Design, develop, and implement the company's document control system from scratch for all commercial and corporate documentation.
Establish document control policies, procedures, workflows, numbering systems, version control, approval matrices, retention schedules, and
archiving standards.
Manage the lifecycle of commercial and corporate documents, including contracts, contract addendums, purchase orders (POs), letters, commercia
proposals, service agreements, tender documents, quotations, client correspondence, and related records.
Ensure all documents are accurately prepared, reviewed, approved, distributed, tracked, revised, and archived in accordance with company
policies.
Maintain complete document revision histories and ensure only current approved versions are in circulation.
Develop and maintain centralized electronic and physical filing systems to enable efficient document retrieval.
Administer document control processes within the company's ERP system and ensure proper integration with business workflows.
Coordinate with Procurement, Commercial, Legal, Finance, HR, and Operations departments to ensure document accuracy and compliance.
Monitor document expiry dates, contract renewals, and approval timelines where applicable.
Safeguard confidential and sensitive commercial information through secure document management practices.
Support internal and external audits by providing accurate and timely documentation.
Continuously improve document management processes through automation and best practices.
Excellent organizational skills with exceptional attention to detail and accuracy.
Strong communication and stakeholder management skills.
Excellent written and spoken English is mandatory.
Arabic language proficiency is preferred.
Proficiency in Microsoft Office applications, particularly Excel, Word, and Outlook.
Desired Candidate Profile
Any PG with experience as a Document Controller. Ability to work independently, maintain confidentiality, and manage multiple priorities.
تصميم وتطوير وتنفيذ نظام مراقبة الوثائق للشركة من الصفر لجميع المستندات التجارية والشركاتية.
وضع سياسات وإجراءات وتدفقات عمل وأنظمة ترقيم والتحكم في الإصدارات ومصفوفات الموافقات وجداول الاحتفاظ والمعايير الأرشيفية.
إدارة دورة حياة المستندات التجارية والشركاتية، بما في ذلك العقود، والإضافات إلى العقود، وأوامر الشراء (POs)، والرسائل، والمقترحات التجارية، واتفاقيات الخدمة، ووثائق المناقصة، وعروض الأسعار، والمراسلات مع العميل، والسجلات ذات الصلة.
التأكد من أن جميع المستندات معدة بعناية ومراجعتها والموافقة عليها وتوزيعها وتتبعها وتحديثها وأرشفتها وفقاً لسياسات الشركة.
الحفاظ على تاريخ الإصدارات المستندية الكامل وضمان وجود الإصدارات المعتمدة الحالية فقط حاﻷسير.
تطوير والحفاظ على أنظمة حفظ إلكترونية ومادية مركزية لتمكين استرجاع المستندات بكفاءة.
إدارة عمليات التحكم في الوثائق ضمن نظام ERP الخاص بالشركة والتأكد من التكامل الصحيح مع سير العمل التجاري.
التنسيق مع أقسام الشراء والتجارة والالتزام والمالية والموارد البشرية والعمليات لضمان دقة الوثائق والامتثال.
مراقبة تواريخ انتهاء صلاحية الوثائق وتجديد العقود والجداول الزمنية للموافقة حيثما كان ذلك قابلاً للتطبيق.
حماية المعلومات التجارية السرية والحساسة من خلال ممارسات إدارة مستندات آمنة.
دعم التدقيقات الداخلية والخارجية من خلال توفير وثائق دقيقة وفي الوقت المناسب.
التحسين المستمر لعمليات إدارة الوثائق من خلال الأتمتة وأفضل الممارسات.
مهارات تنظيمية ممتازة مع دقة واهتمام استثنائي بالتفاصيل.
مهارات تواصل قوية وإدارة أصحاب المصالح.
إتقان اللغة الإنجليزية مكتوبة ومتحورة إلزامي.
الطلاقة في اللغة العربية مطلوبة.
الكفاءة في تطبيقات Microsoft Office، وخصوصاً Excel وWord وOutlook.
ملف المرشح المرغوب فيه
أي PG لديه خبرة كمنسق مستندات. القدرة على العمل بشكل مستقل، والحفاظ على السرية، وإدارة أولويات متعددة.