وصف الوظيفة

الأدوار والمسؤوليات

المسمى الوظيفي: موظف استقبال ومدير إداري
الموقع: دبي، الإمارات العربية المتحدة

المسؤوليات الرئيسية

• استقبال العملاء والزوار والضيوف بشكل مهني ولائق.

• إدارة مكتب الاستقبال والتأكد من أن منطقة الاستقبال نظيفة ومرتبة.

• الرد على المكالمات الواردة وفرزها وتوجيهها بسرعة.

• التعامل مع خدمات البريد والطرود والتوصيل الواردة والصادرة.

• جدولة المواعيد والاجتماعات والحفظ على تقاويم غرف الاجتماعات.

• 维护 سجلات الزوار وحضور الموظفين.

• التنسيق مع اللوازم المكتبية وبضائع المطبخ ومخزون القرطاسية.

• التنسيق مع المورّدين لصيانة المكتب والإصلاح والمتطلبات المتعلقة بالمرافق.

• دعم فريق الموارد البشرية في عملية التعريف بالموظفين والتوثيق وصيانة السجلات.

• تحضير المراسلات والتقارير والوثائق الإدارية الأخرى.

• الحفاظ على أنظمة الملفات الورقية والإلكترونية مع ضمان سرية الوثائق.

• التنسيق مع الأقسام الداخلية لضمان سير عمليات المكتب اليومية بسلاسة.

• توفير الدعم الإداري للإدارة وأداء مهام أخرى حسب التعيين.

المؤهلات المفضلة

• درجة البكالوريوس أو ما يعادلها.

• 2–5 سنوات خبرة كمشرف استقبال أو مدير إداري.

• مهارات تواصل شفوية وكتابية ممتازة باللغة الإنجليزية.

• إتقان Microsoft Office (Word وExcel وOutlook وPowerPoint).

• قدرات تنظيمية عالية وتعدد المهام.

• مظهر مهني واتباع نهج يركز على العملاء.

• سابقة خبرة في الإمارات تعتبر ميزة إضافية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

الحد الأدنى سنتان من الخبرة في مجال الاستقبال والإدارة في صناعة الرعاية الصحية أو العافية أو الصيدلة مطلوبة.

مهارات استثنائية في التواصل الشفهي والكتابي للعروض التقديمية والتفاوض.

تركيز قوي ومبادرة في تحقيق وتجاوز الأهداف.

القدرة على بناء علاقة وثيقة مع العملاء وكسب الثقة وعلاقات طويلة الأمد.