We are looking for a Finance, HR & Admin Manager, based in Abu Dhabi, to run the finance administration, bank relations, payroll and HR administration of our UAE entity, in full compliance with UAE regulations.
Reporting: to the Deputy to CEO Museum Studio, and dotted line to the Financiel Director & to the HRD.
Key responsibilities
1. Finance and accounting support
- Coordinate with the external accounting firm: invoicing, monthly closing documents and supporting evidence.
- Prepare the documentation for supplier and shop invoice payments.
- Process bill payments and track due dates.
- Produce monthly finance and payroll reporting for Group Finance.
2. Bank relations
- Act as the day-to-day contact with the entity’s banks.
- Manage KYC requests, account documentation and authorised signatory updates.
- Coordinate salary transfers and WPS files with the bank.
- Prepare payment files for approval by the authorised signatories.
3. Payroll
- Prepare and process monthly payroll (base salary, allowances, variable pay) and issue pay slips.
- Ensure ongoing compliance with the Wage Protection System (WPS). This is critical: non-compliance can freeze the entity’s bank accounts.
- Manage salary advances, expense reimbursements and End of Service Benefits (EOSB).
- Liaise with the group payroll system or provider.
4. CSR and compliance
- Collect and report the entity’s CSR and sustainability data to the group (CSRD reporting): headcount, training, health and safety, diversity, energy and waste.
- Roll out group policies locally: code of conduct, anti-bribery, whistleblowing, data protection.
- Monitor the entity’s regulatory compliance (labour, immigration, licences, UAE data protection) and flag risks to head office.
- Support internal and external audits: statutory, group and sustainability.
5. HR administration
- Employment contracts, employee files, leave records and HR letters (salary certificates, NOCs).
- Onboarding and offboarding administration.
- Visas, work permits and company documents (trade licence, establishment card, ICV, e-Channel, Tawtheeq), with the external PRO provider.
- Medical insurance enrolments and cancellations.
- Monthly HR reporting in Workday: headcount, turnover, absenteeism, training.
Profile:
- At least 5 years in finance administration and payroll in the UAE, ideally within an international group.
- Solid grasp of accounting basics, banking processes and WPS.
- Working knowledge of UAE Labour Law, MOHRE and ICP processes.
- Fluent English
Soft skills
- Rigorous and deadline-driven: payment, WPS, visa and licence deadlines cannot slip.
- Autonomous: works alone locally, with remote support from Paris.
- Discreet with confidential data.
- Service-minded with employees and clear with management.
نحن نبحث عن مدير للمالية والموارد البشرية والإدارة، مقره في أبوظبي، لإدارة الشؤون المالية، والعلاقات المصرفية، والرواتب، وإدارة الموارد البشرية لكياننا في الإمارات العربية المتحدة، مع الالتزام الكامل بلوائح دولة الإمارات.
إعداد التقارير: إلى نائب الرئيس التنفيذي لـ Museum Studio، مع ارتباط وظيفي مباشر بمدير الشؤون المالية ومدير الموارد البشرية.
المسؤوليات الرئيسية
1. دعم المالية والمحاسبة
- التنسيق مع شركة المحاسبة الخارجية: الفواتير، ومستندات الإغلاق الشهري، والأدلة الداعمة.
- إعداد وثائق مدفوعات فواتير الموردين والمتاجر.
- معالجة مدفوعات الفواتير وتتبع تواريخ الاستحقاق.
- إعداد تقارير مالية وتقارير الرواتب الشهرية لمجموعة الشؤون المالية.
2. العلاقات المصرفية
- العمل كجهة اتصال يومية مع بنوك الكيان.
- إدارة طلبات اعرف عميلك (KYC)، ووثائق الحساب، وتحديثات المخولين بالتوقيع.
- تنسيق تحويلات الرواتب وملفات نظام حماية الأجور (WPS) مع البنك.
- إعداد ملفات الدفع للموافقة عليها من قبل المخولين بالتوقيع.
3. الرواتب
- إعداد ومعالجة الرواتب الشهرية (الراتب الأساسي، البدلات، الأجر المتغير) وإصدار قسائم الرواتب.
- ضمان الامتثال المستمر لنظام حماية الأجور (WPS). هذا أمر بالغ الأهمية: حيث أن عدم الامتثال قد يؤدي إلى تجميد الحسابات المصرفية للكيان.
- إدارة سلف الرواتب، وسداد النفقات، ومكافأة نهاية الخدمة (EOSB).
- التواصل مع نظام الرواتب الخاص بالمجموعة أو مزود الخدمة.
4. المسؤولية الاجتماعية للشركات (CSR) والامتثال
- جمع بيانات المسؤولية الاجتماعية للشركات والاستدامة الخاصة بالكيان وإبلاغها للمجموعة (تقرير CSRD): عدد الموظفين، التدريب، الصحة والسلامة، التنوع، الطاقة والنفايات.
- تطبيق سياسات المجموعة محلياً: مدونة قواعد السلوك، مكافحة الرشوة، الإبلاغ عن المخالفات، حماية البيانات.
- مراقبة الامتثال التنظيمي للكيان (العمل، الهجرة، التراخيص، حماية البيانات في الإمارات) والإبلاغ عن المخاطر للمقر الرئيسي.
- دعم عمليات التدقيق الداخلية والخارجية: القانونية، والمجموعة، والاستدامة.
5. إدارة الموارد البشرية
- عقود العمل، ملفات الموظفين، سجلات الإجازات، وخطابات الموارد البشرية (شهادات الراتب، خطابات عدم الممانعة NOCs).
- إدارة إجراءات التعيين وإنهاء الخدمة.
- التأشيرات، تصاريح العمل، ووثائق الشركة (الرخصة التجارية، بطاقة المنشأة، ICV، e-Channel، توثيق)، بالتعاون مع مزود خدمة العلاقات العامة (PRO) الخارجي.
- تسجيل وإلغاء التأمين الطبي.
- إعداد تقارير الموارد البشرية الشهرية في نظام Workday: عدد الموظفين، معدل الدوران، التغيب، التدريب.
الملف الشخصي:
- خبرة لا تقل عن 5 سنوات في الإدارة المالية والرواتب في دولة الإمارات العربية المتحدة، ويفضل أن تكون ضمن مجموعة دولية.
- فهم قوي لأساسيات المحاسبة، والعمليات المصرفية، ونظام حماية الأجور (WPS).
- معرفة عملية بقانون العمل الإماراتي وعمليات وزارة الموارد البشرية والتوطين (MOHRE) والهيئة الاتحادية للهوية والجنسية والجمارك وأمن المنافذ (ICP).
- إتقان اللغة الإنجليزية.
المهارات الشخصية
- الدقة والالتزام بالمواعيد النهائية: لا يمكن تأجيل المواعيد النهائية للمدفوعات، ونظام حماية الأجور، والتأشيرات، والتراخيص.
- الاستقلالية: العمل بمفرده محلياً، مع دعم عن بُعد من باريس.
- التحلي بالسرية تجاه البيانات الحساسة.
- تقديم خدمة متميزة للموظفين والوضوح في التعامل مع الإدارة.