وصف الوظيفة
الأدوار والمسؤوليات
1. الاستقبال وخدمة العملاء
الترحيب بالضيوف: استقبال الزوار، تقديم المشروبات، والتأكد من توصيلهم بالموظف الصحيح.
إدارة الهاتف والبريد: الرد على الاتصالات، فرزها، وتوجيهها. استلام البريد والطرود وتوزيعها.
الاستفسارات: الرد على الأسئلة العامة من الجمهور أو العملاء حضورياً، عبر الهاتف، أو البريد الإلكتروني.
2. الدعم الإداري
إدارة الجدول الزمني: جدولة الاجتماعات، إدارة حجوزات القاعة، وتنسيق المواعيد.
المهام الكتابية والإدارية: معالجة إدخال البيانات، حفظ الملفات، التصوير، المسح الضوئي، وإرسال الفاكس.
تنسيق السفر: مساعدة الموظفين في ترتيبات السفر، حجز الفنادق، وإعداد قسائم المصاريف
3. إدارة المكاتب والمرافق
اللوازم المكتبية والإمدادات: متابعة مستويات المخزون، أمر اللوازم المكتبية اللازمة، وإعادة التخزين.
البيئة: الحفاظ على مظهر نظيف ومرتب ومهني في منطقة الاستقبال والمناطق المشتركة.
التنسيق مع البائعين وتقنية المعلومات: جهة الاتصال لمسائل صيانة المكتب أو إدارة المبنى
ملف المرشح المطلوب
مظهر لائق ومرتب مع مظهر مصقول.
مهارات تواصل شفهية وكتابية ممتازة بالإنجليزية.
شخصية ودودة وواثقة وترحبية مع مهارات تواصل بين شخصية قوية.
خبرة سابقة كموظف استقبال، مسؤول مكتب أمامي، مسؤول علاقات النزلاء، أو مدير خدمة عملاء.
توجه قوي لخدمة العملاء مع القدرة على ترك انطباع أول إيجابي للزوار والعملاء.