GSS Tech Group is hiring on behalf of our client, a new premium ladies only fitness and wellness studio in Dubai offering Strength, Pilates and Lagree, alongside a dedicated wellness and spa space. The studio is building a community driven brand and is hiring its founding management team ahead of launch.
Role Overview
The Admin Coordinator is the first face of the studio and the backbone of daily operations. You will run the front desk, handle people and finance administration, and keep suppliers and facilities running smoothly so the studio delivers a seamless member experience.
Reports to: General Manager
Location: Dubai, UAE (on site)
Joining: Immediate to 30 days
Key Responsibilities
Front Desk and Member Experience
- Welcome members and guests, manage check ins, and handle walk in and phone enquiries
- Process memberships, class packages, renewals, freezes and cancellations on the studio booking system
- Resolve member queries and complaints professionally, escalating to the GM where needed
People Administration
- Maintain employee records, contracts, attendance and leave tracking
- Coordinate onboarding paperwork for new instructors and staff
- Support visa, Emirates ID and labour documentation processes with the PRO or HR partner
Finance Administration
- Handle daily cash and card reconciliation, POS reports and petty cash
- Raise and track invoices, supplier payments and expense claims
- Prepare basic weekly and monthly reports for the GM
Suppliers and Facilities
- Coordinate with suppliers for retail stock, amenities, cleaning and consumables
- Manage facility maintenance requests, equipment servicing and contractor visits
- Ensure the studio, changing rooms and spa areas meet hygiene and presentation standards
Benefits
- Opportunity to join a premium brand as part of its founding team
- Competitive package, details shared at interview stage
Desired Candidate Profile
- Female candidates only (ladies only studio)
- Available to join immediately or within 30 days, currently based in the UAE
- 2 to 4 years in an admin, front desk or coordinator role, ideally in fitness, wellness, spa, hospitality or premium retail
- Strong communication skills in English; Arabic is a plus
- Comfortable with booking systems (Mindbody, Glofox, Mariana Tek or similar), MS Office or Google Workspace
- Organised, detail oriented and calm under pressure
- Warm, polished presence suited to a premium customer facing environment
- Flexible to work early mornings, evenings and weekends on a rota basis
توظف مجموعة GSS Tech Group نيابة عن عميلنا، وهو استوديو لياقة بدنية وعافية جديد ومتميز للسيدات فقط في دبي يقدم خدمات القوة، والبيلاتس، ولاجري (Lagree)، إلى جانب مساحة مخصصة للعافية والمنتجع الصحي. يعمل الاستوديو على بناء علامة تجارية قائمة على المجتمع ويقوم حاليًا بتعيين فريق إدارته المؤسس قبل الإطلاق.
نظرة عامة على الدور
المنسق الإداري هو الواجهة الأولى للاستوديو والعمود الفقري للعمليات اليومية. ستدير مكتب الاستقبال، وتتولى شؤون الموظفين والإدارة المالية، وتحافظ على سير عمل الموردين والمرافق بسلاسة لضمان تقديم الاستوديو تجربة سلسة للأعضاء.
يتبع لـ: المدير العام
الموقع: دبي، الإمارات العربية المتحدة (في الموقع)
تاريخ الانضمام: فوري أو خلال 30 يومًا
المسؤوليات الرئيسية
مكتب الاستقبال وتجربة الأعضاء
- الترحيب بالأعضاء والضيوف، وإدارة تسجيل الوصول، والتعامل مع استفسارات الزوار والاتصالات الهاتفية
- معالجة العضويات، وباقات الحصص، والتجديدات، وإيقاف العضويات مؤقتًا، والإلغاءات على نظام حجز الاستوديو
- حل استفسارات وشكاوى الأعضاء باحترافية، مع تصعيدها إلى المدير العام عند الحاجة
إدارة شؤون الموظفين
- الاحتفاظ بسجلات الموظفين، والعقود، وتتبع الحضور والإجازات
- تنسيق الأوراق الخاصة ببدء عمل المدربين والموظفين الجدد
- دعم عمليات التأشيرة، وبطاقة الهوية الإماراتية، ووثائق العمل مع مسؤول العلاقات الحكومية (PRO) أو شريك الموارد البشرية
الإدارة المالية
- التعامل مع التسوية اليومية للنقد والبطاقات، وتقارير نقاط البيع، والمصروفات النثرية
- إصدار وتتبع الفواتير، ومدفوعات الموردين، ومطالبات النفقات
- إعداد تقارير أسبوعية وشهرية أساسية للمدير العام
الموردون والمرافق
- التنسيق مع الموردين فيما يتعلق بمخزون التجزئة، ووسائل الراحة، والتنظيف، والمواد الاستهلاكية
- إدارة طلبات صيانة المرافق، وصيانة المعدات، وزيارات المقاولين
- ضمان استيفاء الاستوديو، وغرف تبديل الملابس، ومناطق المنتجع الصحي لمعايير النظافة والمظهر
المزايا
- فرصة للانضمام إلى علامة تجارية متميزة كجزء من فريقها التأسيسي
- حزمة رواتب تنافسية، سيتم مشاركة تفاصيلها في مرحلة المقابلة
ملف المرشح المطلوب
- مرشحات من الإناث فقط (استوديو للسيدات فقط)
- متاحة للانضمام فوراً أو في غضون 30 يوماً، ومقيمة حالياً في دولة الإمارات
- خبرة من سنتين إلى 4 سنوات في دور إداري، أو مكتب استقبال، أو تنسيق، ويفضل في مجالات اللياقة البدنية، أو العافية، أو المنتجعات الصحية، أو الضيافة، أو تجارة التجزئة الفاخرة
- مهارات تواصل قوية باللغة الإنجليزية؛ وتعتبر اللغة العربية ميزة إضافية
- التمكن من استخدام أنظمة الحجز (Mindbody، Glofox، Mariana Tek أو ما يعادلها)، وMS Office أو Google Workspace
- شخصية منظمة، تهتم بالتفاصيل، وتتحلى بالهدوء تحت الضغط
- حضور لبق ومهني مناسب لبيئة متميزة تتعامل مع العملاء
- المرونة في العمل في الصباح الباكر، أو في المساء، أو في عطلات نهاية الأسبوع وفقاً لنظام الورديات