تقديم دعم إداري وسكرتاري عالي المستوى للمدير التنفيذي، بما يضمن كفاءة التنسيق والتواصل والمتابعة بين ست إدارات. يُعد هذا الدور محورياً في تمكين المدير التنفيذي من إدارة وقته بفعالية، واتخاذ القرارات، وضمان انسجام العمليات وتحقيق الأهداف الاستراتيجية.

إدارة جدول أعمال المدير التنفيذي والمواعيد والأولويات بما يضمن الاستخدام الأمثل للوقت.

تنسيق وإعداد الاجتماعات، بما يشمل إعداد جداول الأعمال، والعروض التقديمية، والمذكرات، والوثائق الداعمة.

حضور الاجتماعات عند الحاجة وتوثيق محاضر الاجتماعات بدقة، بما في ذلك القرارات وبنود المتابعة.

العمل كنقطة اتصال رئيسية بين المدير التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.

فرز وتحديد أولويات وإدارة المراسلات الواردة (البريد الإلكتروني، المكالمات، والمخاطبات الرسمية).

التنسيق مع مديري الإدارات لمتابعة تقدم المبادرات والمهام والأهداف الاستراتيجية.

ضمان الالتزام بمواعيد تسليم التقارير والتحديثات للمدير التنفيذي.

متابعة بنود العمل والتأكد من تنفيذها، مع تصعيد أي تأخير أو مخاطر عند الحاجة.

دعم توحيد الجهود وتعزيز التواصل بين الإدارات التابعة لنطاق إشراف المدير التنفيذي.

إعداد تقارير وعروض تقديمية ومراسلات رسمية بجودة عالية.

تنظيم وحفظ الملفات والسجلات الخاصة بمكتب المدير التنفيذي (إلكترونياً وورقياً).

تنسيق ترتيبات السفر (إن وجدت)، بما في ذلك الجداول وخطط الرحلات ومتابعة المصروفات.

دعم تنظيم الاجتماعات والورش والفعاليات على مستوى الإدارة التنفيذية.

الحفاظ على سرية المعلومات والتعامل مع البيانات الحساسة بمهنية عالية.

المساهمة في متابعة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) والخطط الاستراتيجية للإدارات.

توثيق القرارات والموافقات والمراسلات المهمة.

دعم إعداد التقارير التنفيذية والملخصات لعرضها على الإدارة العليا.

ضمان توافق الوثائق والسجلات مع السياسات والإجراءات المعتمدة في الجهة.

بناء والحفاظ على علاقات عمل فعّالة مع الفرق الداخلية والشركاء الخارجيين.

تنسيق التواصل مع الجهات الحكومية والشركاء وأصحاب المصلحة عند الحاجة.

تمثيل مكتب المدير التنفيذي بصورة مهنية ومنظمة

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.

خبرة من 2 إلى 4 سنوات في مجال السكرتارية التنفيذية أو الدعم الإداري المتقدم.

يفضل وجود خبرة في دعم القيادات العليا (مدير / مدير تنفيذي).

مهارات عالية في التنظيم وإدارة الوقت.

مهارات تواصل ممتازة كتابياً وشفهياً (يفضل إتقان اللغتين العربية والإنجليزية).

مستوى عالٍ من المهنية والسرية.

القدرة على إدارة مهام متعددة والعمل تحت الضغط.

إتقان متقدم لبرامج مايكروسوفت أوفيس (Word، PowerPoint، Excel).

مهارات قوية في التنسيق وإدارة أصحاب المصلحة.