الأجل لإدارة المرافق والشؤون الإدارية ومواءمتها مع خطط القطاع والهيئة ككل.
الشؤون المالية
إعداد الموازنة السنوية لإدارة المرافق والشؤون الإدارية ، والحصول على الاعتمادات اللازمة، وكذلك مراقبة تنفيذ الموازنة ضمانًا للاستخدام الأمثل بما يتوافق مع السياسات المالية.
تطبيق مبادرات ترشيد النفقات وتحسين كفاءة الموارد متابعة الإنفاق الفعلي وتحليل الانحرافات لتحقيق الاستخدام الأمثل للموارد المالية وضمان استدامة الخدمات والمشروعات في منشآت ومرافق هيئة تنمية المجتمع.
التطوير
بث روح القيادة، وإدارة الموظفين وتحفيزهم ووضع أهداف لهم، واستعراض أداء الموظفين، والتوصية بالبرامج التدريبية الملائمة، وتقديم المشورة بشأن إدارة الموارد لموظفي لإدارة المرافق والشؤون الإدارية بهدف تحقيق الأهداف العامة للإدارة والهيئة.
الواجبات والمسؤوليات القيادية
تحليل التوجهات الحكومية والتشريعات ذات العلاقة والإشراف على تقييم الوضع الحالي للمرافق والمنشآت ، والصحة والسلامة المهنية والبيئة ومستوى الامتثال تمهيداً لإعداد السياسات والأدلة الإجرائية واعتمادها بالتنسيق مع الجهات المعنية ومتابعة مراجعة السياسات بشكل دوري وتحديثها وفق المستجدات وذلك بهدف ضمان وجود إطار مؤسسي متكامل يحكم إدارة المرافق والصحة والسلامة والبيئة ويعزز الامتثال والاستدامة.
تعزيز الحوكمة والامتثال للأنظمة والتشريعات ذات العلاقة بالمرافق ومتابعة التحديثات التشريعية والتنظيمية المحلية والدولية وقيادة برامج التدقيق والمراجعة الدورية لأعمال مرافق ومنشآت الهيئة ومتابعة تطوير سجلات الامتثال وإدارة المخاطر بالتنسيق مع الجهات الرقابية ذات العلاقة.
إدارة مشاريع تطوير وتحسين المرافق والمنشآت من خلال متابعة إعداد خطط المشاريع وتحديد نطاق الأعمال والجداول الزمنية متابعة تنفيذ المشاريع مع الاستشاريين والمقاولين ومراقبة الجودة والالتزام بالمواصفات الفنية والاطلاع على نتائج تقييم المشاريع وقياس أثرها المؤسسي لتعزيز الجاهزية لدعم الأعمال والخدمات المؤسسية.
قيادة تطبيق أنظمة إدارة الأصول والمرافق الذكية والعمل على ضمان الاستفادة من التقنيات والذكاء الاصطناعيوالتحليلات الذكيةلمتابعة مؤشرات الأداء الرقمية وتحسين تجربة المستخدمين ورفع الكفاءة التشغيلية وتحسين اتخاذ القرار.
دعم الاستدامة المؤسسية وتطبيق المبادرات البيئية وتطوير سياسات وبرامج الاستدامة البيئية وتنفيذ مشاريع ترشيد الطاقة والمياه وتنظيم تطوير برامج إدارة النفايات وإعادة التدوير وقياس البصمة الكربونية ومتابعة إعداد خطط خفض الانبعاثات لتحقيق المستهدفات الحكومية في مجال التنمية المستدامة والحياد المناخي.
مراجعة واعتماد خطط استمرارية الأعمال والاستجابة للطوارئ والأزمات، بما يشمل سيناريوهات الحرائق والأعطال الكبرى والكوارث والأزمات التشغيلية وخطط الشراء البديلة، والإشراف على جاهزية التنفيذ بالتنسيق مع الجهات المختصة.
قيادة مبادرات التحول الرقمي في نطاق عمل الإدارة، بما يشمل الأرشفة الإلكترونية، والخدمات الإدارية الذكية، وإدارة العقود، والمشتريات الذكية، وأنظمة إدارة الأصول والمرافق، وضمان تكامل الأنظمة الإلكترونية المعتمدة.
قيادة تطبيق أنظمة إدارة الأصول والمرافق الذكية، والاستفادة من التقنيات الحديثة والذكاء الاصطناعي والتحليلات الرقمية في متابعة مؤشرات الأداء، وتحسين تجربة المستخدمين، ورفع الكفاءة التشغيلية، ودعم اتخاذ القرار المبني على البيانات
المراقبة والقيادة والتوجيه في عمليات واجراءات الشراء في هيئة تنمية المجتمع، والتفاوض مع الموردين من خلال مراجعة أوامر الشراء (حسب مستوى التفويض في هيئة تنمية المجتمع) وطلبات العروض والحصول على موافقة عليها بما يتفق مع السياسات والإجراءات المحددة.
الإشراف على تنفيذ العقود وأوامر الشراء ومتابعة مدى التزام الموردين والمقاولين بالشروط والمواصفات الفنية والتجارية المتفق عليها من خلال مراجعة تقارير الأداء الدورية للعقود وقياس مؤشرات الأداء ومستويات الخدمة المقدمةو متابعة معالجة التحديات التشغيلية واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة ورفع التوصيات التطويرية للإدارة العليا بشأن تحسين آليات التعاقد والشراء وتعزيز كفاءة الأداء وتحقيق أفضل قيمة مقابل الإنفاق الحكومي.
مراقبة إعداد دعوات المناقصات ومتابعة تزويد الموردين بوثائق المناقصات وضمان تنفيذ الزيارات الميدانية والرد على الاستفسارات المتعلقة والتأكد من وضوح نطاق العمل والمواصفات الفنية والشروط التعاقدية ومتطلبات التقييم وضمان تنظيم الزيارات الميدانية والاجتماعات التوضيحية للموردين عند الحاجة وتعزيز تطبيق مبادئ الشفافية والعدالة وتكافؤ الفرص خلال جميع مراحل الطرح.
قيادة وتوجيه صياغة العقود والتفاوض مع الموردين عن طريق مراجعة بنود وشروط العقود والتأكد من توافقها مع التشريعات والسياسات الحكومية المعمول بها بالتعاون مع إدارة الشؤون القانونية القانونية والإدارة المالية لضمان شمولية العقود وتغطيتها لكافة المخاطر المحتملة لضمان الامتثال القانوني وتحقيق أفضل قيمة تعاقدية .
التواصل المستمر مع الوحدات التنظيمية والمستخدمين النهائيين لجمع الملاحظات المتعلقة بأداء العقود والخدمات المقدمة، وتحليل الاحتياجات المستجدة، واعتماد التعديلات أو الملاحق التعاقدية اللازمة بما يضمن المواءمة مع المتطلبات التشغيلية.
الإشراف على منظومة إدارة الموردين، بما يشمل تأهيلهم وتصنيفهم وقياس أدائهم ورضاهم، واعتماد إيقافهم أو إعادة تقييمهم عند الحاجة، وتعزيز فرص التعاقد مع المؤسسات الصغيرة والمتوسطة وفق السياسات الحكومية.
متابعة أصول ومباني الهيئة والتأكد من صيانتها وإدارتها من جميع الجوانب بشكل صحيح حسب اشتراطات الجهات المسؤولة بإمارة دبي.
الإشراف والتنسيق المستمر مع الجهات المعنية فيما يخص توجهات إمارة دبي كمبادرة المباني الخضراء في المشاريع والمباني التابعة للهيئة بالتعاون مع بلدية دبي والمبادرات المختصة بخفض تكاليف الكهرباء والماء مع هيئة دبي للكهرباء والماء.
الإشراف على تنفيذ كافة الخدمات الإدارية وإدارة الأصول ومشاريع الهيئة والمرافق وفقاً للعقود المبرمة لموفري الخدمات بالتنسيق والتعاون مع الجهات المختصة.
متابعة التواصل مع مديري الإدارات لتحديد المشكلات الإدارية والفنية، وإعداد خطط تقديرية لمتطلبات الخدمات الإدارية والسلامة والصحة المهنية وطرح الحلول والتحسينات لرفع التوصيات التطويرية.
إدارة مخازن الهيئة بكفاءة وفعالية وتحقيق الاستخدام الأمثل للموارد والمحافظة على الأصول والمواد والتأكد من توفير الاحتياجات التشغيلية في الوقت المناسب وضمان تقليل الفاقد والتكاليف التشغيلية وتعزيز الحوكمة والرقابة.
رفع التقارير الاستراتيجية للإدارة العليا متضمنة نتائج تحليل البيانات التشغيلية والفنية حول أداء المرافق ومستوى الامتثال ونتائج قياس أثر المبادرات البيئية وبرامج التحسين وتقديم التوصيات الاستراتيجية المبنية على البيانات لتمكين الإدارة العليا من اتخاذ قرارات فعالة تستند إلى مؤشرات دقيقة وموثوقة.
بناء شراكات استراتيجية مع القطاعين العام والخاص وتطوير مبادرات ومشاريع مشتركة لدراسة وتبني التقنيات والحلول المبتكرة متابعة نتائج الشراكات وقياس أثرها للاستفادة من الخبرات والتقنيات الحديثة لتحسين كفاءة المرافق وتعزيز الابتكار المؤسسي.
تمثيل الهيئة في اللجان والمحافل الحكومية والمحلية والدولية والمشاركة في الاجتماعات واللجان المتخصصة لعرض المبادرات والمشاريع المؤسسية ومتابعة المستجدات والتوجهات العالمية وبناء علاقات مهنية مع الجهات ذات العلاقة وتبني أفضل الممارسات العالمية والمحلية.
الإلتزام بسياسات وإجراءات أمن المعلومات المعتمدة بالهيئة والعمل على الامتثال بالضوابط لضمان سرية المعلومات.
أية مهام واختصاصات أخرى في نطاق مسئوليات الوظيفة.
المتطلبات التعليمية
بكالوريوس في الهندسة المدنية أو المعمارية أو إدارة المرافق أو إدارة الأعمال أو ما يعادلهم.
الأولوية للحاصلين على شهادات عليا (درجة ماجستير أو دكتوراه ذات علاقة).
اجادة اللغتين الانكليزية والعربية(محادثة وكتابة)
متطلبات الخبرة
14 سنة خبرة في مجال متعلق منها 5 سنوات خبرة في عمل إشرافي.
وصف الوظيفة
أهداف الوظيفة
قيادة وتوجيه أعمال إدارة المرافق والشؤون الإدارية والعقود والمشتريات بما يضمن استدامة وكفاءة تشغيل المرافق والأصول، وتوفير الخدمات الإدارية المساندة، وإدارة عمليات التوريد والتعاقد وفق مبادئ الشفافية والكفاءة والامتثال، وتعزيز الصحة والسلامة والاستدامة والتحول الرقمي، بما يسهم في رفع كفاءة الإنفاق الحكومي وتحقيق الأهداف الاستراتيجية والمؤسسية للهيئة.
الواجبات والمسؤوليات التشغيلية
الشؤون الإستراتيجية
إعداد الخطط الاستراتيجية طويلة الأجل لإدارة المرافق والشؤون الإدارية ومواءمتها مع الخطة والأهداف الاستراتيجية للهيئة وإمارة دبي.
متابعة تنفيذ الخطط والأهداف التشغيلية قصيرة ومتوسطة الأجل لإدارة المرافق والشؤون الإدارية ومواءمتها مع خطط القطاع والهيئة ككل.
الشؤون المالية
إعداد الموازنة السنوية لإدارة المرافق والشؤون الإدارية ، والحصول على الاعتمادات اللازمة، وكذلك مراقبة تنفيذ الموازنة ضمانًا للاستخدام الأمثل بما يتوافق مع السياسات المالية.
تطبيق مبادرات ترشيد النفقات وتحسين كفاءة الموارد متابعة الإنفاق الفعلي وتحليل الانحرافات لتحقيق الاستخدام الأمثل للموارد المالية وضمان استدامة الخدمات والمشروعات في منشآت ومرافق هيئة تنمية المجتمع.
التطوير
بث روح القيادة، وإدارة الموظفين وتحفيزهم ووضع أهداف لهم، واستعراض أداء الموظفين، والتوصية بالبرامج التدريبية الملائمة، وتقديم المشورة بشأن إدارة الموارد لموظفي لإدارة المرافق والشؤون الإدارية بهدف تحقيق الأهداف العامة للإدارة والهيئة.
الواجبات والمسؤوليات القيادية
تحليل التوجهات الحكومية والتشريعات ذات العلاقة والإشراف على تقييم الوضع الحالي للمرافق والمنشآت ، والصحة والسلامة المهنية والبيئة ومستوى الامتثال تمهيداً لإعداد السياسات والأدلة الإجرائية واعتمادها بالتنسيق مع الجهات المعنية ومتابعة مراجعة السياسات بشكل دوري وتحديثها وفق المستجدات وذلك بهدف ضمان وجود إطار مؤسسي متكامل يحكم إدارة المرافق والصحة والسلامة والبيئة ويعزز الامتثال والاستدامة.
تعزيز الحوكمة والامتثال للأنظمة والتشريعات ذات العلاقة بالمرافق ومتابعة التحديثات التشريعية والتنظيمية المحلية والدولية وقيادة برامج التدقيق والمراجعة الدورية لأعمال مرافق ومنشآت الهيئة ومتابعة تطوير سجلات الامتثال وإدارة المخاطر بالتنسيق مع الجهات الرقابية ذات العلاقة.
إدارة مشاريع تطوير وتحسين المرافق والمنشآت من خلال متابعة إعداد خطط المشاريع وتحديد نطاق الأعمال والجداول الزمنية متابعة تنفيذ المشاريع مع الاستشاريين والمقاولين ومراقبة الجودة والالتزام بالمواصفات الفنية والاطلاع على نتائج تقييم المشاريع وقياس أثرها المؤسسي لتعزيز الجاهزية لدعم الأعمال والخدمات المؤسسية.
قيادة تطبيق أنظمة إدارة الأصول والمرافق الذكية والعمل على ضمان الاستفادة من التقنيات والذكاء الاصطناعيوالتحليلات الذكيةلمتابعة مؤشرات الأداء الرقمية وتحسين تجربة المستخدمين ورفع الكفاءة التشغيلية وتحسين اتخاذ القرار.
دعم الاستدامة المؤسسية وتطبيق المبادرات البيئية وتطوير سياسات وبرامج الاستدامة البيئية وتنفيذ مشاريع ترشيد الطاقة والمياه وتنظيم تطوير برامج إدارة النفايات وإعادة التدوير وقياس البصمة الكربونية ومتابعة إعداد خطط خفض الانبعاثات لتحقيق المستهدفات الحكومية في مجال التنمية المستدامة والحياد المناخي.
مراجعة واعتماد خطط استمرارية الأعمال والاستجابة للطوارئ والأزمات، بما يشمل سيناريوهات الحرائق والأعطال الكبرى والكوارث والأزمات التشغيلية وخطط الشراء البديلة، والإشراف على جاهزية التنفيذ بالتنسيق مع الجهات المختصة.
قيادة مبادرات التحول الرقمي في نطاق عمل الإدارة، بما يشمل الأرشفة الإلكترونية، والخدمات الإدارية الذكية، وإدارة العقود، والمشتريات الذكية، وأنظمة إدارة الأصول والمرافق، وضمان تكامل الأنظمة الإلكترونية المعتمدة.
قيادة تطبيق أنظمة إدارة الأصول والمرافق الذكية، والاستفادة من التقنيات الحديثة والذكاء الاصطناعي والتحليلات الرقمية في متابعة مؤشرات الأداء، وتحسين تجربة المستخدمين، ورفع الكفاءة التشغيلية، ودعم اتخاذ القرار المبني على البيانات
المراقبة والقيادة والتوجيه في عمليات واجراءات الشراء في هيئة تنمية المجتمع، والتفاوض مع الموردين من خلال مراجعة أوامر الشراء (حسب مستوى التفويض في هيئة تنمية المجتمع) وطلبات العروض والحصول على موافقة عليها بما يتفق مع السياسات والإجراءات المحددة.
الإشراف على تنفيذ العقود وأوامر الشراء ومتابعة مدى التزام الموردين والمقاولين بالشروط والمواصفات الفنية والتجارية المتفق عليها من خلال مراجعة تقارير الأداء الدورية للعقود وقياس مؤشرات الأداء ومستويات الخدمة المقدمةو متابعة معالجة التحديات التشغيلية واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة ورفع التوصيات التطويرية للإدارة العليا بشأن تحسين آليات التعاقد والشراء وتعزيز كفاءة الأداء وتحقيق أفضل قيمة مقابل الإنفاق الحكومي.
مراقبة إعداد دعوات المناقصات ومتابعة تزويد الموردين بوثائق المناقصات وضمان تنفيذ الزيارات الميدانية والرد على الاستفسارات المتعلقة والتأكد من وضوح نطاق العمل والمواصفات الفنية والشروط التعاقدية ومتطلبات التقييم وضمان تنظيم الزيارات الميدانية والاجتماعات التوضيحية للموردين عند الحاجة وتعزيز تطبيق مبادئ الشفافية والعدالة وتكافؤ الفرص خلال جميع مراحل الطرح.
قيادة وتوجيه صياغة العقود والتفاوض مع الموردين عن طريق مراجعة بنود وشروط العقود والتأكد من توافقها مع التشريعات والسياسات الحكومية المعمول بها بالتعاون مع إدارة الشؤون القانونية القانونية والإدارة المالية لضمان شمولية العقود وتغطيتها لكافة المخاطر المحتملة لضمان الامتثال القانوني وتحقيق أفضل قيمة تعاقدية .
التواصل المستمر مع الوحدات التنظيمية والمستخدمين النهائيين لجمع الملاحظات المتعلقة بأداء العقود والخدمات المقدمة، وتحليل الاحتياجات المستجدة، واعتماد التعديلات أو الملاحق التعاقدية اللازمة بما يضمن المواءمة مع المتطلبات التشغيلية.
الإشراف على منظومة إدارة الموردين، بما يشمل تأهيلهم وتصنيفهم وقياس أدائهم ورضاهم، واعتماد إيقافهم أو إعادة تقييمهم عند الحاجة، وتعزيز فرص التعاقد مع المؤسسات الصغيرة والمتوسطة وفق السياسات الحكومية.
متابعة أصول ومباني الهيئة والتأكد من صيانتها وإدارتها من جميع الجوانب بشكل صحيح حسب اشتراطات الجهات المسؤولة بإمارة دبي.
الإشراف والتنسيق المستمر مع الجهات المعنية فيما يخص توجهات إمارة دبي كمبادرة المباني الخضراء في المشاريع والمباني التابعة للهيئة بالتعاون مع بلدية دبي والمبادرات المختصة بخفض تكاليف الكهرباء والماء مع هيئة دبي للكهرباء والماء.
الإشراف على تنفيذ كافة الخدمات الإدارية وإدارة الأصول ومشاريع الهيئة والمرافق وفقاً للعقود المبرمة لموفري الخدمات بالتنسيق والتعاون مع الجهات المختصة.
متابعة التواصل مع مديري الإدارات لتحديد المشكلات الإدارية والفنية، وإعداد خطط تقديرية لمتطلبات الخدمات الإدارية والسلامة والصحة المهنية وطرح الحلول والتحسينات لرفع التوصيات التطويرية.
إدارة مخازن الهيئة بكفاءة وفعالية وتحقيق الاستخدام الأمثل للموارد والمحافظة على الأصول والمواد والتأكد من توفير الاحتياجات التشغيلية في الوقت المناسب وضمان تقليل الفاقد والتكاليف التشغيلية وتعزيز الحوكمة والرقابة.
رفع التقارير الاستراتيجية للإدارة العليا متضمنة نتائج تحليل البيانات التشغيلية والفنية حول أداء المرافق ومستوى الامتثال ونتائج قياس أثر المبادرات البيئية وبرامج التحسين وتقديم التوصيات الاستراتيجية المبنية على البيانات لتمكين الإدارة العليا من اتخاذ قرارات فعالة تستند إلى مؤشرات دقيقة وموثوقة.
بناء شراكات استراتيجية مع القطاعين العام والخاص وتطوير مبادرات ومشاريع مشتركة لدراسة وتبني التقنيات والحلول المبتكرة متابعة نتائج الشراكات وقياس أثرها للاستفادة من الخبرات والتقنيات الحديثة لتحسين كفاءة المرافق وتعزيز الابتكار المؤسسي.
تمثيل الهيئة في اللجان والمحافل الحكومية والمحلية والدولية والمشاركة في الاجتماعات واللجان المتخصصة لعرض المبادرات والمشاريع المؤسسية ومتابعة المستجدات والتوجهات العالمية وبناء علاقات مهنية مع الجهات ذات العلاقة وتبني أفضل الممارسات العالمية والمحلية.
الإلتزام بسياسات وإجراءات أمن المعلومات المعتمدة بالهيئة والعمل على الامتثال بالضوابط لضمان سرية المعلومات.
أية مهام واختصاصات أخرى في نطاق مسئوليات الوظيفة.
المتطلبات التعليمية
بكالوريوس في الهندسة المدنية أو المعمارية أو إدارة المرافق أو إدارة الأعمال أو ما يعادلهم.
الأولوية للحاصلين على شهادات عليا (درجة ماجستير أو دكتوراه ذات علاقة).
اجادة اللغتين الانكليزية والعربية(محادثة وكتابة)
متطلبات الخبرة
14 سنة خبرة في مجال متعلق منها 5 سنوات خبرة في عمل إشرافي.