We are seeking a highly organized and proactive Principal Personal Assistant to support the leadership team in a dynamic educational environment in Abu Dhabi. The ideal candidate will manage complex schedules, coordinate communications, and streamline administrative processes to ensure efficient operations within our institution.
Responsibilities:
- Manage the principal's calendar, appointments, and travel arrangements with precision and confidentiality.
- Serve as the primary point of contact between the principal, staff, students, and external stakeholders.
- Prepare, proofread, and manage correspondence, reports, and presentations.
- Coordinate meetings, including agenda preparation, minute taking, and follow-up on action items.
- Handle confidential information with the utmost discretion and professionalism.
- Assist in organizing school events and special projects as required.
- Liaise with internal departments and external partners to facilitate smooth communication and workflow.
- Bachelor’s degree or equivalent experience, preferably in Education or Business Administration.
- Minimum of 5 years’ experience as a Personal Assistant supporting senior leadership, ideally in the education sector.
- Exceptional organizational and multitasking skills with a keen eye for detail.
- Excellent written and verbal communication skills in English and Arabic.
- Proficient in MS Office Suite and common office management software.
- Ability to work independently and as part of a team in a fast-paced environment.
- High level of integrity, discretion, and professionalism in handling sensitive information.
- Flexibility to adapt to changing priorities and meet tight deadlines.
- Previous experience in an international school or education environment is an advantage
نحن نسعى لوجود مساعدة شخصية رئيسية منظمة للغاية ومبادرّة لدعم فريق القيادة في بيئة تعليمية ديناميكية في أبوظبي. سيقوم المرشح المثالي بإدارة الجداول المعقدة وتنسيق الاتصالات وتبسيط العمليات الإدارية لضمان تشغيل فعال داخل مؤسستنا.
المسؤوليات:
- إدارة تقويم المدير وموعده وترتيبات السفر بدقة وباحترام للسرية.
- العمل كنقطة الاتصال الأساسية بين المدير والموظفين والطلاب وأصحاب المصلحة الخارجيين.
- إعداد، proofreading، وإدارة المراسلات والتقارير والعروض التقديمية.
- تنسيق الاجتماعات، بما في ذلك إعداد الأجندة وتدوين المحاضر والمتابعة بشأن بنود العمل.
- التعامل مع المعلومات الحساسة بأقصى درجات الحذر والاحترافية.
- المساعدة في تنظيم فعاليات المدرسة والمشروعات الخاصة حسب الحاجة.
- التواصل مع الأقسام الداخلية والشركاء الخارجيين لتسهيل التواصل وتدفق العمل بسلاسة.
- شهادة البكالوريوس أو خبرة معادلة، ويفضل في التربية أو إدارة الأعمال.
- الحد الأدنى 5 سنوات خبرة كمساعدة شخصية تدعم القيادة العليا، ويفضل في قطاع التعليم.
- مهارات تنظيمية استثنائية وتعدد مهام مع عين دقيقة للتفاصيل.
- مهارات اتصال مكتوبة وشفوية ممتازة بالإنجليزية والعربية.
- الكفاءة في مجموعة أدوات MS Office وبرامج إدارة المكاتب الشائعة.
- القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق في بيئة سريعة الإيقاع.
- مستوى عالٍ من النزاهة والكياسة والاحترافية في التعامل مع المعلومات الحساسة.
- المرونة للتكيف مع الأولويات المتغيرة والالتزام بالمواعيد النهائية الضيقة.
- الخبرة السابقة في مدرسة دولية أو بيئة تعليمية تعتبر ميزة