وظائف مدير مكتب

الغرض من الوظيفة: تعمل شركة مدن العقارية عبر محفظة متنوعة من الأصول ذات التوجه التجاري والوظائف التمكينية المركزية، بما في ذلك الموارد البشرية والمالية والمشتريات وتكنولوجيا المعلومات والشؤون القانونية. يتطلب تقديم القيمة في هذه البيئة خيارات استراتيجية واضحة، وحوكمة استثمارية منضبطة، وتنفيذاً منسقاً عبر الحدود التنظيمية. يقود فريق التميز التشغيلي التحول المؤسسي، والتحسين المستمر، والتميز في الأعمال، والجودة والصحة والسلامة والبيئة (QHSE)، والحوكمة البيئية والاجتماعية وحوكمة الشركات (ESG)، والامتثال التنظيمي، والمخاطر المؤسسية، والتغيير المعتمد على التكنولوجيا، مما يترجم الأولويات المؤسسية إلى نتائج أعمال ملموسة. الدور: يعتبر مدير مكتب إدارة المشاريع (PMO) دوراً قيادياً استراتيجياً مسؤولاً عن تشكيل اتجاه المنتجات والمبادرات، وقيادة مكتب إدارة المشاريع المؤسسي، ودمج إدارة المخاطر المؤسسية عبر التخطيط الاستراتيجي والتنفيذ. يترجم هذا الدور الأولويات المؤسسية إلى محافظ خاضعة للحوكمة وخطط عمل قابلة للاستثمار، ويقود عمليات التسليم المعقدة عبر الوظائف من مرحلة الاكتشاف وحتى التنفيذ والاعتماد وتحقيق الفوائد. يعمل هذا الدور باستقلالية كبيرة، ويمثل محرك الحوكمة والضمان والتنفيذ الذي يحول الاستراتيجية إلى نتائج ملموسة، حيث يقدم المشورة للرعاة، ويتحدى الافتراضات، ويحل الأولويات المتعارضة، ويخلق التوافق عبر الأصول والوظائف المؤسسية وفرق التكنولوجيا والشركاء الخارجيين. وهو مسؤول عن التسليم ضمن النطاق والوقت والميزانية، وضمان النتائج الاستراتيجية والتشغيلية والمالية ونتائج العملاء القابلة للقياس. المسؤوليات الرئيسية: امتلاك استراتيجية المنتج وخارطة الطريق: تحديد رؤى المنتجات وخطط العمل متعددة السنوات؛ وقيادة الاكتشاف المنظم للتحقق من الاحتياجات؛ وتطوير وتحدي دراسات الجدوى وخيارات الاستثمار؛ والحفاظ على خرائط طريق وقوائم أعمال شفافة ومبنية على القيمة. قيادة أصحاب المصلحة التنفيذيين والحوكمة: بناء علاقات موثوقة مع المديرين التنفيذيين والرعاة؛ وقيادة لجان التوجيه ومراجعات الحوكمة؛ والتعامل مع الغموض وحل النزاعات؛ وتحديد حقوق القرار بوضوح ومحاسبة أصحاب المصلحة على التزاماتهم. تسليم المشاريع من البداية إلى النهاية: قيادة المبادرات الاستراتيجية والرقمية والتشغيلية والرأسمالية المعقدة من التحريك وحتى التسليم والاعتماد؛ واختيار نهج التسليم المناسب (Agile، الهجين، Waterfall، Kaizen، DMAIC)؛ وترجمة الأهداف إلى متطلبات وأساسيات نطاق العمل؛ وحوكمة المعالم والتبعيات والمخاطر ومراقبة التغيير. إدارة المحفظة والتجارة والموارد: إدارة التبعيات المتبادلة والتسلسل عبر المنتجات والمشاريع؛ وامتلاك تخطيط الميزانية، والتحكم في النفقات الرأسمالية/التشغيلية (CAPEX/OPEX) وإدارة التباين؛ وتوقع القدرات واحتياجات الموارد؛ وإدارة البائعين والاستشاريين وفقاً للنتائج واتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs). مكتب إدارة المشاريع المؤسسي وأداء المحفظة والضمان: قيادة وتطوير مكتب إدارة المشاريع المؤسسي كدالة مركزية للحوكمة والضمان؛ والحفاظ على رؤية للمحفظة على مستوى المؤسسة؛ وتحديد مؤشرات الأداء الرئيسية ومقاييس الفوائد؛ واستخدام بيانات التسليم لتوقع المخاطر ودفع إجراءات التعافي؛ وتزويد التنفيذيين برؤية واحدة وموثوقة لصحة المحفظة. إدارة المخاطر المؤسسية: تطوير وصيانة إطار عمل المخاطر المؤسسية، والشهية للمخاطر، وعتبات التصعيد؛ وتيسير تقييمات المخاطر والحفاظ على سجل المخاطر المؤسسي؛ ودمج رؤى المخاطر في القرارات الاستراتيجية والاستثمارية مع التقارير التنفيذية. الاعتماد وتحقيق الفوائد وبناء القدرات: الشراكة مع أصحاب الأعمال في التغيير والجاهزية والتدريب؛ وتأسيس خطوط أساس للفوائد وتتبع القيمة المحققة؛ وقيادة مراجعات ما بعد التنفيذ؛ وتوجيه مديري المشاريع وأصحاب المنتجات لبناء قدرات التسليم المؤسسي. المؤهلات: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الهندسة، أو إدارة المشاريع، أو تكنولوجيا المعلومات، أو علوم الحاسوب، أو علوم البيانات، أو تحليلات الأعمال، أو مجال ذي صلة؛ ويفضل درجة الماجستير. يفضل بشدة الحصول على شهادة PMP، أو PRINCE2 Practitioner، أو MSP؛ وتعتبر شهادة Agile/Scrum (CSPO، CSM، PMI-ACP) مرغوبة؛ كما تعد شهادة Lean Six Sigma Green/Black Belt وشهادة في المخاطر (RIMS CRMP، IRM، ISO 31000) ميزة إضافية. الخبرة والكفاءات: 8-12 عاماً من الخبرة المتدرجة في إدارة المنتجات، أو تسليم المشاريع/البرامج، أو مكتب إدارة المشاريع المؤسسي، أو تنفيذ الاستراتيجية، أو التحول. خبرة كبيرة في إنشاء أو تطوير مكتب إدارة مشاريع على مستوى المؤسسة، بما في ذلك الاستيعاب، وتحديد الأولويات، والحوكمة، وإدارة الفوائد. خبرة مثبتة في إدارة المخاطر المؤسسية، بما في ذلك أطر عمل المخاطر، والإشراف على سجل المخاطر، والتقارير التنفيذية. تسليم مثبت لمبادرات بملايين الدراهم في بيئة مصفوفية؛ وتعتبر الخبرة في العقارات، أو إدارة الأصول، أو البنية التحتية مرغوبة بشدة. تأثير تنفيذي قوي وقيادة مصفوفية عبر الموارد البشرية، والمالية، والمشتريات، وتكنولوجيا المعلومات، والشؤون القانونية، وأصول الأعمال دون سلطة مباشرة؛ وفطنة تجارية وقيادة التغيير. مهارة في رؤية المنتج، والاكتشاف، وخارطة الطريق، وحوكمة قوائم الأعمال؛ وتسليم متقدم بنهج Agile/هجين/Waterfall؛ وحكم تحليلي قوي باستخدام أدوات PPM وBI (MS Project، Primavera P6، Planview، Smartsheet، Jira، Azure Dev Ops، Power BI). تفكير استراتيجي، وتواصل تنفيذي، وحكم سليم في ظل عدم اليقين، والمساءلة والمرونة، وأسلوب قيادي توجيهي يركز على النتائج.

Talent Acquisition & People Happiness / Office Manager owns end-to-end recruitment for the entire group, ensuring every company under the group is staffed with the right people at the right time. Alongside recruitment, the role is responsible for people happiness — building a positive, engaged workplace culture — and for the day-to-day management of the office, making sure the work environment runs smoothly for everyone in it. <br>Note: Previous experience working in a recruitment agency is highly preferred. <br>Key Responsibilities1. Group Recruitment Own the end-to-end recruitment cycle for all companies within the group from job requisition through to offer and onboarding. Source candidates through job portals, building a strong pipeline for current and future group hiring needs. Screen CVs, conduct initial interviews, and coordinate technical/final interviews. Prepare and negotiate job offers, and coordinate offer letters and employment contracts with HR. Track recruitment metrics (time-to-hire, cost-per-hire, pipeline health) and report on group-wide hiring status. Ensure all recruitment activity complies with UAE labour law and internal hiring policies.2. People Happiness & Employee Experience Design and run employee engagement initiatives events, celebrations, and recognition programs across the group. Plan and coordinate celebrations for occasions such as Eid, National Day, and other cultural and company milestones. Run employee satisfaction surveys and pulse checks, and follow up with initiatives that respond to the feedback. Recognize employee achievements and milestones, including birthdays and work anniversaries. Act as a point of contact for employee questions and concerns, escalating to the HR Manager where needed. Design a welcoming onboarding experience for new joiners across the group, including welcome kits and induction sessions. Champion a positive, inclusive workplace culture across all group offices.3. Office Management Oversee day-to-day office operations, ensuring the workplace is well-maintained, organized, and fully functional. Manage office supplies, equipment, and inventory, and coordinate with vendors and suppliers for procurement and maintenance. Coordinate meeting rooms, office events, and logistics for internal and external visitors. Support health & safety standards and general upkeep of the office environment. Manage the office administration budget and track related expenses. Provide administrative support to management and staff as needed. Requirements & Qualifications Bachelor's degree in Human Resources, Business Administration, or a related field. Previous experience in recruitment agency is highly preferred.5+ years of experience in recruitment, HR, ideally spanning multiple companies or business units. Experience managing full-cycle recruitment, from sourcing through to onboarding. Prior experience with employee engagement, events, or people/culture initiatives is a strong advantage. Familiarity with UAE labour law and visa/hiring processes. Proficiency in MS Office and job portals/ATS platforms. Fluent in English and Arabic is advantage. Skills & Competencies Strong interpersonal and communication skills, with a natural ability to build relationships across all levels. Highly organized, with the ability to manage recruitment, people initiatives, and office operations in parallel. Proactive and creative, especially in designing engagement and culture-building activities. Discreet and dependable when handling sensitive employee matters. Comfortable working across multiple companies/entities and coordinating with different stakeholders.

<h2 class="h5">الوصف الوظيفي</h2> <div class="t-break" data-jb-field="description"> <p><strong>حول بنك الإمارات دبي الوطني</strong></p><br><p>يُعد بنك الإمارات دبي الوطني رائدًا في الأسواق عبر منطقة MENAT (الشرق الأوسط وشمال أفريقيا وتركيا) بحضور في 13 دولة وخدمة أكثر من 9 ملايين عميل. بنك الإمارات دبي الوطني هو العلامة التجارية الرائدة في الخدمات المالية في الإمارات العربية المتحدة بقيمة علامة تجارية تقارب 4 مليارات دولار. نخدم عملاءنا ونساعدهم في تحقيق أهدافهم المالية من خلال مجموعة من منتجات وخدمات المصرفية بما في ذلك المصرفية للأفراد، المصرفية للشركات والمؤسسية، المصرفية الإسلامية، المصرفية الاستثمارية، المصرفية الخاصة، إدارة الأصول، الأسواق العالمية والخزينة، وعمليات الوساطة. نحن مشارك رئيسي في صناعة الخدمات المصرفية الرقمية العالمية، حيث يتم إجراء 97% من جميع المعاملات والطلبات المالية خارج فروعنا. كما ندير Liv، البنك الرقمي المتخصص بنمط الحياة من بنك الإمارات دبي الوطني. مع أكثر من نصف مليون مستخدم، يظل أسرع بنك رقمي نموًا في المنطقة.</p><br><p><strong>نظرة عامة على الوظيفة:</strong></p><br><p>كمدير - المكتب الأوسط في بنك الإمارات دبي الوطني، دورك هو الإشراف على وظائف حوكمة الاستثمار عبر إدارة الأصول المجموعة. يركز الدور على الحد من المخاطر التشغيلية، الحفاظ على سلامة البيانات، ومراقبة اتخاذ القرار الاستثماري من خلال تقارير دقيقة وفي الوقت المناسب. كما يدفع المنظور تحسينات العمليات، الأتمتة، والمبادرات الاستراتيجية لتعزيز المرونة التشغيلية.</p><br><p><strong>المسؤوليات الأساسية:&nbsp;</strong></p><br><ul><li><p>المدير، المكتب الأوسط مسؤول عن إطار حوكمة الاستثمار عبر جميع الصناديق والتفويضات.</p><br></li><li><p>الحفاظ على ومراقبة مبادئ الاستثمار بما يتوافق مع النشرات التعريفية والاتفاقيات الموقعة.&nbsp;</p><br></li><li><p>مراجعة والتقرير عن تنفيذ التداول بما يتوافق مع التنفيذ الأفضل وسياسة تركيز الوسطاء</p><br></li><li><p>التقرير عن الاختراقات النشطة والسلبية للجنة حوكمة الاستثمار</p><br></li><li><p>إجراء فحوصات فروق صافي قيمة الأصول يوميًا&nbsp;</p><br></li><li><p>التقرير عن TER الشهرية إلى قسم المالية&nbsp;</p><br></li><li><p>التعامل مع التدقيق الناشئ في إجراءات إدراج وتقييم الشركاء الجدد ومراجعات دورية مستمرة.</p><br></li><li><p>التأكد من تحديث إجراءات التشغيل القياسية وتوقيعها من قبل</p><br></li><li><p>التأكد من إكمال عمليات الخصومات وTrail بشكل دوري&nbsp;</p><br></li><li><p>الدعم للأعمال أو المشاريع الجديدة.&nbsp;</p><br></li></ul><p><strong>المهارات والخبرة:&nbsp;</strong></p><br><ul><li><p>ماجستير إدارة الأعمال/دبلوم عالي مع خلفية مالية</p><br></li><li><p>شهادة CISI IOC مفضلة&nbsp;</p><br></li><li><p>أكثر من 5 سنوات خبرة بنكية في دور عمليات الاستثمار أو وظيفة مشابهة</p><br></li><li><p>فهم قوي لأدوات سوق رأس المال</p><br></li><li><p>معرفة بوظائف إدارة الأصول مع خبرة محددة في المكتب الأوسط</p><br></li><li><p>إتقان MS Excel وMS Word وMS Power Point.&nbsp;</p><br></li></ul><p><strong>لم يسبق أن كان هناك وقت أفضل للانضمام إلى بنك الإمارات دبي الوطني.&nbsp;</strong></p><br><p>نحن من أكثر العلامات التجارية تميّزًا في المنطقة. نحن رواد في الابتكار المصرفي. نحن ننمو عبر كل من الإمارات ومكاتبنا العالمية. نقدم مجموعة كبيرة من فرص التطوير المهني لتسريع مسيرتك المهنية. كما من البديهي أننا نقدم مكافآت وفوائد ومزايا تنافسية للغاية أيضًا، مثل سياسات العمل المرن التي تسمح بالعمل من المنزل عندما يكون ذلك مناسبًا.</p><br><p>في ENBD، نشجع المرشحين المهتمين على مراجعة المسؤوليات الأساسية والمؤهلات لكل دور والتقديم للوظائف التي تتناسب مع مهاراتهم وقدراتهم.&nbsp;</p><br><br>    </div>

<h2 class="h5">وصف الوظيفة</h2> <div class="t-break" data-jb-field="description"> <ul><li>وضع الخطة الاستراتيجية لمكتب التدقيق الداخلي وضمان التوافق مع أهداف المؤسسة الاستراتيجية.</li><li>تطوير وتنفيذ خطط التدقيق التشغيلية والسنوية لمكتب التدقيق الداخلي.</li><li>قيادة تقييم مخاطر المؤسسة السنوي وتقييم فعالية الرقابة الداخلية على المخاطر الاستراتيجية والمالية والعملية.</li><li>تحديد نطاق ارتباطات التدقيق الداخلي وتحديد الخطة التدقيقية السنوية.</li><li>ضمان الامتثال لمبادئ الحوكمة ومتطلبات الرقابة الداخلية والسياسات واللوائح المعمول بها.</li><li>الإشراف على جميع أنشطة التدقيق الداخلي، بما في ذلك التدقيقات التشغيلية والمالية والامتثال وتكنولوجيا المعلومات (IT والحوكمة والتحقيق الإداري)، وفقاً للمعايير المهنية.</li><li>مراقبة دورة التدقيق الداخلي الكاملة، بما في ذلك إدارة المخاطر وتقييم فعالية الرقابة الداخلية.</li><li>مراجعة وتقييم كفاية وفاعلية السياسات والإجراءات والأنظمة الداخلية، والتوصية بتحسينات لتعزيز الأداء التنظيمي.</li><li>تقييم ممارسات الحوكمة والضوابط المالية والإدارية، وتقييم كفاءة وفاعلية والامتثال لعمليات المؤسسة.</li><li>إجراء تدقيقات تشغيلية دورية لتحسين كفاءة وفاعلية وحدات المؤسسة وعمليات الأعمال.</li><li>تحديد المناطق التي تتطلب مراجعة التدقيق وتوصية الإجراءات التصحيحية وتحسينات التشغيل وتقديم التوصيات إلى المدير.</li><li>الإشراف على إعداد برامج التدقيق والأوراق العمل، ومراجعة واعتماد تقارير التدقيق، والتأكد من دعم النتائج بأدلة تدقيقية كافية وملائمة.</li><li>إعداد وتقديم تقارير التدقيق الدورية إلى المدير عن نتائج التدقيق، ومخاطر المؤسسة، وفعالية الرقابات الداخلية، وحالة تنفيذ توصيات التدقيق.</li><li>مراقبة تطبيق التوصيات والإجراءات التصحيحية الناتجة عن ارتباطات التدقيق الداخلي والخارجي والابلاغ عن التقدم المحرز.</li><li>تقديم خدمات استشارية للإدارة العليا ووحدات التنظيم حول الحوكمة وإدارة المخاطر والضوابط الداخلية وتحسين العمليات مع الحفاظ على استقلالية وموضوعية وظيفة التدقيق الداخلي.</li><li>قيادة المبادرات لتعزيز إطار الحوكمة في المؤسسة وترويج ثقافة الامتثال والمساءلة وإدارة المخاطر.</li><li>تطوير وتحديث سياسات الإجراءات manuals والمنهجيات الخاصة بالتدقيق الداخلي بما يتماشى مع التشريعات المعمول بها والمعايير المهنية وأفضل الممارسات.</li><li>تنفيذ وصيانة برنامج ضمان الجودة والتحسين في التدقيق الداخلي (QAIP) وتعزيز التحسين المستمر.</li><li>الإشراف على إدارة واحتفاظ ملفات وقيود التدقيق، وضمان السرية وحماية وثائق التدقيق بشكل مناسب.</li><li>التنسيق مع الجهات الخارجية الرقابية والتنظيمية، ومراجعة تقاريرهم، والإشراف على إعداد ردود الإدارة وخطط الإجراءات التصحيحية، وتمثيل المؤسسة في الاجتماعات واللجان المعنية.</li><li>الإشراف على إعداد تحليلات المخاطر وتقييمات الاتجاهات التشغيلية وتقارير الرقابة الداخلية لدعم اتخاذ القرار المستنير.</li><li>قيادة وتطوير فريق مكتب التدقيق الداخلي من خلال توزيع المسؤوليات، وإدارة الأداء، وتحديد احتياجات التدريب، وتعزيز الالتزام بالأخلاقيات المهنية ومعايير التدقيق.</li><li>تشجيع استخدام التقنيات الحديثة وتحليلات البيانات لتحسين جودة وفاعلية أنشطة التدقيق الداخلي.</li><li>الحفاظ على استقلالية وموضوعية وظيفة التدقيق الداخلي والإبلاغ عن أي قضايا قد ما تمس استقلاليتها إلى المدير.</li><li>إعداد وإدارة ميزانية مكتب التدقيق الداخلي لضمان الاستخدام الفعال للموارد.</li><li>أداء أي مهام ومسؤوليات أخرى ضمن نطاق مكتب التدقيق الداخلي كما يكلفه المدير.</li></ul> <p><strong>المؤهلات التعليمية:</strong></p><br><ul><li>درجة الدكتوراه أو الماجستير في إدارة الأعمال، المالية، المحاسبة، أو ما يعادلها من تخصص ذي صلة.</li><li>بدلاً من ذلك، درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، المالية، المحاسبة، أو ما يعادلها من تخصص ذي صلة.</li><li>يفضل الحصول على شهادات مهنية في التدقيق مثل <strong>محاسب عام معتمد (CPA)</strong>، <strong>مدقق داخلي معتمد (CIA)</strong>، أو ما يعادلها.</li></ul><p><strong>الخبرة المهنية:</strong></p><br><ul><li><strong>درجة البكالوريوس:</strong> خبرة مهنية ذات صلة لا تقل عن <strong>10 سنوات</strong>.</li><li><strong>درجة الماجستير:</strong> خبرة مهنية ذات صلة لا تقل عن <strong>5 سنوات</strong>.</li><li><strong>درجة الدكتوراه:</strong> خبرة مهنية ذات صلة لا تقل عن <strong>3 سنوات</strong>.</li></ul>

<h2 class="h5">وصف الوظيفة</h2> <div class="t-break" data-jb-field="description"> <p><span>تم تأسيس نيوبرجر في 1939 بهدف واحد: تقديم نتائج استثمارية مقنعة لعملائنا على المدى الطويل. وهذا يظل هدفنا الوحيد اليوم، مدفوعًا بثقافة متجذرة في البحث الأساسي العميق، والسعي وراء فراسة الاستثمار، والابتكار المستمر نيابة عن العملاء، وتسهيل تبادل الأفكار عبر المنظمة.</span></p><br><p><span>كوننا مدير استثمار خاص ومستقل ومملوك للموظفين، فإن نيوبرجر مهيأ هيكليًا لمصلحة عملائنا على المدى الطويل. ليس لدينا جهة أم خارجية أو مساهمون عامون لخدمتهم، ولا خطوط أعمال أخرى تشتت انتباهنا عن مهمتنا الأساسية، ومع استثمار موظفينا وأسرهم بجانب عملائنا - بالإضافة إلى 100% من التعويض النقدي المؤجل للموظفين مرتبط مباشرة باستراتيجيات الفريق والشركة - فنحن حقًا في هذا معًا.</span></p><br><p><span>من مكاتبها في 40 مدينة حول العالم، تدير نيوبرجر مجموعة من استراتيجيات الأسهم والدخل الثابت والأسهم الخاصة وصناديق التحوط نيابة عن المؤسسات والمستشارين والمستثمرين الأفراد حول العالم. مع أكثر من 700 محترف استثمار وأكثر من 2900 موظف إجمالاً، بنت نيوبرجر فريقًا متنوعًا من الأفراد المتحدين في التزامهم بنتائج العملاء وتفوّق الاستثمار. لقد منحتنا ثقافتنا معدلات احتفاظ مميزة بين كبار موظفي الاستثمار لدينا وجلبت لنا إشادات في الشركات المصنفة الأعلى (من بين ما يزيد عن 1000 موظف) في استبيان العمل الأفضل في إدارة الأموال من Pensions & Investments كل عام منذ 2013.</span></p><br><p><span>لمزيد من المعلومات، الرجاء زيارة موقعنا على www.neuberger.com.</span></p><br><p><b><u><span>نظرة عامة على المنصب:&nbsp;</span></u></b></p><br><p><span>نحن نبحث عن منسق إداري محترف ومبادِر ومدير مكتب للانضمام إلى مكتبنا في دبي. ستقدم هذه الشخصية دعمًا تنفيذيًا عالي المستوى للرئيس التنفيذي في الرياض، والمدير العام ومدير التنسيق التنفيذي لمكتب دبي، وتدعم فريق منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا في دبي بشكل أوسع، مع الإشراف على العمليات اليومية الفعالة لمكتب دبي.</span></p><br><p><span>سيكون المرشح الناجح منظمًا للغاية، وقادرًا على إدارة أولويات متعددة في بيئة سريعة الإيقاع. سيكون لديه مهارات تواصل استثنائية، يظهر مبادرة، يمارس حكماً سليماً، ويتعامل مع معلومات حساسة للغاية بسرية. يُفضل وجود خبرة سابقة في دعم كبار المدراء التنفيذيين.</span><br>&nbsp;</p><br><p><b><u><span>المسؤوليات الأساسية:</span></u></b></p><br><ul><li><span>تقديم دعم تنفيذي عالي المستوى للرئيس التنفيذي في الرياض، والمدير العام ومدير التنسيق التنفيذي لمكتب دبي، مع دعم فريق الشرق الأوسط وشمال أفريقيا في دبي أيضًا.</span></li><li><span>الإشراف على عمليات المكتب اليومية في دبي لضمان سير المكتب بكفاءة وبمهنية.</span></li><li><span>العمل كنقطة اتصال رئيسية لمكتب دبي، بالتنسيق مع إدارة المبنى وفرق المرافق ومقدمي الخدمات.</span></li><li><span>العمل closely مع مدير المكتب في المملكة العربية السعودية لتنسيق المبادرات الإقليمية وضمان الاتساق عبر منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا.</span></li><li><span>إدارة جداول زمنية معقدة واجتماعات ومكالمات جماعية ومرئية عبر مناطق زمنية دولية متعددة.</span></li><li><span>تنسيق ترتيبات السفر الدولية والمحلية، بما في ذلك التأشيرات وخطط الرحلة المفصلة والإقامة والتنقل.</span></li><li><span>تنظيم جولات تنفيذية من البداية إلى النهاية، بما في ذلك لوجستيات السفر وتجهيز العروض التقديمية.</span></li><li><span>معالجة النفقات والفواتير من خلال Concur، ضمان الدقة والامتثال والتقديم في الوقت المحدد.</span></li><li><span>تنسيق صيانة المكتب والعلاقات مع الموردين وعقود المكتب.</span></li><li><span>تنسيق طلبات تكنولوجيا المعلومات والتواصل مع فرق التكنولوجيا الداخلية لضمان حل المشكلات بسرعة.</span></li><li><span>الحفاظ على سجلات وقواعد بيانات دقيقة.</span></li><li><span>التعامل مع معلومات عمل عالية السرية والحساسة بتقدير مطلق.</span></li><li><span>تحمل مسؤولية إدارة الوثائق والطباعة والمسح الضوئي والأرشفة والحفاظ على أنظمة ملفات دقيقة.</span></li><li><span>بناء والحفاظ على علاقات عمل قوية مع الفرق الداخلية ومقدمي الخدمات الخارجيين.</span></li><li><span>التنبؤ باحتياجات العمل بشكل استباقي، وتحديد الحلول وإدارة الأولويات المتنافسة لدعم عمليات التنفيذ والمكتب.</span></li><li><span>القيام بمشروعات ومسؤوليات إضافية حسب الحاجة.</span></li></ul><p><b><u>المتطلبات الأساسية / المؤهلات</u></b>: (أساسي ما لم يُذكر خلاف ذلك)</p><br><ul><li>خبرة لا تقل عن 10 سنوات في دعم كبار التنفيذيين ضمن بيئة شركة. يُفضل وجود خبرة سابقة في دعم المدراء التنفيذيين من المستويين الأعلى.</li><li>يفضل شهادة جامعية.</li><li>مهارات متقدمة في Microsoft Office (Outlook وExcel وPowerPoint وWord).</li><li>خبرة في استخدام Concur لإدارة النفقات ومعالجة الفواتير.</li><li>خبرة في استخدام Salesforce أو أنظمة CRM مماثلة.</li><li>مهارات تنظيمية وإدارة وقت ممتازة، والقدرة على إدارة أولويات ومواعيد نهائية متعددة.</li><li>خبرة في تنسيق السفر الدولي والمحلي واللوجستيات التنفيذية.</li><li>مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة؛ العربية مرغوبة.</li><li>مشروع للغاية مع قدرات حل المشكلات الممتازة.</li><li>انتباه قوي للتفاصيل ومهارات تنظيم استثنائية.</li><li>مهنية ومراعية وموثوقة عند التعامل مع معلومات حساسة للغاية.</li><li>نهج إيجابي ومرن وتعاوني مع موقف

<h2 class="h5">وصف الوظيفة</h2> <div class="t-break" data-jb-field="description"> <span><br>ملخص الوظيفة<br>مساعدة الموظفين في تسريع معالجة المدفوعات المشكلة (مثل مشاكل معالجة بطاقات الائتمان). المتابعة مع الضيف بخصوص الرضا عن القضايا المتعلقة بالضيف. معالجة جميع تسجيلات الوصول للضيف بتأكيد الحجوزات، وتعيين الغرفة، وإصدار وتفعيل مفتاح الغرفة. معالجة جميع أنواع الدفع مثل رسوم الغرفة، النقد، الشيكات، الخصم أو الائتمان. إعداد حسابات دقيقة لكل ضيف عند تسجيل الوصول (أي مشاركة مع/غرف منفصلة/ضرائب/إيصالات). توقع حالات البيع الكامل والحصول على بدائل إقامة مُرضية عندما لا تتمكن المنشأة من استيعاب الضيوف بالحجوزات. حجز الغرف في الكمبيوتر وتحديد المتطلبات والطلبات المعينة. الاتصال بالشخص المناسب أو القسم (مثلاً حامل الحقائب، التدبير المنزلي) حسب الضرورة لحل مكالمة الضيف أو طلبه أو مشكلته. التنسيق مع التدبير المنزلي لمتابعة جاهزية الغرف لعملية تسجيل الوصول. مراجعة سجلات المناوبات/دفاتر المذكرة اليومية وتوثيق المعلومات ذات الصلة في دفاتر السجل. عدّ البنك في بداية ونهاية الوردية. تسوية واستبعاد الإيصالات وفقاً لمواصفات المحاسبة.<br>المهارات والمؤهلات المفضلة<br>التعليم: شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.<br>الخبرة العملية ذات الصلة: خبرة عملية لا تقل عن سنة في مجال ذي صلة.<br>الخبرة الإدارية: بلا خبرة إدارية.<br>التراخيص أو الشهادات: لا شيء<br>في Marriott International، نحن ملتزمون بأن نكون صاحب عمل يوفر فرص متكافئة، نرحب بالجميع ونمنح فرصاً متاحة. نحن نشجع بيئة حيث تُقدَّر وتُحتفى بخلفيات موظفينا الفريدة. قوتنا الكبرى تكمن في المزيج الغني من الثقافة والمواهب والتجارب لموظفينا. نحن ملتزمون باللامعنصرية على أي أساس محمي، بما في ذلك الإعاقة، أو حالة المحارب أو أي أساس آخر محمي بموجب القانون المعمول به.<br>مهمة W Hotels هي إشعال الفضول، توسيع العوالم. نحن مكان لتجربة الحياة. نحن هنا لفتح الأبواب وفتح العقول. نحن ملهمون باستمرار من وجوه وتجارب جديدة. روح متحمسة مستعدة لأي شيء ومركزة في جوهرنا وجعلتنا مشهورين بإعادة ابتكار مفاهيم الفخامة حول العالم. Whatever/Whenever هي ثقافتنا وفلسفة خدمتنا التي تجلب شغف ضيوفنا إلى الحياة. إذا كنت أصليًا، مبتكرًا، وتبحث دومًا عن المستقبل لما هو ممكن، مرحبًا بكم في W Hotels. بالانضمام إلى W Hotels، تنضم إلى مجموعة من العلامات التجارية مع Marriott International. كن في المكان الذي يمكنك فيه بذل أفضل ما لديك من عمل، ابدء هدفك، انتمي إلى فريق عالمي رائع، وأصبح أفضل نموذج لك.</span> </div>

تواصل شركة Archirodon، التي اكتسبت سمعتها كمقاول دولي موثوق ومحترم لأكثر من نصف قرن في سوق الهندسة والمشتريات والإنشاءات (EPC)، خلق قيمة لأصحاب المصلحة من خلال تنفيذ مشاريع معقدة في هذا المجال حول العالم، وذلك تقديراً لمعايير أدائها المتفوقة. لدينا سجل متميز في إنجاز مشاريع كبرى في مجالات الطاقة، والبحرية، والبنية التحتية، والدفاع والأمن في جميع أنحاء العالم، ونفخر بتقديم مستوى الموثوقية والثقة الذي يحق للعميل توقعه من مقاول EPC كبير على مر السنين.<br>المسؤوليات الرئيسية:<br>قيادة والإشراف على فريق المكتب الفني، بما في ذلك المهندسين والرسامين ومراقبي الوثائق. مراجعة والتحقق من واعتماد جميع التقديمات الفنية بما في ذلك الرسومات التنفيذية، واعتمادات المواد، وبيانات طرق العمل. التأكد من أن جميع الوثائق والتصاميم الفنية تتوافق مع معايير شركة أدنوك (ADNOC) ولوائح صناعة النفط والغاز. التنسيق مع مديري المشاريع، ومهندسي الموقع، وقسم المشتريات، والاستشاريين لضمان تنفيذ فني سلس. التواصل مع ممثلي أدنوك والاستشاريين والعملاء للحصول على الموافقات الفنية والتوضيحات. مراقبة وإدارة تغييرات التصميم، والتعديلات، والقضايا الفنية لتجنب تأخير المشروع أو تجاوز التكاليف. ضمان التحكم المناسب في الوثائق، وإدارة الإصدارات، وتقديم جميع الوثائق الفنية في الوقت المحدد. تقديم تقارير دورية عن التقدم الفني للإدارة وأصحاب المصلحة في المشروع. دعم المشتريات في اختيار المواد، وضمان توافق جميع المواد مع قوائم الموردين المعتمدة (AVL) ومواصفات أدنوك.<br>المؤهلات المطلوبة:<br>درجة بكالوريوس/ماجستير في التكنولوجيا أو ما يعادلها في أي تخصص. خبرة ذات صلة لا تقل عن 10-15 عاماً في قطاع النفط والغاز، أو مشاريع EPC/EPCM، أو مشاريع البنية التحتية الكبرى، حسب المنصب. يفضل بشدة/يشترط وجود خبرة مثبتة في العمل على مشاريع أدنوك في دولة الإمارات العربية المتحدة. معرفة قوية بمعايير أدنوك، ومواصفاتها، ومتطلبات الصحة والسلامة والبيئة (HSE)، وإجراءات المشروع، وممارسات العمل. تعتبر الخبرة السابقة مع شركات مجموعة أدنوك، مثل أدنوك البرية، أدنوك البحرية، أدنوك للغاز، أدنوك للغاز الطبيعي المسال، أدنوك للحفر، أو كيانات أدنوك ذات الصلة، ميزة قوية. خبرة في مشاريع EPC، ويفضل أن تكون مرتبطة بمرافق النفط والغاز واسعة النطاق، والمرافق البحرية/البرية، وخطوط الأنابيب، والمحطات، أو البنية التحتية المرتبطة بها. الإلمام بالمتطلبات القانونية في دولة الإمارات العربية المتحدة، وموافقات السلطات، واللوائح المحلية ذات الصلة بأنشطة إنشاءات النفط والغاز. القدرة المثبتة على العمل في بيئة مشروع متعددة الثقافات وعالية الضغط والتنسيق بفعالية مع العميل والاستشاري والمقاولين والمقاولين من الباطن. فهم قوي لتخطيط الإنشاءات، والتنفيذ، ومراقبة الجودة، وHSE، وجداول المشاريع ذات الصلة بالمنصب. مهارات ممتازة في التواصل والتنسيق وحل المشكلات. خبرة سابقة في مشاريع الإمارات/دول مجلس التعاون الخليجي إلزامية أو مفضلة بشدة، حسب الأقدمية في المنصب. ستكون القدرة على الانضمام للمشروع في غضون فترة إشعار قصيرة ميزة إضافية. إتقان ممتاز (كتابة وتحدثاً) للغة الإنجليزية.<br>ماذا سنقدم لك:<br>حزمة رواتب ومزايا للمغتربين، ولكن المتعة الحقيقية تأتي من كونك عضواً في فرق ذكية وشغوفة، داخل مجموعة EPC دولية رائدة في مهمة ذات قيمة. نحن ننشئ مشاريع إنشائية ضخمة - حرفياً حول العالم - ذات تأثير هادف على المجتمعات المحلية لسنوات قادمة. في Archirodon، ستجد ثقافة فخورة ومنتجة وتتمحور حول الإنسان، تهتم بأفرادنا وتعمل على تطويرهم! يرجى ملاحظة أنه سيتم التواصل معك فقط في حال تم اختيارك للمقابلة. في غضون ذلك، لا تتردد في البقاء على تواصل ومراقبة وظائفنا الشاغرة وصفحتنا على LinkedIn! كن مطمئناً أن طلبك سيعامل بسرية تامة ووفقاً لجميع لوائح خصوصية البيانات المعمول بها. اعتماداً على طبيعة المنصب ومستوى مخاطر الامتثال المرتبط به، قد يتم إجراء فحص خلفية لملفك الشخصي.

<h2 class="h5">وصف الوظيفة</h2> <div class="t-break" data-jb-field="description"> <p><b>حول Four Seasons:</b></p><br><br><p>تعمل Four Seasons بفضل فريقنا من الناس. نحن جماعة من الأفراد الذين يتوقون لأن يصبحوا أفضل، وأن ندفع أنفسنا إلى آفاق جديدة وأن نتعامل مع بعضنا البعض كما نود أن نعامل في المقابل. يخلق أعضاء فريقنا حول العالم تجارب مدهشة لضيوفنا وسكاننا وشركائنا من خلال الالتزام بالفخامة بروح صادقة. نعلم أن أفضل طريقة لتمكين موظفينا من تقديم هذه التجارب الاستثنائية للضيوف هي من خلال تجربة موظف عالمية المستوى وثقافة شركة مميزة. <br> في Four Seasons، نؤمن بالاعتراف بوجه مألوف، وترحيب بوجه جديد ومعاملة كل من نلتقي بهم كما نود أن يعاملنا الآخرون. سواء كنت تعمل معنا، تقيم معنا، تعيش معنا أو تكتشف معنا، نؤمن بأن هدفنا هو خلق انطباعات ستبقى معك مدى الحياة. يأتي ذلك من اعتقادنا بأن الحياة أغنى عندما نتواصل بصدق مع الناس والعالم من حولنا.</p><br><br><br><br><p><b>حول الموقع:</b></p><br><br>في مركز دبي المالي العالمي المرموق، Four Seasons Hotel DIFC هو ملاذ على طراز بوتيك – مثالي لرحلات العمل والهروب الحضري. أنيق ومزود بالفن، يضم هذا العنوان الحميم 106 إقامة فقط، بما في ذلك 28 جناحاً. مع موقعه الأيقوني ونهجه الجديد نحو الفخامة وخدمة مخصصة أسطورية، من المؤكد أن Four Seasons ستتفوق على التوقعات العالية في سوق دبي التنافسي للغاية. سيُعرض على المرشحين الناجحين في Four Seasons فرصة لا تُنسى غنية بالنمو الشخصي والمهني.<br><br>إعلان داخلي للوظيفة<br><p><b>ما ستقوم به</b></p><br><br><ul><li><p>إدارة الأنشطة في المكتب الأمامي، والتأكد من التواصل والمتابعة مع وردية النهار بشأن أي مشاكل أو طلبات ضيف أو متطلبات خاصة.</p><br><br></li><li><p>حل شكاوى العملاء من جميع مناطق الفندق، والتعامل مع جميع التفاعلات مع الضيوف بأقصى مستوى من الضيافة والاحتراف، وتلبية الطلبات الخاصة عندما يكون ذلك ممكنًا؛ ومساعدة العملاء في جميع الاستفسارات المتعلقة بخدمات الفندق، وساعات العمل، وأهم موظفي الفندق، والفعاليات داخل الفندق، والاتجاهات، إلخ.</p><br><br></li><li><p>الاستجابة لجميع طلبات الضيوف بدقة وفي الوقت المناسب. سيكون التفاعل مع الضيف شخصيًا وبالهاتف.</p><br><br></li><li><p>مراجعة الوصول المتأخر، والوصول المبكر في اليوم التالي والمغادرات لتخطيط أنشطة اليوم التالي. تنسيق الوصول والمغادرات والمتطلبات الفوترية. حجز الغرف للوصول والتأكد من حل أي تناقضات. مراجعة الوصول اليومي لضمان التعامل الصحيح مع ضيوف الاهتمام الخاص، والضيوف العائدين، والمجموعات.</p><br><br></li><li><p>اتخاذ إجراءات في جميع المسائل المتعلقة بالسلامة والأمن ورضا ورفاهية ضيوف الفندق وموظفيه دون الحاجة لتوجيه خاص. الرد بسرعة وبفعالية في أي طارئ فندقي أو حالة سلامة.</p><br><br></li><li><p>فحص مرافق الموظفين مثل غرف الخزانة وغرفة الطعام للموظفين لضمان أنها تعمل وفق معايير Four Seasons. الإبلاغ إلى الموارد البشرية عندما لا تكون كذلك. يعمل كحلقة وصل لفترة النوبة الليلية مع الموارد البشرية.</p><br><br></li><li><p>العمل بشكل وثيق مع موظفي الأجراس لضمان إدارة ناعمة لأمتعة الضيوف والتسليمات والطلبات الخاصة.</p><br><br></li><li><p>العمل بشكل وثيق مع موظفي الأمن للتعامل مع أي حالة طارئة أو مخاوف تتعلق بالسلامة.</p><br><br></li></ul><br><p><b>ما ستقدمه</b></p><br><br><ul><li><p>خبرة لا تقل عن سنة في وظيفة مشابهة. الخبرة في دبي تعتبر ميزة إضافية.</p><br><br></li><li><p>يجيد الكمبيوتر ولديه معرفة عملية بـ Opera و HotSos.</p><br><br></li><li><p>يمتلك فطنة تجارية ومهارات علاقات عامة جيدة مع النزلاء وبريق شخصي.</p><br><br></li></ul><p> <br><b>ما نقدمه لك:</b></p><br><br><ul><li><p>تصريح العمل</p><br><br></li><li><p>راتب منافس خالٍ من الضرائب</p><br><br></li><li><p>خطة حوافز سنوية</p><br><br></li><li><p>بدل سكن</p><br><br></li><li><p>تأمين صحي وحياة</p><br><br></li><li><p>إجازة سنوية مدفوعة الأجر</p><br><br></li><li><p>بدل رعاية طيران سنوي إلى بلدك</p><br><br></li><li><p>مقدم نهاية الخدمة</p><br><br></li><li><p>برامج التعلم والتطوير</p><br><br></li><li><p>فرص وظيفية ونقل دولي</p><br><br></li><li><p>وغيرها...</p><br><br></li></ul><br><br><br><br><br><br>

<p>تجري شركة راسخة التوظيف بمنسقة مكتب منظمة ومسؤولة لتنسيق أنشطة المكتب اليومية، دعم الموظفين والإدارة، الحفاظ على السجلات، وضمان سير العمل المكتبي بسلاسة. الدور عادة ما ينطوي على تنسيق الجداول، الاتصالات، الإمدادات، الزوار، الوثائق، والبائعين.</p> <p>المسؤوليات<br /> تنسيق عمليات المكتب اليومية والأنشطة الإدارية.<br /> الرد على المكالمات الهاتفية، والبريد الإلكتروني، والاستفسارات العامة للمكتب.<br /> استقبال الزوار وتوجيههم إلى القسم المناسب.<br /> تنسيق الاجتماعات والمواعيد وجداول المكتب.<br /> الحفاظ على ملفات المكتب والسجلات والوثائق والمراسلات.<br /> مراقبة مستلزمات المكتب وتنسيق إعادة التزويد في الوقت المناسب.<br /> التنسيق مع الموردين، شركات التوصيل، إدارة المبنى، ومقدمي الخدمات.<br /> التعامل مع البريد الوارد والصادر، الطرود، والوثائق.<br /> المساعدة في صيانة المكتب والمتطلبات المتعلقة بالمعدات.<br /> إعداد تقارير أساسية، رسائل، ووثائق إدارية.<br /> دعم الإدارة والموظفين بمتطلبات إدارية يومية.<br /> الحفاظ على سجلات دقيقة لمصاريف ومشتريات المكتب.<br /> ضمان بقاء المكتب منظمًا ويعمل بشكل فعال.<br /> التعامل مع المعلومات الحساسة بمسؤولية.<br /> أداء واجبات إدارية أخرى يحددها الإدارة.</p> <p>المتطلبات<br /> خبرة سابقة كمنسقة مكتب، مديرة مكتب، أو دور مماثل.<br /> معرفة جيدة بـ MS Office، خاصة Word وExcel.<br /> مهارات اتصال وتنظيم ممتازة.<br /> قدرات متعددة المهام وإدارة الوقت قوية.<br /> دقة في التفاصيل ومهارات حل المشكلات.<br /> آداب الهاتف والبريد الإلكتروني المهنية.<br /> القدرة على التنسيق مع أقسام مختلفة وأطراف خارجية.<br /> موثوقة ودقيقة ومنظمة جيدًا.<br /> خبرة الإمارات العربية المتحدة تعتبر ميزة.</p> <p>أرسل السيرة الذاتية: hr.globale@gmail.com<br /> واتساب: +971 52 557 7101</p> <p>يمكن للمرشحين المهتمين إرسال سيرهم الذاتية المحدثة للنظر فيها.</p>

<h2 class="h5">وصف الوظيفة</h2> <div class="t-break" data-jb-field="description"> <span><br>الملخص الوظيفي<br>معالجة إجراءات تسجيل وصول الضيوف كِيانياً، التحقق من هوية الضيف، طريقة الدفع، تعيين الغرفة، وتفعيل/إصدار مفتاح الغرفة. إعداد حسابات دقيقة لكل ضيف وفقًا لمتطلباتهم. إدخال معلومات Marriott Rewards. التأكد من تطابق الأسعار مع رموز السوق، توثيق الاستثناءات. تأمين الدفع قبل إصدار مفتاح الغرفة، التحقق/تعديل الفوترة. تجميع ومراجعة تقارير يومية/سجلات/قوائم الطوارئ. إكمال تقارير النقدية والإغلاق. تزويد الضيوف بالتوجيهات ومعلومات الملكية. تلبية طلبات الضيوف، والاتصال بالموظفين المناسبين عند الضرورة. المتابعة للتأكد من تلبية الطلبات. معالجة جميع أنواع المدفوعات، القسائم، السحوبات المدفوعة، والرسوم. توازن وإسقاط الإيصالات. عدّ وتأمين البنك في بداية ونهاية الوردية. الحصول على تفويضات يدوية واتباع جميع إجراءات المحاسبة. إخطار قسم فقدان/الأمن بأي تقارير ضيوف عن السرقة.<br>مساعدة الإدارة في التدريب والتقييم والتوجيه والتحفيز والتوجيه الوظيفي للموظفين؛ العمل كنموذج يشكل نقطة اتصال أولى لعملية ضمان المعاملة العادلة/سياسة الباب المفتوح. تطوير/الحفاظ على علاقات عمل إيجابية؛ دعم الفريق لتحقيق أهداف مشتركة؛ الاستماع والرد بشكل مناسب على مخاوف الموظفين. اتباع سياسات وإجراءات الشركة؛ الإبلاغ عن الحوادث والإصابات وظروف العمل غير الآمنة للمدير؛ إكمال التدريب والسلامة والشهادات؛ ضمان مظهر شخصي نظيف واحترافي؛ الحفاظ على سرية المعلومات الملكية؛ حماية أصول الشركة. ترحيب الضيوف والتقدير لهم؛ توقع وتلبية احتياجات الخدمة للضيوف؛ مساعدة الأفراد ذوي الإعاقة؛ شكر الضيوف بتقدير حقيقي. التحدث بلغة واضحة ومهنية؛ إعداد ومراجعة المستندات المكتوبة بدقة وبشكل كامل؛ الرد على الهواتف اللبنانية باستخدام آداب الهاتف المناسبة. ضمان الالتزام بمعايير الجودة. إدخال وتحديد المعلومات باستخدام أنظمة الحاسوب/POS. الوقوف أو الجلوس أو المشي لفترة مطولة من الزمن. التحريك، الرفع، الحمل، الدفع، السحب، ووضع الأشياء التي لا يتجاوز وزنها 10 أرطال دون مساعدة. أداء واجبات وظيفية أخرى معقولة كما يطلبها المشرفون.<br>المؤهلات المفضلة<br>التعليم: شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها GED.<br>الخبرة العملية ذات الصلة: خبرة عملية ذات صلة لا تقل عن سنة واحدة.<br>الخبرة الإشرافية: لا تقل عن سنة من الخبرة الإشرافية.<br>الرخصة أو الشهادة: لا شيء<br>في Marriott International، نحن ملتزمون بأن نكون صاحب عمل يوفر فرص متكافئة للجميع، ونرحب بالجميع ونوفر الوصول إلى الفرص. نحن نعزز بيئة حيث تُقدَّر الخلفيات الفريدة لشركائنا وتُحتفل بها. أقوى نقاطنا هي المزيج الغني من الثقافة والمواهب والخبرات لشركائنا. نلتزم بعدم التمييز على أي أساس محمي، بما في ذلك الإعاقة، أو حالة المحارب القديم، أو أي أساس آخر محمي بموجب القانون المعمول به.<br>عندما تنضم إلى عائلة شيراتون، تصبح عضوًا في مجتمعها العالمي. لقد كنا مكانًا للجمع والتواصل منذ عام 1937. في شيراتون، يخلق الشركاء شعورًا بالانتماء في أكثر من 400 مجتمع حول العالم. ندعو، ونرحب، ونتواصل مع الضيوف من خلال تجارب جذابة وخدمة مدروسة. إذا كنت لاعب فريق تتطلع لتقديم تجربة ضيف ذات مغزى، نحثك على استكشاف فرصتك المهنية التالية مع شيراتون. انضم إلينا في مهمتنا ليكون 'مكان تجمع للعالم'. بالانضمام إلى Sheraton Hotels & Resorts، تنضم إلى مجموعة من العلامات التجارية مع Marriott International. كن حيث يمكنك أن تقدم أفضل ما لديك، وتبدأ هدفك، وت belong إلى فريق عالمي رائع، وتصبح أفضل نسخة من نفسك.</span> </div>

Ready to be part of the Legal Tech revolution?<br><br>As the leading Saa S publisher in Europe, Dilitrust is transforming legal departments worldwide with cutting-edge technology.<br><br>Our Impact: From General Meeting reports to AI-assisted contract life management, our teams across France, Spain, Italy, Canada, Mexico, and MEA are the driving force behind our global success. We are pleased to provide daily support to 2,400 customers in 64 countries, with 80% of major listed companies in major markets like Europe, North America and the middle East.<br><br>Our Ambition: To be the first French legal tech to achieve Unicorn status, with a valuation surpassing €1 billion.<br><br>Our Recognition: Dilitrust has been recognized for offering a positive and stimulating work environment. We are proud to have been awarded the "Happy at Work" and “Tech at Work” label since 2019.<br><br>What will you find at Dili Trust?<br><br>Innovation: Be at the forefront of legal tech advancements.<br><br>Global Impact: Collaborate with diverse teams in an international and multicultural context.<br><br>Career growth: Grow and develop within the future unicorn of legal tech.<br><br>Stimulating workplace: Experience the positive "Happy at Work" environment.<br><br>Your tasks :<br><br>Administrative and Office Operations<br><br> Manage office supply inventory and place necessary orders Oversee office maintenance, cleaning, and security Coordinate office layout, seating arrangements, and workspace optimization Organize and maintain company records, documents, and databases Manage all administrative procedures related to immigration: preparing required documents, tracking visa and work permit applications, coordinating with authorities, specialized agencies, and embassies, and staying updated on regulatory changes. Support foreign employees with their onboarding and legal compliance: preparing arrival documentation, monitoring deadlines (renewals, authorizations), and coordinating internally to ensure smooth integration and full compliance with legal requirements.<br><br>Human Resources and Employee Support<br><br> Assist with onboarding new employees and organizing orientation sessions Act as a point of contact for employee inquiries regarding office policies Support the HR department with administrative tasks such as payroll, contracts, benefits, and expense reports Plan and coordinate team-building activities and corporate events<br><br>Financial and Budget Management<br><br> Manage office budgets, monitor expenses, and process invoices Collaborate with the finance team on expense reporting and cost optimization Negotiate contracts with suppliers and service providers<br><br>Sales administration and invoicing:<br><br> Record contracts, amendments, signed quotes, and customer orders in the internal information system<br><br>Issue customer invoices<br><br> Monitor accounts receivable and follow up with customers in collaboration with the customer service team Share all relevant information with internal and external stakeholders, including the accounting firm<br><br>Communication and Coordination<br><br> Serve as a liaison between various departments and external stakeholders Manage internal communications and distribute company-wide announcements Schedule and coordinate meetings, travel, and logistics<br><br>Profile required:<br><br> 3 years of experience in office administration Office management experience. Excellent computer skills, including a high degree of proficiency in Microsoft Word, Excel, Outlook, and Power Point. Fluent English, Arabic & French<br><br>Our values:<br><br>At Dili Trust, our values guide everything we do. Trust is our foundation, ensuring transparency and integrity in every action.<br><br>We promote inclusion, fostering a culture of empathy, diversity and belonging, where everyone's voice is valued.<br><br>We foster a hands on spirit, encouraging initiative, resilience and action-oriented thinking to meet challenges.<br><br>We strive for excellence, constantly pushing boundaries to drive innovation, and demonstrating generosity in all our endeavors.<br><br>Above all, we succeed as a team, united by a common goal: collaboration.<br><br>Recruitment process:<br><br> HR interview Regional Manager & Head of Sales Manager Chief People Officer Interview<br><br>What we offer:<br><br> Join a fast-growing company in a friendly, international environment (offices in France, Italy, Spain, Canada as well as Dubai and Mexico); Our "Telework Charter" guarantees that you can find the right balance between "Onsite" and "Remote";<br><br>Dili Trust is a socially responsible company, committed to the diversity of its teams and to promoting professional equality at all levels.<br><br>We may use artificial intelligence (AI) tools to support parts of the hiring process, such as reviewing applications, analyzing resumes, or assessing responses and identifying potential inconsistencies or verification signals in application materials based on available information. These tools assist our recruitment team but do not replace human judgment. Final hiring decisions are ultimately made by humans. If you would like more information about how your data is processed, please contact us.

وصف الوظيفة<br><br>عن منتجع وين جزيرة المرجان:<br><br>سيكون منتجع وين جزيرة المرجان أول منتجع متكامل في دولة الإمارات العربية المتحدة. من المقرر افتتاحه في عام 2027، وسيقع المنتجع على بعد 50 ميلاً من مطار دبي الدولي في إمارة رأس الخيمة. سيوفر المنتجع 1530 غرفة وجناحاً، و22 مطعماً وصالة وباراً، ومسرحاً، ونادياً شاطئياً. كما سيضم مسابح متعددة للسباحة والخوض، ومنتجعاً صحياً من فئة الخمس نجوم، وصالوناً، وممشى للتسوق، ومركزاً للاحتفالات والفعاليات.<br><br>عن الوظيفة<br><br>يسعى منتجع وين جزيرة المرجان حالياً لتعيين مساعد مدير لخدمات المكتب وغرفة البريد للانضمام إلى فريق خدمات المكتب وغرفة البريد بالمنتجع.<br><br>المسؤوليات<br><br>الواجبات والمسؤوليات الأساسية لهذا الدور هي:<br><br> الإشراف على الاستلام اليومي وتصنيف وتسجيل وتوزيع جميع البريد الوارد والطرود وشحنات البريد السريع، مع ضمان وصول كل عنصر إلى القسم الصحيح ضمن معايير الخدمة المتفق عليها. إدارة البريد الصادر وإرسال البريد السريع، واختيار الخدمة المناسبة، والتحقق من العناوين والوثائق، والتحكم في تكاليف البريد والشحن. الاحتفاظ بسجل تتبع دقيق للرسائل المسجلة، والسرية، وذات القيمة العالية، وتلك التي تتطلب توقيعاً منذ الاستلام وحتى تأكيد التسليم. العمل مع فريق الأمن بشأن إجراءات فحص البريد والتعامل معه، وضمان معرفة الفريق بكيفية تحديد وعزل والإبلاغ عن أي عنصر مشبوه. التحكم في مخزون اللوازم المكتبية والقرطاسية، وتحديد مستويات الحد الأدنى، وإجراء جرد للمخزون، وتقديم طلبات الشراء، ومنع نفاد المخزون أو تكدسه. إدارة خدمات الطباعة والنسخ والمسح الضوئي المركزية، بما في ذلك جدولة المهام، ومراقبة الجودة، والمواد الاستهلاكية، والتعامل مع أعمال الطباعة السرية. تنسيق صيانة وخدمة واستبدال المعدات المكتبية مثل الطابعات، وآلات النسخ، وآلات ختم البريد، وآلات تمزيق الورق، ومعدات غرفة البريد. التواصل مع شركات البريد السريع، وهيئات البريد، وموردي القرطاسية، وموردي المعدات، ومراقبة مستويات الخدمة، وطرح مشكلات الأداء مع المدير. التحقق من فواتير الموردين مقابل عمليات التسليم والأسعار المتفق عليها، وحل التناقضات، وتقديم الفواتير المعتمدة إلى القسم المالي للدفع. دعم المدير في إعداد ومراقبة ميزانية القسم، وتتبع استهلاك الإمدادات وتكاليف البريد والبريد السريع مقابل التوقعات. إدارة تخزين الأرشيف والسجلات المركزية، وضمان فهرسة الملفات، وإمكانية استرجاعها، والاحتفاظ بها أو إتلافها بما يتماشى مع جدول الاحتفاظ الخاص بالشركة. تنسيق عمليات نقل المكاتب، وإعداد محطات العمل، وطلبات الأثاث، ومشاريع المكاتب الصغيرة مع الهندسة، وتكنولوجيا المعلومات، والأقسام المعنية. الإشراف على فريق خدمات المكتب وغرفة البريد وجدولته وتطويره، ووضع معايير واضحة، وإجراء التدريب أثناء العمل، ومعالجة الأداء بالشراكة مع المدير. الحفاظ على إجراءات التشغيل القياسية للقسم وتحديثها، والتأكد من اتباع الفريق لها باستمرار عبر جميع النوبات. الحفاظ على السرية، وحماية البيانات، ومتطلبات سلسلة الحيازة لجميع المراسلات والوثائق التي يتعامل معها القسم. التأكد من بقاء غرفة البريد ومناطق التخزين نظيفة وآمنة ومنظمة ومتوافقة مع متطلبات الصحة والسلامة والحريق. إنتاج تقارير الخدمة والحجم والتكلفة للمدير، والتوصية بتحسينات تقلل من الإنفاق أو تختصر أوقات التنفيذ. القيام بمهام المدير أثناء غيابه وتمثيل القسم في الاجتماعات بين الأقسام حسب الحاجة. أداء واجبات معقولة أخرى مناسبة للوظيفة كما تكلف بها الإدارة.<br><br>عنك<br><br>سيمتلك المرشح المثالي لهذا المنصب الخبرة والمؤهلات التالية:<br><br> دبلوم أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو اللوجستيات، أو إدارة المرافق، أو إدارة الضيافة، أو مجال ذي صلة. خبرة لا تقل عن أربع سنوات في خدمات المكتب، أو غرفة البريد، أو الإدارة، أو دعم المشتريات، أو تنسيق المرافق، بما في ذلك سنتان على الأقل في دور إشرافي. يفضل الحصول على خبرة في الفنادق الفاخرة، أو المنتجعات المتكاملة، أو المقرات الرئيسية للشركات، أو المجمعات الكبيرة؛ وتعتبر الخبرة في مرحلة ما قبل الافتتاح ميزة إضافية. معرفة عملية بعمليات البريد والبريد السريع، ووثائق الجمارك والشحن، ومراقبة المخزون، وتنسيق الموردين. مستخدم واثق لبرامج Microsoft Excel وWord وOutlook، مع خبرة في أنظمة الشراء أو الجرد أو التتبع. إجادة اللغة الإنجليزية كتابة وتحدثاً؛ وتعتبر اللغة العربية أو لغة إضافية ذات صلة بقوى عاملة المنتجع ميزة إضافية. مهارات تنظيمية قوية واهتمام بالتفاصيل، مع القدرة على تشغيل العديد من خطوط الخدمة في وقت واحد دون فقدان تتبع العناصر الفردية. وعي عملي بالتكلفة، مع الانضباط للتحكم في الاستهلاك والتحقق من الفواتير ودعم مراقبة الميزانية. متواصل واثق يسهل الوصول إليه، وقادر على خدمة كل مستوى من مستويات المنظمة بلباقة وإلزام الموردين بالتزاماتهم. قدرة إشرافية، مع اهتمام حقيقي بتدريب وتطوير فريق عمل صغير. النزاهة والتقدير في التعامل مع المراسلات والوثائق السرية وممتلكات الشركة. مؤهل للعيش والعمل في دولة الإمارات العربية المتحدة وقادر على تلبية متطلبات الفحص قبل التوظيف، بما في ذلك أي ترخيص تنظيمي للألعاب. تعتبر رخصة القيادة الإماراتية سارية المفعول ميزة إضافية حيث يشرف الدور على السائقين وعمليات التحصيل خارج الموقع. متاح للعمل لساعات إضافية، وفي عطلات نهاية الأسبوع والعطلات الرسمية حسب احتياجات العمل.<br><br>عن مزايا منتجع وين جزيرة المرجان<br><br>نحن نقدم راتباً جذاباً يُدفع بالدرهم الإماراتي، العملة المحلية لدولة الإمارات العربية المتحدة. بالإضافة إلى ذلك، نقدم سياسة إجازات ممتازة، وحزمة رعاية صحية، فضلاً عن التأمين على الحياة، وبرامج الحوافز، ومزايا أخرى للموظفين. والنتيجة هي حزمة تجعل هذا الدور جذاباً للغاية للمتقدمين المتميزين الذين يسعون للحصول على مسيرة مهنية مع وين ريزورتس (Wynn Resorts)، من بين العلامات التجارية الأكثر شهرة واحتفاءً في صناعة الضيافة العالمية.

<h2 class="h5">وصف الوظيفة</h2> <div class="t-break" data-jb-field="description"> <p><b>نظرة عامة على الدور:</b></p><p><br></p><ul><li>يلعب مدير كبير، مكتب المدير التنفيذي دوراً حيوياً في ضمان أن يكون المدير التنفيذي للمجموعة مستعداً ويطلع جيداً على جميع المشاركات الاستراتيجية. ينطوي هذا الدور المطالب على إنشاء حزم إحاطة، وتتبع المشاريع الاستراتيجية، والحفاظ على مؤشرات الأداء الرئيسية. كما يشمل الدور مسؤوليات اتصالات تنفيذية كبيرة، لضمان أن تعكس جميع الخُطَب والاتصالات صوت المدير التنفيذي بشكل مثالي. يعمل هذا المنصب عند تقاطع الذكاء، تسليم المشاريع، والاتصالات التنفيذية، ويتطلب تعاوناً وثيقاً مع قادة كبار عبر قطاعات مختلفة ويتضمن الحفاظ على السرية والدقة في بيئة سريعة الوتيرة.</li></ul><p><br></p><p><b>ما الذي ستقوم به:</b></p><p><br></p><p>إحاطات تنفيذية</p><p><br></p><ul><li>إنتاج حزم إحاطة على مستوى المدير التنفيذي للاجتماعات الخارجية، زيارات المواقع، جولات السوق، مراجعات الأعمال، والمشاركات المؤسساتية.</li><li>توفير معلومات عن حضور الاجتماعات، الأهمية التجارية، الأسئلة الأساسية، والرسائل الرئيسية التي يجب نقلها.</li></ul><p><br></p><p>ذكاء قابل للتنفيذ</p><p><br></p><ul><li>تتبع التطورات الجيوسياسية والاقتصادية والقطاعية والتنافسية ذات الصلة بالمجموعة.</li><li>تحويل التطورات إلى تقارير مركزة وجاهزة لاتخاذ القرار للمدير التنفيذي.</li></ul><p><br></p><p>الاستعداد للاجتماعات والمتابعة</p><p><br></p><ul><li>تنسيق دورة الإعداد للمشاركات الرئيسية للمدير التنفيذي.</li><li>التقاط وتتبع النتائج، القرارات، الأطراف المسؤولة، والجداول الزمنية بعد الاجتماعات.</li><li>ضمان إغلاق الإجراءات المتابعة في الوقت المناسب.</li></ul><p><br></p><p>المشروع الاستراتيجي وتتبع الأداء</p><p><br></p><ul><li>الحفاظ على رؤية محدثة للمشروعات ذات الأولوية المتفق عليها، مع متابعة المعالم والمخاطر.</li><li>الحفاظ على تقارير ودفاتر نتائج واضحة لأولويات مستوى المدير التنفيذي، وإنتاج رؤى وإبرازات الأداء.</li><li>تحديد المسائل التي قد تتطلب اهتمام المدير التنفيذي.</li></ul><p><br></p><p>الاتصالات التنفيذية والتموضع</p><p><br></p><ul><li>صيغ الخطب ونقاط الحديث والمراسلات للمدير التنفيذي وكبار التنفيذيين.</li><li>التأكد من أن الاتصالات تعكس صوت المدير التنفيذي وتناسب الجمهور.</li><li>دعم تموضع المدير التنفيذي والمجموعة مع الشركاء والمستثمرين والجهات الحكومية ووسائل الإعلام.</li></ul><p><br></p><p>الحوكمة ومساهمة الفريق</p><p><br></p><ul><li>دعم هيكلة وإيقاع اجتماعات القيادة والأنشطة الخارجية والمراجعات.</li><li>ضمان أن تكون الأجندة والمواد وسجلات القرار موجزة ومفيدة.</li><li>المساهمة بنشاط في فريق مكتب المدير التنفيذي، تبادل المعلومات وتولي مهام.</li></ul><p><br></p> </div><h2 class="h5">المهارات</h2> <div data-jb-field="skills"><p><b>المهارات المطلوبة للنجاح:</b></p><p><br></p><ul><li>الإنجليزية المكتوبة والمنطوقة استثنائية.</li><li>مهارات إدارة مشاريع قوية، مع القدرة على التعامل مع مسارات عمل متزامنة.</li><li>الثقافة التجارية والجيوسياسية مع التركيز على الديناميات الإقليمية ومنطقة الشرق الأوسط.</li><li>الإتقان في الأدوات الرقمية والذكاء الاصطناعي لتعزيز الإنتاجية وجودة العمل.</li></ul><p><br></p><p><b>ما يجعلك مؤهلاً للدور:</b></p><p><br></p><ul><li>حد أدنى من 8 إلى 10 سنوات في مكتب المدير التنفيذي أو مكتب رئاسة تنفيذية، استشارات استراتيجية، استراتيجية الشركات، الخدمات المصرفية الاستثمارية، أو شؤون الشركات العليا.</li><li>خبرة في دعم رئيس تنفيذي أو جهة ذات مجلس مع مواد حساسة.</li><li>القدرة على البحث وتلخيص معلومات معقدة بسرعة ودقة.</li><li>مهارات كتابة باللغة الإنجليزية قوية، قادرة على إنتاج اتصالات تنفيذية عالية الجودة.</li></ul><p><br></p></div>

<h2 class="h5">Job description</h2> <div class="t-break" data-jb-field="description"> <p><strong>Role&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; : </strong><span><span><strong>Office Manager - AI</strong></span></span><br><strong>Location :</strong> Abu Dhabi &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;<br><strong>Role Purpose:</strong><br><span>This role is broader than a traditional executive assistant or secretary position. It combines elements of chief of staff, project manager, executive coordinator and organizational adviser. The role requires sound judgment, initiative, discretion and the ability to work effectively with senior stakeholders across the Bank.</span></p><br><p><span>This position is the first hire within the AI-Artificial Intelligence Group. Current ADIB employees are highly preferred, given the importance of internal knowledge, existing relationships and understanding of the Bank’s processes and culture for organizational navigation.</span></p><br><p><span><span>The Office Manager provides executive coordination, project management, stakeholder management, execution support and organizational navigation to the Chief AI Officer. The role helps organize priorities, prepare executive materials, coordinate stakeholders, track actions and support the effective operation of the AI function.</span></span></p><br><p><br><strong>Key Accountabilities of the role&nbsp; &nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;</strong><br>&nbsp;</p><br><p><span>1. Executive Office Management</span></p><br><p>Manage the day-to-day operation and effectiveness of the Office of the Chief AI Officer.</p><br><p>Maintain visibility of the Chief AI Officer’s priorities, commitments and key relationships.</p><br><p>Prepare and coordinate correspondence, presentations, briefing materials, reports, talking points and meeting materials.</p><br><p>Capture important decisions, commitments and actions, and follow up until they are completed.</p><br><p>Handle confidential and sensitive information with discretion and professionalism.</p><br><p>Use AI-enabled productivity tools to improve efficiency and reduce routine administrative work.</p><br><p><span>2. Stakeholder Management</span></p><br><p>Act as a central coordination point between the Office of the Chief AI Officer and stakeholders across the Bank.</p><br><p>Build strong working relationships with Executive Management, Business Divisions, Support Functions, Governance Functions and external partners.</p><br><p>Follow up on requests, commitments and actions in a timely manner.</p><br><p>Help coordinate interactions with the Group CEO’s office, Executive Committee members and other senior stakeholders.</p><br><p>Ensure stakeholders receive the context and information required for effective discussions and decisions.</p><br><p><span>3. Organizational Navigation and Executive Advisory Support</span></p><br><p>Advise the Chief AI Officer on internal processes, organizational practices, stakeholder considerations and local business culture.</p><br><p>Help the Chief AI Officer navigate the Bank and understand the relevant organizational context.</p><br><p>Anticipate stakeholder sensitivities and identify potential issues early.</p><br><p>Support effective engagement across functions and leadership levels.</p><br><p><span>4. Executive Reporting</span></p><br><p>Prepare, consolidate and review executive reports, Board materials, committee papers, dashboards and management presentations.</p><br><p>Ensure executive materials are clear, accurate, consistent and delivered on time.</p><br><p>Track decisions, approvals, commitments and follow-up actions arising from executive forums.</p><br><p>Maintain the documents and records required by the Office of the Chief AI Officer.</p><br><p><span>5. AI Function Coordination</span></p><br><p>Support the establishment and development of the AI-Artificial Intelligence Group.</p><br><p>Coordinate recruitment, onboarding, team activities, workshops, leadership meetings and planning sessions.</p><br><p><span><span>Help establish practical operating routines and ways of working within&nbsp;</span></span>the AI function.</p><br><p>Support collaboration across AI, Technology, Digital, Data, Risk, Compliance and Business functions.<br>&nbsp;</p><br><p><span>6. Special Assignments</span></p><br><p>Undertake confidential, high-priority and cross-functional assignments on behalf of the Chief AI Officer.</p><br><p>Gather and analyse information, structure issues and prepare practical recommendations.</p><br><p>Coordinate stakeholders and follow up on agreed actions.</p><br><p>Represent the Office of the Chief AI Officer in selected discussions when delegated.</p><br><p><span>7. Project Management</span></p><br><p>Support the delivery of priority projects from planning through completion.</p><br><p>Translate decisions into clear workplans, milestones, owners and deadlines.</p><br><p>Maintain simple project trackers covering progress, actions, risks, dependencies and decisions.</p><br><p>Monitor progress, follow up with stakeholders and raise delays or issues when required.</p><br><p><span><span>Support smaller special projects and help ensure agreed outcomes are delivered.</span></span><br>&nbsp;</p><br><p><strong>Specialist Skills / Technical Knowledge Required for this role:</strong><br>&nbsp;</p><br><p>Current ADIB employee, with strong internal knowledge of the Bank’s people, processes and culture (highly preferred).</p><br><p>Bachelor’s degree from a recognized university.</p><br><p>Fluency in Arabic and English, both written and spoken.</p><br><p>Minimum 7 years of relevant professional experience.</p><br><p>Demonstrated project management experience.</p><br><p>Experience supporting C-suite executives or senior leadership teams.</p><br><p>Strong stakeholder management and influencing skills.</p><br><p>Excellent communication, presentation and business-writing skills.</p><br><p>Strong analytical and problem-solving abilities.</p><br><p>Ability to manage multiple priorities and projects at the same time.</p><br><p>High proficiency as a user of AI productivity tools, including Microsoft 365 Copilot, Copilot Chat and ChatGPT.</p><br><p>Ability to use AI to prepare PowerPoint presentations, Excel analyses and Word documents, conduct research, and create simple personal-productivity agents for email support and document checking.</p><br><p><span><span><strong>Strong judgment, discretion and professionalism.</strong></span></span></p><br><p><span>Strongly Preferred</span></p><br><p>Internal ADIB experience across relevant functions.</p><br><p>Project management certification.</p><br><p>Experience in strategy, transformation, PMO, corporate planning, a CEO/CXO office or a chief of staff role.</p><br><p>Understanding of UAE business culture and banking-sector governance.</p><br><p>Experience in technology, digital, data, artificial intelligence or innovation functions.</p><br><br> </div>

<ul><li>الحفاظ على نظام تنسيق ملفات منظم، سواء كان فعلياً أو رقمياً، لضمان سهولة استرجاع الوثائق والمعلومات.</li><li>إعداد وتوزيع المراسلات والتقارير والعروض عالية الجودة، مع ضمان الوضوح والاحترافية في جميع الاتصالات المكتوبة.</li><li>التصرف كنقطة الاتصال الأولى للاستفسارات الداخلية والخارجية، مع التعامل معها بحذر ومهنية.</li></ul><p><strong>ملف المرشح المطلوب</strong></p><ul><li>درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذو صلة، مما يوفر أساساً قوياً في مبادئ إدارة المكاتب.</li><li>مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة، تتيح تفاعلًا واضحًا ومهنيًا مع الزملاء والعملاء.</li></ul>

<ul><li><p>تقديم المشروبات للزوار والموظفين</p></li><li><p>الحفاظ على النظافة في مقرات المكتب والتأكد من تنظيف المكتب كل صباح قبل وصول الموظفين كي لا تتعطل عمليات المكتب.</p></li><li><p>مساعدة مدير/سكرتيرات المكتب في الاجتماعات/الفعاليات خاصة في التحضير للمكان وتقديم المرطبات.</p></li><li><p>المساعدة في مهام المكتب مثل التصوير الضوئي، ربط المستندات، إرسال الفاكس، جمع وتوصيل المستندات إلى مختلف الموظفين حسب التوجيه</p></li><li><p>مظهر أنيق. يجب ارتداء الزي الرسمي الصادر من الشركة أثناء وجودك على النظام.</p></li><li><p>يجب أن يعمل بحماس ويتكلم بلباقة واحترام.</p></li><li><p>التأكد من أن مخزن المطبخ دائماً مرتب ونظيف</p></li><li><p>التأكد من صيانة معدات المطبخ مثل الفرن، الغلاية، الثلاجة، غسالة الصحون، آلة القهوة وغيرها بشكل صحيح.</p></li><li><p>التأكد من الحفاظ على مستويات مخزون مناسبة من عناصر الب pantry وتُدار</p></li><li><p>التأكد من استخدام واستهلاك المواد الاستهلاكية بشكل مناسب وعدم هدرها.</p></li><li><p>التعاون بفاعلية والمساهمة بنشاط كعضو في فريق مساعد مكوّن من أربعة أشخاص.</p></li><li><p>التنسيق لتنظيم أحداث الفريق، حفلات الموظفين، التجمعات إلخ</p></li><li><p>المساعدة في أعمال تكنولوجيا المعلومات مع دعم أساسي حسب الحاجة</p></li><li><p>التأكد من اتباع جدول تنظيف المكتب المعين على أساس يومي/ أسبوعي/ شهري</p></li><li><p>كن على علم بالطاعة لسياسات الصحة والسلامة والبيئة والجودة في الشركة وتنفيذ الأنشطة وفق IMS.</p></li><li><p>يحضر جميع الدورات التدريبية التي تنظمها الشركة عند الدعوة.</p></li></ul><p><strong>الملف المرغوب للمرشح</strong></p><ul><li><p>يجب أن يمتلك رخصة قيادة إماراتية سارية المفعول</p></li><li><p>معرفة الطرق/الأحياء/الطرق الرئيسية داخل الإمارات</p></li><li><p>عرض مهني، مهارات الاستماع، خدمة العملاء، العمل ضمن فريق، الاعتناء بالمظهر الشخصي</p></li><li><p>مهارات أساسية في التعامل مع مشاكل الأجهزة المطبخية/المكتب</p></li></ul>

<h2 class=\"h5\">وصف الوظيفة</h2> <div class=\"t-break\" data-jb-field=\"description\"> <span><br>ملخص المنصب<br>معالجة تسجيل دخول الضيوف بالكامل، التحقق من هوية الضيف، شكل الدفع، تعيين الغرفة، وتفعيل/إصدار مفتاح الغرفة. إعداد حسابات دقيقة لكل ضيف وفق متطلباتهم. إدخال معلومات Marriott Rewards. التأكد من تطابق الأسعار مع رموز السوق، توثيق الاستثناءات. تأمين الدفع قبل إصدار مفتاح الغرفة، التحقق/تعديل الفواتير. تجميع ومراجعة التقارير اليومية/السجلات/قوائم الطوارئ. إكمال تقارير أمين النقد والإغلاق. تزويد الضيوف بالأدلة ومعلومات الملكية. تلبية طلبات الضيوف، والاتصال بالموظفين المختصين عند الضرورة. المتابعة لضمان تلبية الطلبات. معالجة جميع أنواع الدفع، والـ vouchers، والسحوبات المدفوعة، والرسوم. موازنة وتسوية الإيصالات. عدّ وتأمين البنك في بداية ونهاية الوردية. الحصول على تفويضات يدوية واتباع جميع إجراءات المحاسبة. إبلاغ قسم فقدان الموارد/الأمن عن أي تقارير ضيوف عن السرقة.<br>مساعدة الإدارة في التدريب والتقييم والإرشاد والتحفيز وتوجيه الموظفين؛ العمل كنموذج يحتذى به ونقطة الاتصال الأولى لعملية ضمان المعاملة العادلة/سياسة الباب المفتوح. تطوير/الحفاظ على علاقات عمل إيجابية؛ دعم الفريق للوصول إلى الأهداف المشتركة؛ الاستماع والاستجابة بشكل مناسب لمخاوف الموظفين. اتباع سياسات وإجراءات الشركة؛ الإبلاغ عن الحوادث والإصابات وظروف العمل غير الآمنة للمدير؛ إكمال تدريبات السلامة وشهاداتها؛ ضمان مظهر شخصي نظيف ومهني؛ الحفاظ على سرية المعلومات الملكية؛ حماية أصول الشركة. الترحيب بالضيوف وتقديرهم؛ التنبؤ باحتياجات الخدمة لدى الضيوف ومعالجتها؛ assisting الأشخاص ذوي الإعاقة؛ شكر الضيوف بتقدير حقيقي. التحدث بلغة واضحة ومهنية؛ إعداد ومراجعة الوثائق المكتوبة بدقة وبشكل كامل؛ الرد على الهواتف بنحو آداب مناسب. التأكد من الالتزام بمعايير الجودة. إدخال وتحديد المعلومات باستخدام أجهزة الكمبيوتر/أنظمة نقاط البيع. الوقوف، الجلوس، أو المشي لفترة طويلة. التحريك/الرفع/الحمل/الدفع/السحب ووضع الأشياء التي لا يتجاوز وزنها 10 أرطال دون مساعدة. أداء وظائف أخرى معقولة كما يطلبها المشرفون.<br>المؤهلات المفضلة<br>التعليم: شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها.<br>الخبرة العملية ذات الصلة: خبرة عملية لا تقل عن سنة واحدة ذات صلة.<br>الخبرة الإشرافية: خبرة إشرافية لا تقل عن سنة واحدة.<br>الرخصة أو الشهادة: لا شيء<br>في مِرْيَت/فيلد، نحن ملتزمون بأن نكون صاحب عمل يوفر فرصاً متكافئة للجميع، مرحبين بالجميع ونوفر وصولاً إلى الفرص. نحن نشجع بيئة يقدَّر فيها التنوع الخلفياتي لموظفينا ونحتفي به. أقوى ما لدينا هو مزيج غني من الثقافة والمواهب والتجارب لموظفينا. نحن ملتزمون بعدم التمييز على أي أساس يحميه القانون المعمول به، بما في ذلك الإعاقة، وضع المحارب القديم، أو أي أساس آخر محمي بموجب القانون.</span> </div>

<ul><li><p>دعم المتطلبات الإدارية لقسم المشاريع.</p></li><li><p>المساعدة في تنظيم والحفاظ على وثائق المشروع من خلال أنظمة متعددة عبر جميع مراحل المشروع، من التصميم وحتى التسليم.</p></li><li><p>دعم تطبيق عمليات وثائق المشروع بما يتماشى مع مبادرة بدون ورق في AWRP باستخدام Aconex.</p></li><li><p>الحفاظ على وتتبع سجلات تخصيص الوقت لأعضاء فريق AWRP وتقديم المعلومات إلى فريق المالية خلال الأسبوع الأول من كل شهر.</p></li><li><p>التنسيق وجدولة اجتماعات المشاريع التي تشمل الفرق الداخلية والاستشاريين والمتعاقدين والمقاولين والموردين.</p></li><li><p>دعم فريق المشاريع في المسائل المتعلقة بالاستشاريين والمتعاقدين خلال فترة تحمل العيوب.</p></li><li><p>تنظيم اجتماعات الفريق والفعاليات والأنشطة الإدارية الأخرى.</p></li><li><p>المساعدة الفريق التجاري في إنهاء التغيرات ومراجعة العطاءات ومقارنات العطاءات.</p></li><li><p>دعم فريق إدارة المشاريع بأخذ محاضر اجتماعات رئيسية والمتابعة بشأن بنود العمل.</p></li><li><p>التنسيق والمتابعة مع أعضاء فريق AWRP لضمان الإصدار في الوقت المناسب لمطالب الشراء الداخلية (PRs) وأوامر الشراء (POs) والمذكرات.</p></li><li><p>الحفاظ على سجلات المدفوعات وتحويل الإيصالات الأصلية إلى فريق المالية.</p></li><li><p>التنسيق مع الأقسام الداخلية وأصحاب المصلحة فيما يتعلق بالاجتماعات والفعاليات والمتطلبات الأخرى المتعلقة بالمشروع.</p></li></ul><p><strong>ملف المرشح المرغوب</strong></p><ul><li><p><strong>الخبرة العملية</strong></p><ul><li><p>خبرة لا تقل عن 3 إلى 5 سنوات في دور إداري، ويفضل في قطاع العقارات أو البناء أو تطوير الممتلكات.</p></li></ul><br><p><strong>الكفاءات</strong></p><ul><li><p>إجادة تطبيقات Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint.</p></li><li><p>مهارات تنظيم وإدارة إدارية قوية، مع القدرة على إدارة مهام متعددة بكفاءة والحفاظ على سجلات دقيقة.</p></li><li><p>مهارات اتصال وتعامل بين الأشخاص فعالة، مع القدرة على التنسيق والتعاون مع الموظفين والعملاء والبائعين والدوائر الداخلية.</p></li><li><p>دقة عالية في التفاصيل ومهارات متابعة قوية.</p></li><li><p>القدرة على العمل بشكل مستقل وإدارة الأولويات في بيئة سريعة الإيقاع.</p></li></ul><br><p><strong>اللغات</strong></p><ul><li><p>بطلاقة باللغة الإنجليزية (كتابةً وتحدثًا).</p></li></ul><br><p><strong>متطلبات الأهلية</strong></p><ul><li><p><strong>هذا المنصب مفتوح للمواطنين الإماراتيين فقط.</strong></p></li><li><p>يجب أن يحمل المتقدم جراءة أُسري UAE سارية ويستوفي جميع متطلبات الأهلية للتوظيف كمواطن إماراتي.</p></li></ul></li></ul>

About Four Seasons<br><br>Four Seasons is powered by our people. We are a collective of individuals who crave to become better, to push ourselves to new heights and to treat each other as we wish to be treated in return. Our team members around the world create amazing experiences for our guests, residents, and partners through a commitment to luxury with genuine heart. We know that the best way to enable our people to deliver these exceptional guest experiences is through a world-class employee experience and company culture.<br><br>At Four Seasons, we believe in recognizing a familiar face, welcoming a new one and treating everyone we meet the way we would want to be treated ourselves. Whether you work with us, stay with us, live with us or discover with us, we believe our purpose is to create impressions that will stay with you for a lifetime. It comes from our belief that life is richer when we truly connect to the people and the world around us.<br><br>About the location:<br><br>In the prestigious Dubai International Finance Centre, Four Seasons Hotel DIFC is a boutique-style sanctuary – ideal for business trips and urban getaways. Stylish and filled with art, this intimate address features just 106 accommodations, including 28 suites. With its iconic location, fresh approach to luxury and legendary personalized service, Four Seasons is sure to exceed the high expectations in the ultra-competitive Dubai market. Successful Four Seasons Candidates will be offered once-in-a-lifetime opportunity rich in personal and professional growth.<br><br>Internal Facing Job Advertisement<br><br>What You Will Do<br><br>Manage the activities at the Front Office, Ensures communications and follow-up with day shift on any problems, guest requests or special requirements. Resolve customer complaints from all areas of the hotel, handling all guest interactions with the highest level of hospitality and professionalism, accommodating special requests whenever possible; assists customers in all inquiries in connection with hotel services, hours of operations, key hotel personnel, in-house events, directions, etc. Responds to all guest requests in an accurate and timely manner. Interaction with guest will be in person and by phone. Review late arrivals, next day early arrivals and departures to plan for the next day’s activities. Coordinates arrivals, departures and billing requirements. Blocks rooms for arrivals and ensures any discrepancies are resolved. Reviews daily arrivals to ensure proper handling of Special Attention Guests, Return Guests, and Groups. Take action in all matters related to the safety, security, satisfaction and well-being of hotel guests and employees without requiring special direction. Responds swiftly and effectively in any hotel emergency or safety situation. Check Staff facilities such as Locker Rooms and Staff Dining Room to assure that they are operating at Four Seasons standards. Communicate to HR when they are not. Acts as a liaison for overnight shift with HR. Work closely with Bell Staff to ensure smooth handling of guest luggage, deliveries and special requests. Work closely with Security Staff to handle any guest emergency or safety concerns.<br><br>What You Will Bring<br><br>Minimum of one-year experience in a similar capacity. Dubai experience will be an added advantage. Computer literate and have working knowledge of Opera and Hot Sos. Possesses business acumen, well-developed guest PR skills and personal flair.<br><br>What Do We Offer<br><br>Work Authorization Competitive tax-free salary Annual Incentive Plan Housing allowance Medical and life insurance Paid annual leave Annual flight allowance to home country End of service gratuity Learning & Development Programs Career opportunities and international transfer And more...

<ul><li><p><strong>تشغيل المكتب والإدارة</strong></p><ul><li><p>الإشراف على سير العمل بسلاسة في مكتب EGA Europe B.V.، وضمان إدارة جميع المرافق والخدمات والوظائف الإدارية بفعالية.</p></li><li><p>إدارة مستلزمات المكتب، المعدات، عقود الصيانة، مقدمي الخدمات، وأنشطة الشراء المتعلقة بالمكتب.</p></li><li><p>إدارة العلاقات مع مالك العقار، البائعين ومقدمي الخدمات لضمان عمليات مكتبية فعّالة وتقديم الخدمات في الوقت المناسب.</p></li><li><p>ضمان معالجة نفقات المكتب، والفواتير، ومدفوعات الإيجار وعقود الخدمات في الوقت المحدد.</p></li><li><p>دعم إجراءات التوظيف الجديد وأنشطة الاستعداد في مكان العمل بالتنسيق مع الوظائف المؤسسية ذات الصلة</p></li></ul><p><strong>الحوكمة والتقارير وتتبع الإجراءات</strong></p><ul><li><p>تنسيق إعداد وتوحيد وتوزيع مواد الإدارة، المجلس، المساهمين، وحوكمة الشركات.</p></li><li><p>الحفظ وتوزيع سجلات القرارات ونتائج الاجتماعات والقرارات وبنود العمل الناتجة عن منتديات الحوكمة والإدارة.</p></li><li><p>مراقبة تقدم بنود العمل والتأكد من المتابعة في الوقت المناسب مع الأطراف المسؤولة.</p></li><li><p>تصعيد الإجراءات المتأخرة والمخاطر ومشكلات الحوكمة إلى الإدارة العليا كما يلزم.</p></li><li><p>التأكد من أن جميع المستندات والموافقات والسجلات متوافقة مع تفويض السلطة (DOA)، ومتطلبات الحوكمة وأنظمة الرقابة الداخلية.</p></li></ul><p><strong>التحسين المستمر وإدارة التكاليف</strong></p><ul><li><p>تحديد فرص تحسين سير العمل الإداري وعمليات المكتب وجودة تقديم الخدمات.</p></li><li><p>توصية وتنفيذ تحسينات الكفاءة، الأدوات الرقمية، وأفضل الممارسات الإدارية.</p></li><li><p>مراقبة ميزانيات المكتب ونفقاته وتحديد فرص خفض التكلفة.</p></li><li><p>دعم التخطيط السنوي والميزانية والتنبؤات المتعلقة بعمليات المكتب.</p></li></ul><p><strong>الاجتماعات وتنسيق مع أصحاب المصلحة</strong></p><ul><li><p>تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية وورش العمل وزيارات القيادة والتعامل مع العملاء والفعاليات المؤسسية للرئيس التنفيذي لـ EGA Europe B.V.</p></li><li><p>تنظيم لوجستيات الاجتماعات، القاعات، الخدمات الغذائية، المواد، متطلبات التكنولوجيا، وإدارة الحضور.</p></li><li><p>تسهيل التواصل والتنسيق بين أصحاب المصلحة عبر كيانات EGA والشركاء الخارجيين والبائعين ومقدمي الخدمات.</p></li></ul><p><strong>المراسلات وإدارة المعلومات</strong></p><ul><li><p>صياغة ومراجعة وتدقيق وتنسيق المراسلات المهنية والتقارير والعروض التقديمية ومحاضر الاجتماعات والوثائق الرسمية لـ EGA Europe B.V. الرئيس التنفيذي.</p></li><li><p>دعم إعداد ومراجعة العقود والنماذج والتقديمات والوثائق الإدارية الأخرى لـ EGA Europe B.V. الرئيس التنفيذي.</p></li><li><p>الحفاظ على سجلات المكتب بدقة، وقواعد البيانات، والسجلات، وملفات الموظفين، ومخازن المعلومات.</p></li><li><p>الحفاظ على أنظمة التحكم في الوثائق، وعمليات إدارة السجلات، وبنى الملفات السرية.</p></li><li><p>ضمان الاحتفاظ الدقيق، والتخزين، والاسترجاع، وأرشفة الوثائق المؤسسية وفقًا لسياسات الشركة والمتطلبات القانونية.</p></li></ul><p><strong>الدعم التنفيذي وإدارة التقويم</strong></p><ul><li><p>إدارة جداول تنظيمية تنفيذية معقدة، المواعيد، الاجتماعات، ترتيبات السفر الدولي، التأشيرات، الإقامة، وإدارة النفقات للرئيس التنفيذي لـ EGA Europe B.V.</p></li><li><p>تنسيق السفر التجاري محليًا ودوليًا، بما في ذلك اللوجستيات والمسارات والموافقات وإجراءات الاست reimbursement للرئيس التنفيذي لـ EGA Europe B.V.</p></li><li><p>إعطاء الأولوية وتنسيق الطلبات المتنافسة على وقت التنفيذيين وحل تعارضات الجدول الزمني بشكل استباقي للرئيس التنفيذي لـ EGA Europe B.V.</p></li><li><p>العمل كنقطة اتصال رئيسية بين التنفيذيين وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجين، وضمان التواصل والمتابعة الفعّالة.</p></li></ul><p><strong>السلامة والجودة والبيئة</strong></p><ul><li><p>ضمان الامتثال لجميع متطلبات السلامة والجودة والبيئة والحوكمة وإدارة المعلومات المعمول بها.</p></li><li><p>تعزيز ثقافة السلامة القوية ودعم مبادرات HSE بنشاط داخل المكتب وبيئة المشروع.</p></li><li><p>التنسيق مع الأقسام المعنية لضمان صيانة المرافق، إصلاحات المكتب، والأنشطة في مكان العمل تُجرى بأمان وبما يتوافق مع معايير الشركة.</p></li></ul><p><strong>الدعم التجاري</strong></p><p>دعم استمرارية العمل وإدارة المخاطر الإدارية داخل المكتب.</p><p><strong>المهام Related</strong></p><p>أداء واجبات أو مهام أخرى ذات صلة كما تُوجه</p><p><strong>السلطة واتخاذ القرار</strong></p><ul><li><p>يعمل بشكل مستقل ضمن سياسات وأهداف محددة بوضوح</p></li><li><p>يُطلع المدير (MD، EGA Europe B.V.) وCFO، EGA Europe B.V. ويقدم توصيات للتحسين عند الحاجة</p></li><li><p>يضع خطة عمل، يحدد الأولويات بالتشاور مع المدير ويحدد البيانات/العمليات اللازمة لتحقيق الأهداف</p></li></ul></li></ul><p><strong>ملف المرشح المرغوب</strong></p><ul><li><p><strong>المؤهلات والمهارات</strong></p><ul><li><p>شهادة دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة المكاتب، الإدارة، الموارد البشرية، أو تخصص ذو صلة</p></li><li><p>إجادة تطبيقات Microsoft Office، بما في ذلك Excel وWord وPowerPoint</p></li><li><p>مهارات تواصل وعلاقات بين أشخاص وإدارة أصحاب المصلحة قوية</p></li><li><p>متعلم سريع مع قدرة عالية على الانتباه للتفاصيل والتكيّف</p></li><li><p>القدرة على العمل بفعالية تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية الضيقة</p></li><li><p>مهارات تنظيمية وتنفيذ مهام متعددة قوية</p></li><li><p>القدرة على العمل مع البيانات وتطبيقات الأعمال الرقمية</p></li><li><p>طلاقة في اللغة الهولندية والإنجليزية</p></li></ul><p><strong>الخبرة المطلوبة الحد الأدنى</strong></p><ul><li><p>4+ سنوات من الخبرة في الدعم الإداري وإدارة المكتب مع شركة متعدّدة الجنسيات مماثلة/منظمة ذات سمعة جيدة وفي بيئة ذات تنوع ثقافي</p></li></ul><br></li></ul>