وظائف سكرتارية في الإمارات

سيكون المرشح المثالي مُظهرًا لمعايير عالية، ومهارات تواصل ممتازة، ولديه قدرة على المبادرة وتحديد أولويات المهام اليومية. ستضمن قدرة قوية على القيادة والالتزام بمواعيد نهائية ضيقة نجاحك في هذا الدور متعدد الجوانب. <br>المسؤوليات إدارة وتنسيق التقويمات النشطة جدولة الاجتماعات وتأكيدها الحفاظ على تنظيم الملفات وفق بروتوكول المكتب تقديم الدعم عند الحاجة حول المكتب<br>المؤهلات<br>درجة البكالوريوس أو خبرة مكافئة مهارات شخصية قوية في التعامل مع الآخرين وخدمة العملاء والتواصل القدرة على تعدد المهام إجادة حزمة Microsoft Office

نبحث عن مساعد إداري إماراتي منظم وبادر للانضمام إلى فريقنا. سيتمتع المرشح المثالي بمهارات قوية في التواصل والتنظيم، والاهتمام بالتفاصيل، والقدرة على إدارة أولويات متعددة مع تقديم دعم إداري فاعل للفريق.<br>المسؤوليات: إدارة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد والجداول. التعامل مع المراسلات، والبريد الإلكتروني، والوثائق، والسجلات الإدارية. إعداد مواد الاجتماعات، والتقارير، وغيرها من المستندات الإدارية. التنسيق مع الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين. الحفاظ على سجلات دقيقة وتحديث الأنظمة الإدارية. تقديم الدعم الإداري اليومي لضمان سير عمليات القسم بسلاسة.<br>المؤهلات: شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يفضّل الحصول على درجة في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة. خبرة ذات صلة من 1–2 سنوات في دور إداري أو مشابه. مهارات تنظيمية وإدارة الوقت قوية. مهارات اتصال مكتوبة وشفوية جيدة. الإلمام ببرنامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel و PowerPoint). القدرة على تعدد المهام، وتحديد الأولويات، والعمل بفعالية ضمن فريق.

We are seeking a reliable Data Entry & Administrative Assistant to provide essential remote support through accurate information management, document handling, and administrative coordination. This position is ideal for individuals who are organised, detail-oriented, and interested in supporting efficient business operations through high-quality administrative work. The successful candidate will manage records, process data, maintain documentation, and assist with daily administrative activities. You will work independently while collaborating with internal teams to ensure information remains accurate, organised, and accessible, contributing to improved productivity and streamlined workflows. Key Responsibilities: Perform accurate data entry and maintain updated records. Review and verify information for accuracy and completeness. Organise and manage electronic files and documents. Assist with administrative reporting and spreadsheet management. Update databases and tracking systems regularly. Support document preparation and processing activities. Respond to internal requests for information and updates. Maintain confidentiality of company and client information. Monitor administrative tasks and ensure timely completion. Assist with general office support activities as required.<br> Requirements: Strong attention to detail and accuracy. Excellent organisational and time-management skills. Ability to handle multiple administrative tasks. Good written and verbal communication skills. Comfortable working with digital tools and software. Ability to work independently in a remote environment. Strong problem-solving skills. Reliable internet connection and computer access.<br> Qualifications: High school diploma or equivalent required. Previous experience in data entry, administration, clerical support, or virtual assistance is preferred. Proficiency with Microsoft Office Suite or Google Workspace is an advantage. Entry-level candidates with strong computer and organisational skills are encouraged to apply.<br> Benefits: Remote work flexibility. Structured onboarding and training. Competitive compensation package. Opportunities for professional growth. Flexible scheduling options. Supportive virtual work environment. Development of administrative and technical skills. Career advancement opportunities.<br> Equal Opportunity Statement: We are committed to maintaining a workplace where diversity is respected and every individual has the opportunity to succeed. All qualified candidates are considered based on their skills, experience, and qualifications. Employment decisions are made without discrimination based on race, colour, religion, gender, national origin, age, disability, veteran status, or any other legally protected characteristic.<br><br>Skills: Administration Jobs,Customer Service Representatives

Our fast-growing company is seeking a dedicated Entry-Level Administrative Assistant to support the smooth operation of our daily business activities. In this role, you will assist with organizing, updating, and maintaining accurate company records and databases while ensuring information is handled efficiently and correctly. You will also provide general administrative support across teams, helping to improve workflow and streamline internal processes. Strong computer skills, a willingness to learn, and a keen eye for detail are essential for success in this position. This remote opportunity offers flexible working arrangements and the chance to grow within a supportive and dynamic work environment. What You’ll Be Doing: Perform data entry and maintain accurate records across internal systems Update spreadsheets, trackers, and documentation regularly Organize digital files and ensure information is easy to access Assist with scheduling, task coordination, and administrative workflows Monitor and follow up on assigned tasks to ensure completion Support internal teams by maintaining structured and up-to-date information Identify and flag missing or inconsistent data for correction Maintain clear and professional written communication <br> What We’re Looking For: Strong attention to detail and accuracy Good organizational and time management skills Ability to follow instructions and structured workflows Basic familiarity with tools like Google Sheets or Microsoft Excel Clear written communication skills Ability to manage repetitive tasks with consistency Self-motivated and able to work independently in a remote environment No prior experience required — training will be provided <br> Tools & Work Environment: Spreadsheets (Google Sheets / Excel) Internal tracking and documentation systems Email and communication platforms Remote collaboration tools (chat and video calls) <br> Benefits: Competitive entry-level compensation Flexible remote working schedule Structured onboarding and training support Opportunities for career growth in administration and operations Performance-based incentives Supportive and collaborative remote team environment Access to learning resources and skill development tools <br> Why Join? This role offers a strong foundation in administrative support and digital operations. You will gain practical experience in data management, task coordination, and workflow organization—skills that are highly transferable across various career paths. Keywords:<br><br>Administrative assistant • Entry-level • Remote role • Data entry • Office support • Task coordination • Digital organization • Spreadsheet skills • Work from home • Career development<br><br>Skills: Administration Jobs,Customer Service Representatives

Operations & Administrative Coordinator <br>Maxguard | Full-time | Immediate Start<br>Maxguard is a premium automotive care, detailing, and protection company operating across multiple locations in the UAE. We deliver high-quality vehicle care services through both in-branch operations and mobile/home service teams. As we continue to grow, we are looking for the right individual to serve as the operational backbone of our business.<br>We are hiring an Operations & Administrative Coordinator to assume complete ownership of Maxguard's daily operations, workforce coordination, documentation, compliance, inventory management, and reporting functions across all branches and home service operations. This is not a support function. This is the operational nerve centre of the company. You will be the single point of accountability for ensuring that staff are scheduled, inventory is controlled, documents are filed, compliance deadlines are met, suppliers are managed, fleet is maintained, accounts are supported, and senior management receives accurate, complete reports daily, weekly, and monthly without ever needing to follow up.<br>We are specifically looking for someone with an automotive, detailing, workshop, fleet, or multi-site service operations background who understands the pace, complexity, and demands of running a service-driven business.<br>Operations & Team Coordination<br>Manage and coordinate a team of 20+ employees including technicians, drivers, and administrative staff across all company branches and home service operations throughout the UAE.<br>Design, implement, and dynamically manage staff shift schedules across all sites and mobile/home service teams, ensuring optimal coverage, fair rotation, and real-time adjustments based on workload, absences, or urgent operational demands.<br>Oversee home service operations end-to-end: client appointment scheduling, technician dispatch, route optimization, time management, and post-service quality assurance ensuring a seamless and professional client experience every time.<br>Assign daily tasks, monitor job progress, track completions, resolve delays, and ensure every service commitment in-branch and home service is fulfilled within promised timelines.<br>Act as the central coordination hub between technicians, drivers, branch supervisors, clients, suppliers, and the accounts department.<br>Track and maintain accurate records of staff attendance, overtime, leave balances, and manpower allocation; coordinate approvals with management.<br>Conduct ongoing performance monitoring, identify productivity gaps, and flag staffing concerns proactively.<br>Implement and oversee daily opening and closing procedures across all branches.<br>Ensure all sites maintain cleanliness, organization, and professional presentation standards.<br>Maintain complete ownership of all company documentation physical and digital ensuring everything is organized, current, and instantly retrievable.<br>File management: Take full ownership of the file environment. Structure all folders and subfolders logically, enforce proper naming conventions, manage access permissions, maintain version control, and conduct regular housekeeping. Every document must be current, properly categorized, and accessible to relevant stakeholders.<br>Maintain job cards, service records, completed and pending job logs, and daily operational updates.<br>File and organize all contracts, agreements, permits, legal correspondence, client records, and official documents systematically.<br>Document and maintain all company SOPs, process workflows, and operational reference materials; update as processes evolve.<br>Ensure all documentation practices support audit readiness at all times.<br>Track real-time inventory levels of all materials, consumables, chemicals, tools, and equipment across every operational site.<br>Conduct regular stock audits, manage reorder thresholds, and ensure zero operational disruption due to material shortages or overstocking.<br>Coordinate with local and international vendors on quotations, purchase orders, delivery schedules, and shipment tracking including air and sea freight logistics.<br>Manage customs coordination, freight forwarder communication, and resolve any clearance or documentation issues proactively.<br>Maintain a comprehensive supplier database with current pricing, lead times, payment terms, and performance records to support informed procurement decisions.<br>Forecast material requirements based on historical consumption data, seasonal trends, and upcoming workload.<br>Ensure proper storage organization across all sites: labelling, FIFO compliance, and space optimization.<br>Track tools and equipment issued to technicians; maintain condition records and coordinate repairs or replacements.<br>Provide the accounts/finance department with all required supporting documentation — invoices, receipts, purchase orders, delivery notes, quotations, petty cash records, expense claims, and bank-related documents organized, accurate, and submitted on time.<br>Support monthly payroll preparation by providing verified attendance data, overtime calculations, deductions, and allowances for WPS disbursal.<br>Assist with material consumption cost tracking, budget variance analysis, and waste-reduction reporting.<br>Ensure all financial documentation is properly filed and audit-ready at all times.<br>Monitor and manage expiry dates of all government and regulatory documents — including trade licenses, employee visas, Emirates IDs, labour cards/work permits, vehicle registrations, insurance policies, tenancy/Ejari contracts, municipal permits, civil defense certificates, and any other compliance-critical documentation.<br>Initiate all renewals a minimum of 30 days before expiry. <br>Maintain a master compliance tracker with colour-coded status indicators and provide weekly updates to management.<br>Coordinate with PRO/government relations on visa processing, labour approvals, medical fitness tests, Emirates ID applications, and all government-facing administrative submissions.<br>Stay informed of any regulatory or labour law changes that may impact the business and advise management accordingly.<br>Maintain comprehensive fleet records: scheduled servicing, registration renewals, insurance expiry, Salik monitoring, fuel card usage, mileage logs, and access credentials for all company vehicles.<br>Monitor vehicle condition and coordinate timely servicing, repairs, and inspections ensuring all vehicles remain roadworthy, compliant, and presentable.<br>Maintain a company-wide asset register covering all tools, equipment, electronics, machinery, and furniture across every location.<br>Manage parking allocations, gate passes, and vehicle access cards.<br>Serve as a point of contact for key client accounts when operational coordination is required — scheduling, confirmations, status updates, and follow-ups.<br>Manage vendor relationships: track purchase orders, follow up on pending deliveries, resolve supply discrepancies or quality issues.<br>Coordinate with third-party service providers (IT, cleaning, maintenance, pest control) to ensure uninterrupted operations.<br>Handle client feedback and service recovery in coordination with relevant teams.<br>Manage staff travel arrangements, air ticketing, and accommodation bookings.<br>Support recruitment: post vacancies, screen applications, coordinate interviews, and manage onboarding for new hires — ensuring tools, uniforms, access, and training are arranged from day one.<br>Track training requirements and coordinate skill development or certification programs.<br>Manage office supplies, pantry, cleaning materials, and facility needs across all locations.<br>Coordinate premises maintenance: repairs, pest control, HVAC servicing, and general upkeep.<br>Handle any additional operational, administrative, or coordination tasks as assigned by management.<br><br>Daily Reports: End-of-day summaries covering job completions, staff attendance, material usage, service delivery status, and any issues or incidents requiring attention. Weekly Reports: Productivity analysis, inventory movement, supplier status, compliance updates, home service metrics, and pending action items. Monthly Reports: Full operational performance review financial syncing, staff performance, fleet status, inventory valuation, compliance summary, and strategic recommendations.<br>All reports delivered complete, accurate, and on time. This is a primary function of the role. No reminders. No follow-ups. No exceptions.<br>Experience: Minimum 3 years in operations coordination, administration, logistics, workshop/service centre management, fleet coordination, or facilities management.<br>Industry Background: Automotive, car care, detailing, workshop, fleet, logistics, or multi-site service operations experience is strongly preferred. Candidates from these sectors will be prioritized.<br>Driving License: Valid UAE driving license— mandatory. Technical Skills: Strong proficiency in Google Workspace (Drive, Sheets, Docs, Calendar, Gmail) and Microsoft Office (Excel, Word).<br>Zoho (Advantage): Working experience with Zoho suite (Inventory, Books, People, CRM, Desk) is a significant advantage.<br>Communication: Excellent written and verbal English. Urdu/Hindi language verbally , Arabic is a plus.<br>Work Ethic: Self-directed, structured, detail-driven, deadline-conscious, and capable of managing multiple concurrent responsibilities with minimal supervision and handle flexible workhours.

We are urgently recruiting on behalf of a leading UAE Federal Government Ministry for an experienced and highly organized Administrative Support Coordinator to provide executive-level administrative and coordination support.<br><br>This role requires a proactive professional with excellent organizational, communication, and stakeholder management skills who can effectively support senior leadership in a fast-paced government environment while maintaining the highest level of professionalism and confidentiality.<br><br>Key Responsibilities<br><br>Provide comprehensive administrative and coordination support to the Office Manage executive calendars, appointments, meetings, and official schedules Coordinate internal and external meetings, prepare agendas, record meeting minutes, and follow up on action items Prepare official correspondence, presentations, reports, briefing notes, and executive documents in Arabic and English Liaise with internal departments and external stakeholders to facilitate effective communication and ensure timely completion of assigned tasks Track incoming correspondence, requests, and assignments, ensuring timely responses and appropriate follow-up Coordinate travel arrangements, accommodation, and logistics for official missions and events Maintain confidential records, files, and documentation in compliance with government policies and information security requirements Monitor the implementation of executive decisions and follow up with relevant departments Support the planning and coordination of executive meetings, workshops, official visits, and events Prepare periodic reports and dashboards on assigned initiatives and operational matters Coordinate administrative and procurement requirements for the Executive Office, where applicable Perform other duties assigned to support the effective operation of the Office<br><br><br>Requirements<br><br>3-5 years of experience in executive administration, executive office coordination, or executive assistant roles Proven experience managing executive calendars, appointments, and competing priorities in a senior leadership environment Experience coordinating high-level meetings, workshops, and official visits, including preparing agendas, Minutes of Meeting, and tracking action items Strong experience drafting official correspondence, briefing notes, reports, and presentations Experience managing document routing, approvals, and executive workflows, with familiarity using document management systems, government systems, and ERP platforms Experience working within a UAE Federal Government Ministry, government entity, semi-government organization, or Royal or Executive Office Professional proficiency in Arabic for preparing official correspondence

<h2 class="h5">وصف العمل</h2> <div class="t-break" data-jb-field="description"> <span>نحن نوظف نيابة عن وزارة اتحادية رائدة في دولة الإمارات العربية المتحدة من أجل موظف تنفيذي مُنَسَّق داعم إداري ذو خبرة ومنظم للغاية لتقديم دعم إداري وتنسيقي على مستوى تنفيذي. <br> تتطلب هذه الوظيفة محترفاً مبادراً يمتلك مهارات تنظيم واتصال عالية وقدرة على إدارة أصحاب المصلحة يمكنه دعم القيادة العليا بفاعلية في بيئة حكومية سريعة الوتيرة مع الحفاظ على أعلى مستوى من الاحترافية والسرية. <br> المسؤوليات الرئيسية: توفير دعم إداري وتنسيقي شامل للمكتب.<br> إدارة جداول التنفيذيين والمواعيد والاجتماعات والجداول الرسمية.<br> تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، إعداد الأجندة، تدوين محاضر الاجتماعات والمتابعة على البنودAction.<br> إعداد المراسلات الرسمية والعروض والتقارير ومذكرات الإحاطة والوثائق التنفيذية بالعربية والإنجليزية.<br> التواصل مع الأقسام الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين لتسهيل التواصل الفعال وضمان إكمال المهام الموكلة في الوقت المناسب.<br> تتبع المراسلات الواردة والطلبات والتكليفات، وضمان الردود في الوقت المناسب والمتابعة المناسبة.<br> تنسيق ترتيبات السفر والإقامة ولوجستيات المهمات الرسمية والفعاليات.<br> الحفاظ على سجلات ومسوَدات ووثائق سرية وفق السياسات الحكومية ومتطلبات أمن المعلومات.<br> متابعة تطبيق قرارات التنفيذ والمتابعة مع الأقسام ذات الصلة.<br> دعم تخطيط وتنسيق الاجتماعات التنفيذية وورش العمل والزيارات والفعاليات الرسمية.<br> إعداد تقارير دورية ولوحات معلومات عن المبادرات والمواضيع التشغيلية الموكلة.<br> تنسيق المتطلبات الإدارية والمشتريات للمكتب التنفيذي، حيثما أمكن.<br> أداء مهام أخرى لدعم تشغيل المكتب بشكل فعال.<br> من 3 إلى 5 سنوات من الخبرة في الإدارة التنفيذية، تنسيق المكتب التنفيذي، أو أدوار المساعدة التنفيذية.<br> خبرة مثبتة في إدارة جداول التنفيذ والمواعيد والتعامل مع الأولويات المتنافسة في بيئة قيادية عليا.<br> خبرة في تنسيق الاجتماعات رفيعة المستوى وورش العمل والزيارات الرسمية، بما في ذلك إعداد الأجندة ومحاضر الجلسات وتتبع البنود القابلة للتنفيذ.<br> خبرة قوية في صياغة المراسلات الرسمية ومذكرات الإحاطة والتقارير والعروض التقديمية.<br> خبرة في إدارة توجيه المستندات والموافقات وتدفقات العمل التنفيذية، مع الإلمام باستخدام أنظمة إدارة المستندات والأنظمة الحكومية ومنصات تخطيط موارد المؤسسات (ERP).<br> خبرة في العمل ضمن وزارة اتحادية في دولة الإمارات العربية المتحدة أو كيان حكومي أو منظمة حكومية شبه حكومية أو مكتب ملكي أو تنفيذي.<br> الطلاقة المهنية في اللغة العربية لإعداد المراسلات الرسمية.<br></span> </div>

<section><p class="heading jdMain">وصف الوظيفة</p><p class="heading">الأدوار والمسؤوليات</p><div class="paragraph"><ul><li><p>الدعم الإداري والتنسيق</p><ul><li><p>تقديم الدعم الإداري اليومي لمكتب إدارة البرنامج ونبّ Expo دبي/أبوظبي UAE Expo Office.</p></li><li><p>تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك الجدولة واللوجستيات والمتابعة.</p></li><li><p>حضور الاجتماعات عند الحاجة، وتدوين ملاحظات مُهيكلة، وتوزيع محاضر الاجتماعات وبنود العمل الناتجة.</p></li><li><p>دعم الـ PMO في الحفاظ على وثائق وسجلات منظّمة.</p></li></ul><p>التوريد والتنسيق للمناقصات</p><ul><li><p>دعم PMO وقادة الأقسام الآخرين في التنسيق والإدارة لحزم المشتريات وعملية المناقصات.</p></li><li><p>المساعدة في إصدار: اتفاقيات عدم الإفشاء (NDAs)، طلبات تقديم العروض (RFPs)، استبيانات التأهيل المسبق (PQQs)، وغيرها من وثائق توضيح العطاء.</p></li><li><p>تنسيق الاتصالات مع العارضين والشركاء وأصحاب المصلحة خلال عمليات الشراء.</p></li><li><p>تتبع جداول المشتريات، ومواعيد التقديم، وجداول التقييم.</p></li><li><p>دعم تنظيم وتنسيق اجتماعات تقييم المناقصات.</p></li><li><p>الحفاظ على سجلات المشتريات والسجلات والتقديمات.</p></li></ul><p>التنسيق والمتابعة للمشروعات</p><ul><li><p>دعم PMO في متابعة إجراءات ومهام المسار والتتبعات.</p></li><li><p>المساعدة في تنسيق المدخلات والوثائق اللازمة من الفرق الداخلية والاستشاريين الخارجيين.</p></li><li><p>دعم التنسيق بين الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين لضمان الاتساق والتسليم في الوقت المناسب.</p></li><li><p>المساعدة في جمع المعلومات والبيانات اللازمة لإعداد تقارير المشروع، ومتابعاته، والعروض وفق الحاجة.</p></li></ul><p>تنسيق السفر واللوجستيات</p><ul><li><p>تنسيق ترتيبات السفر لموظفي Expo Office وأصحاب المصلحة في المشروع عند الحاجة. يتضمن ذلك بحث الخيارات المناسبة للسفر والإقامة، حجز التذاكر، والإقامات وتحويلات الفريق حسب الحاجة. التنسيق مع شركاء السفر.</p></li><li><p>دعم تنظيم ورش العمل وجلسات التنسيق من خلال تخطيط جميع اللوجستيات والمهام الإدارية المطلوبة.</p></li></ul><p>الدعم الإداري المالي</p><ul><li><p>دعم معالجة فواتير المستشارين، وفق موافقة PMO والعمليات المعتمدة.</p></li><li><p>المساعدة في إدخال الفواتير إلى الأنظمة الداخلية ذات الصلة.</p></li><li><p>تتبع تقدم الدفع والمتابعة مع فرق المالية والشركاء حسب الحاجة.</p></li></ul><p>التحكم بالوثائق والاتصال</p><ul><li><p>دعم الحفاظ على تنظيم وسلامة سجلات وثائق المشروع الأساسية والمراسلات ومواد الشراء. تحديث وتنظيم مجلدات SharePoint/OneDrive وفق السياسات المعتمدة والوثائق المطلوبة.</p></li><li><p>دعم إعداد وتوزيع وثائق المشروع والاتصالات الداخلية. المساعدة في ضمان إنشاء أنظمة معلومات ومشاركة ملفات مناسبة وصيانتها.</p></li><li><p>التأكد من أن ممارسات التحكم بالوثائق تتماشى مع معايير PMO ومتطلبات الحوكمة.</p></li></ul><p>بيئة العمل</p><p>يعمل Expo Office في بيئة سريعة الإيقاع وديناميكية مع جداول زمنية مضغوطة وأصحاب مصلحة دوليين متعددين. تتطلب الوظيفة نهجاً نشيطاً ومرناً في العمل، مع القدرة على الاستجابة بسرعة لتطور متطلبات المشروع.</p><p>قد تكون هناك حاجة لتوافر خارج ساعات العمل المعتادة بشكل occasional لدعم مواعيد المناقصات والتنسيق الدولي والمعالم الرئيسية للمشروع.</p><p>القدرة على التعامل مع معلومات حساسة وفيها قدر من السرية بحذر.</p><p>قد تكون هناك حاجة للسفر الدولي من حين لآخر.</p></li></ul></div></section><section><p class="heading">ملف المرشح المثالي</p><p class="paragraph"></p><ul><li><p>المهارات والسمات الأساسية · مهارات تنظيم وتنسيق قوية. · دقة متميزة في التفاصيل. · مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية (يفضل العربية). · القدرة على إدارة مهام وأولويات متعددة في الوقت نفسه. · أسلوب عمل استباقي ومتجاوب. · القدرة على العمل بفاعلية في بيئة مشروع سريعة الإيقاع. · تواصل مهني ودبلوماسي عند التعامل مع الشركاء الخارجيين. الخبرة والمؤهلات · درجة في مجال ذي صلة. · مؤهلات في مجال إدارة المشاريع مرغوبة مثل PMP. · خبرة مهنية لا تقل عن 3 سنوات في أدوار إدارية أو تنسيق أو دعم المشروع. · خبرة في دعم عمليات الشراء أو المناقصات أو فرق المشروع مرغوبة. · خبرة في العمل ضمن مشاريع كبيرة أو فعاليات أو بيئات حكومية ميزة. · إتقان Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) أساسي.</p></li></ul><p></p></section>

<p><strong><u>الغاية الرئيسية من الوظيفة</u></strong></p><p>توفير دعم إداري شامل ومهني للجناح/الوحدة التي ستمكّن موظفي التمريض والطب من التركيز على الرعاية السريرية عالية الجودة</p><p><strong><u>المسؤوليات الأساسية</u></strong></p><ul><li>توفير الدعم الإداري للجناح/الوحدة</li><li>تقديم الدعم الإداري للمرضى</li><li>استقبال المرضى في الجناح/الوحدة</li><li>ضمان أن المخزون الطبي وغير الطبي كافٍ ومسيطر عليه بشكل فعال</li><li>الترويج بنشاط لرضا المرضى</li><li>التأكد من تحديث معلومات تأمين المرضى الصحي وتصححيها</li></ul><p><strong><u>المهارات والخبرة والتعليم</u></strong></p><p><strong><u>التعليم المطلوب</u></strong></p><ul><li>شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها (الصف 12)</li><li>يفضل الحصول على دبلوم السكرتارية</li><li>خلفية تمريض أساسية ميزة إضافية</li></ul><p><strong><u>الخبرة المطلوبة</u></strong></p><p>خبرة عملية لا تقل عن سنة واحدة في وظيفة إدارية أو مشابهة</p><p>يفضل الخبرة في وظيفة إدارية أو مشابهة في مجال الرعاية الصحية</p><p><strong><u>المهارات والمعرفة الوظيفية المطلوبة</u></strong></p><ul><li>إظهار الكفاءة الأساسية في الحاسوب</li><li>فهم أساسي لإجراءات مطالبات التأمين</li><li>إظهار الطلاقة في اللغة الإنجليزية (كتابة وتحدثاً)</li><li>إظهار المعرفة والفهم للمصطلحات الطبية</li><li>إظهار المعرفة بإجراءات دعم رعاية المرضى</li><li>معرفة بإجراءات تحكم المخزون</li></ul><p><br></p><p>&nbsp;</p><p><br></p>

Company Description Engineering is an Istanbul-based organization focused on delivering high-quality engineering solutions and services. The company operates in a dynamic environment that values innovation, problem-solving, and practical application of technical expertise. Team members collaborate closely to design, implement, and improve systems and processes that support clients and internal operations. The culture emphasizes accountability, continuous learning, and operational excellence. This environment offers professionals the opportunity to take ownership of projects and contribute directly to the company’s growth and strategic direction.<br>Role Description The Owner role is a full-time, on-site position based in Istanbul, responsible for overseeing overall business operations, strategy, and growth for the engineering organization. Day-to-day tasks include setting business objectives, managing budgets and resources, and making key decisions related to services, clients, and partnerships. The Owner supervises core functions such as engineering, finance, and administration, ensuring that projects are delivered on time, within scope, and at high quality standards. This role involves engaging with clients and stakeholders, negotiating contracts, and identifying new market opportunities to expand the company’s presence. The Owner is also expected to build and support a strong team culture, mentor leaders, and implement processes that promote efficiency, safety, and compliance with local regulations.<br>Qualifications<br> Strong background in engineering or a related technical field, with proven experience leading projects or technical teams. Demonstrated business management skills, including budgeting, strategic planning, and operational oversight. Experience in client relationship management, contract negotiation, and stakeholder communication. Ability to build, lead, and develop diverse teams, fostering a collaborative and inclusive work environment. Excellent analytical, problem-solving, and decision-making abilities, with a focus on practical and sustainable solutions. Strong written and verbal communication skills in English; proficiency in Turkish is highly beneficial. Comfort working on-site in Istanbul and engaging directly with local partners, suppliers, and regulatory bodies. Bachelor’s degree or higher in Engineering, Business Administration, or a related discipline; entrepreneurial experience is a plus.

Company Description Engineering is an Istanbul-based organization focused on delivering high-quality engineering solutions and services. The company operates in a dynamic environment that values innovation, problem-solving, and practical application of technical expertise. Team members collaborate closely to design, implement, and improve systems and processes that support clients and internal operations. The culture emphasizes accountability, continuous learning, and operational excellence. This environment offers professionals the opportunity to take ownership of projects and contribute directly to the company’s growth and strategic direction.<br>Role Description The Owner role is a full-time, on-site position based in Istanbul, responsible for overseeing overall business operations, strategy, and growth for the engineering organization. Day-to-day tasks include setting business objectives, managing budgets and resources, and making key decisions related to services, clients, and partnerships. The Owner supervises core functions such as engineering, finance, and administration, ensuring that projects are delivered on time, within scope, and at high quality standards. This role involves engaging with clients and stakeholders, negotiating contracts, and identifying new market opportunities to expand the company’s presence. The Owner is also expected to build and support a strong team culture, mentor leaders, and implement processes that promote efficiency, safety, and compliance with local regulations.<br>Qualifications<br> Strong background in engineering or a related technical field, with proven experience leading projects or technical teams. Demonstrated business management skills, including budgeting, strategic planning, and operational oversight. Experience in client relationship management, contract negotiation, and stakeholder communication. Ability to build, lead, and develop diverse teams, fostering a collaborative and inclusive work environment. Excellent analytical, problem-solving, and decision-making abilities, with a focus on practical and sustainable solutions. Strong written and verbal communication skills in English; proficiency in Turkish is highly beneficial. Comfort working on-site in Istanbul and engaging directly with local partners, suppliers, and regulatory bodies. Bachelor’s degree or higher in Engineering, Business Administration, or a related discipline; entrepreneurial experience is a plus.

<ol><li><p><strong>Property Acquisition & Owner Relations:</strong> Conduct outbound calls and manage inbound inquiries to secure exclusive property listings directly from landlords and owners.</p></li><li><p><strong>Listing Management:</strong> Create compelling, accurate property advertisements and upload listings across major UAE real estate portals (Bayut, Property Finder, Dubizzle).</p></li><li><p><strong>Documentation:</strong> Issue formal offer letters, tenancy documentation, and maintain organized digital filing systems.</p></li><li><p><strong>Call & Communication Management:</strong> Professionally manage telephone calls, WhatsApp inquiries, and client correspondence with a high standard of etiquette and clarity.</p></li><li><p><strong>Office Administration:</strong> Oversee general day-to-day office operations, coordinate team schedules, and manage administrative supplies and records.</p></li></ol><p><strong>Desired Candidate Profile</strong></p><ol><li><p>Proven experience in real estate administration, listing management, or customer service/telemarketing within the UAE market.</p></li><li><p>Exceptional command of the English language with a confident, clear, and professional telephone manner.</p></li><li><p>High proficiency in digital tools, CRM systems, and real estate portals.</p></li><li><p>Strong organizational skills with the ability to multitask in a fast-paced environment.</p></li><li><p>Detail-oriented with strong written communication skills for drafting professional correspondence and advertisements.</p></li></ol>

<h2 class="h5">وصف الوظيفة</h2> <div class="t-break" data-jb-field="description"> <p><b>THE·TEAM فخورون بتقديم خدمات التمثيل والتسويق للمواهب والعلامات التجارية والملكية عبر 28 دولة وأكثر من 70 مدينة حول العالم. يشارك فريق العلامات التجارية والملكية لدينا مع علامات تجارية بارزة ومالكي الحقوق لتحويل الملاءمة إلى إيرادات من خلال استراتيجيات وتوجيهات متكاملة، وابتكار، وتجارب حية، وت commercialisation. نساعد العملاء على فهم الجمهور العالمي والتواصل معه وإلهامه من خلال جمع العلامات التجارية والملكية والمواهب/المبدعين لبناء علاقات ذات مغزى تقود نتائج أعمال قابلة للقياس.</b></p><br><br><p><b>نشأت من اعتقادنا بقوة وحدوية للرياضة والموسيقى والترفيه، قيادتنا في THE·TEAM تعتمد على الذكاء والأفكار والتأثير. للمزيد من المعلومات، يرجى زيارة </b><span><b><u>the.team</u></b></span><b>.</b></p><br><br><p><span><span>The</span></span><b><span>Operations &amp; Admin Executive</span></b><span><span>هو</span><span>دور عابر للوظائف وسيقدم تقاريره إلى</span></span><span><span>Head of Business Operations</span></span><span><span>.</span><span>ولت đảm</span></span><span><span>من أجل ضمان</span></span><span><span>سير العمل بسلاسة وامتثال وكفاءة في مكتب الإمارات من خلال الإشراف على</span><span>المكاتب</span><span>المرافق، وإدارة الجهات الموردة، وتنسيق التأشيرات، ومراقبة بوابة الشراء، والإداري</span><span>/التشغيلي</span><span>y</span><span>system. كما يدعم هذا الدور رئيس قسم العمليات التجارية من خلال إدارة متتبعات داخلية، أنظمة الشراء، وعمليات التوثيق، مع الحفاظ على مستوى عال من الاحترافية والسرية.</span></span></p><br><br><p><b><span>المكتب &amp; المرافق</span></b></p><br><br><ul><li><p><span><span>دعم تشغيل مكاتب دبي يومياً</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>إدارة القسم الأمامي، حجوزات غرف الاجتماعات، صيانة المكاتب، النظافة، صيانة المعدات، وتوفير المستلزمات بشكل استباقي</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>تنسيق إعداد مكان العمل، تحريك المكاتب، إعادة تعبئة المخزن، وطلبات الإصلاح مع الموردين ذوي الصلة</span></span></p><br></li></ul><br><p><b><span>الدعم الإداري &amp; التوثيق</span></b></p><br><br><ul><li><p><span><span>الحفاظ على سجلات منظّمة للمستندات الشركة—الرخص، العقود، التصاريح، التأمين، والوثائق القانونية</span><span>و</span><span>الوثائق</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>دعم تجديد رخصة العمل، وتحديثات الإيجار والتوافق مع التأمين.</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>التنسيق مع السلطات الإماراتية وكيانات المناطق الحرة لتقديمات تنظيمية بالشركة</span></span></p><br></li></ul><br><p><b><span>تنسيق التأشيرات &amp;</span><span>توجيهات انضمام الموظفين</span></b></p><br><br><ul><li><p><span><span>إدارة عمليات التأشيرة للموظفين الجدد، والتجديدات، والإلغاءات (للعمال والتابعين)</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>متابعة Emirates IDs والفحوصات الطبية، والعقود العمالية، وضمان تقديمها في الوقت المحدد عبر بوابات الحكومة</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>دعم إعداد الإعدادات للانضمام: مساحة العمل، المعدات، بطاقات الدخول، شارات الهوية، ورزم التوجيه</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>ضمان إكمال قوائم التحقق لخروج الموظفين، بما في ذلك إعادة الأصول وإغلاق التأشيرات.</span></span></p><br></li></ul><br><p><b><span>تنسيق الموردين والاتصالات</span></b></p><br><br><ul><li><p><span><span>إدارة علاقات الموردين المرتبطة بالرسائل البريدية والتوريد والكافيهات Etisalat/DU وغيرها</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>المساعدة</span><span>في مراجعات عقود الموردين والتجديد وتتبع النفقات</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>تنسيق تسويات فواتير الاتصالات الشهرية مع المالية</span></span></p><br></li></ul><br><p><b><span>دعم الميزانية والنفقات</span></b></p><br><br><ul><li><p><span><span>تتبع النفقات المتعلقة بالمكتب ودعم دورات التقارير الشهرية مع فريق المالية</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>الاستخدام الفعال لنظام ERP للشركة (Workday) في مهام محاسبية أساسية مثل إنشاء أمر الشراء والفوترة</span></span></p><br></li></ul><br><p><b><span>الصيانة والتحديث لداخل trackers وتقارير</span></b></p><br><br><ul><li><p><b><span>امتلاك و</span><span>المحافظة على</span><span>جميع متتبعات و قواعد البيانات التشغيلية الداخلية</span></b><span><span> تحت إشراف Head of Business Operations</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>تحديث جداول Excel التجارية والالتزام والمتطلبات اليومية لضمان الدقة الفورية</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>إعداد تقارير أساسية وملخصات للقيادة بناءً على مدخلات البيانات ورؤى المتتبعات باستخدام مهارات MS Excel المتقدمة</span></span></p><br></li></ul><br><p><b><span>مراقبة وتوافق بوابة الشراء</span></b></p><br><br><p><span><span>بوابات الشراء هي منصات يستخدمها عملائنا المسجلون لإصدار وإدارة:</span></span></p><br><br><ul><li><p><span><span>EOIs (Expressions of Interest)، RFQs (Requests for Quotation) وRFPs (Requests for Proposal): دعوات رسمية لتقديم مقترحات تقنية ومالية.</span></span></p><br></li></ul><br><p><span><span>هي القناة الرئيسية لاستلام والرد على فرص الشراء من العملاء.</span></span></p><br><br><p><b><span>مسؤوليتك:</span></b></p><br><br><ul><li><p><b><span>تسجيل الدخول إلى بوابات الشراء المخصصة يومياً</span></b><span><span>(مثلاً SAP Ariba، DCT، ADNOC،</span><span>بوابة دِريّا</span><span>Gate، RC</span><span>AlUla</span><span>) لمراقبة</span><span>والتعامل مع RFQs وRFPs وEOIs والتواصل المرتبط بالرعاية</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>تحميل الإشعارات الجديدة، تعليم البنود الرئيسية، وتوزيع الوثائق داخلياً على الأطراف المعنية بشكل استباقي</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>الحفاظ على بيانات الدخول محدثة وتحديث سجلات كلمات المرور باستخدام تسميات موحدة ورفع الوثائق بسرعة</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>تتبع مواعيد تسجيل وتغييرات اسم الشركة والوثائق والتحديثات التنظيمية</span></span></p><br></li></ul><br><p><b><span>المؤهلات والخبرة</span></b></p><br><br><ul><li><p><span><span>درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذو صلة.</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>3-5</span><span>سنوات من الخبرة في</span><span>إدارة الواجهة الأمامية،</span><span>دعم العمليات، أو</span><span>أدوار إدارية فنية مماثلة في الإمارات.</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>خبرة مثبتة في إدارة عمليات التأشيرة والترخيص في الإمارات.</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>خبرة في استخدام منصات الشراء الحكومية أو البوابات الحكومية (SAP Ariba، DCT، MOHRE، GDRFA).</span></span></p><br></li></ul><br><p><b><span>المهارات التقنية</span></b></p><br><br><ul><li><p><b><span>دقة متقدمة في Microsoft Excel:</span></b><span><span> القدرة على إدارة متتبعات كبيرة، واستخدام الصيغ، والتصفية، والجداول المحورية، وتوليد الملخصات.</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>إدارة الملفات والمجلدات بشكل قوي في Box/SharePoint/Google Drive.</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>إلمام أساسي بمنصات الشراء وبوابات التقديم عبر الإنترنت.</span></span></p><br></li></ul><br><p><b><span>المهارات الشخصية</span></b></p><br><br><ul><li><p><span><span>استباقي، دقيق التفاصيل، ومنظم للغاية.</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>مهارات تواصل قوية</span><span> (كتابة وتحدثاً).</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>القدرة على تعدد المهام عبر الأنظمة والجداول الزمنية وأصحاب المصلحة.</span></span></p><br></li></ul><br><ul><li><p><span><span>الحيطة والاحترافية عند التعامل مع وثائق حساسة.</span></span></p><br></li></ul><br><p><i>THE·TEAM لا يميز على أساس العرق أو الجنس أو اللون أو الدين أو العمر أو الأصل الوطني أو الحالة الاجتماعية أو الإعاقة أو مكانة المحارب أو أي سبب آخر يحظره القانون في تزويد فرص العمل والمزايا.</i></p><br>

Company Description Dvengo is a results-driven digital marketing agency focused on helping brands grow through a mix of creativity, strategy, and technology. The company crafts campaigns that are visually compelling and optimized for strong performance across digital channels. Dvengo’s services span social media management and growth, creative content and ad campaigns, branding and strategy development, performance marketing on platforms such as Meta, Google Ads, and You Tube, as well as podcast production and video editing. The agency also collaborates with influencers and creators to amplify brand reach and engagement. Its mission is to build brands that stand out, connect meaningfully with audiences, and scale sustainably and profitably.<br>Role Description The Owner role at Dvengo is a full-time, on-site position based in Dehradun, responsible for leading the agency’s strategic direction, operations, and business growth. Day-to-day tasks include defining and refining the agency’s service offerings, overseeing client acquisition and relationship management, and guiding the development of digital marketing strategies and campaigns. The Owner supervises cross-functional teams in social media, content creation, performance marketing, and production, ensuring projects are delivered on time and meet quality and performance standards. This role includes financial planning, budgeting, and resource allocation, as well as identifying new market opportunities and strategic partnerships. The Owner also fosters a collaborative, creative work environment and ensures that processes and workflows support efficient, high-impact delivery for clients.<br>Qualifications<br> Strong background in digital marketing, including experience with social media management, performance marketing (e.g., Meta, Google Ads, You Tube), and branding and strategy development. Proven leadership and management skills, with experience overseeing cross-functional teams, guiding creative and strategic work, and managing client relationships. Business and operational acumen, including experience with budgeting, financial planning, resource allocation, and agency or business development. Strategic thinking and analytical skills, with the ability to interpret campaign data, optimize performance, and identify growth opportunities. Experience in content production environments, such as podcast production, video editing, and collaboration with influencers and creators. Excellent communication, negotiation, and stakeholder management skills, with the ability to represent the agency and build long-term partnerships. Ability to work on-site in Dehradun and commit to a full-time schedule, maintaining a hands-on presence in daily operations. Bachelor’s degree in Marketing, Business, Communications, or a related field; advanced qualifications or entrepreneurial experience are an advantage.

<h2>Office Administrator / Executive Assistant</h2><h2>Company Overview</h2><p>Atlantis Marine and Power Solution FZ-LLC is a RAKEZ-licensed trading company supplying used power generation equipment and marine spare parts (Wartsila, MAN and similar medium-speed engines) to customers in the UAE, Turkey, Korea and Europe. We are a small, fast-moving team with a global network of partners.</p><h2>About the Role</h2><p>We are hiring an <strong>Office Administrator / Executive Assistant</strong> to take over all company administration from the Managing Director: licence and visa renewals, bank paperwork, coordination with our external accountant, and keeping the company's documents and deadlines in order.</p><p>This is a hands-on role with real ownership from day one and direct access to the Managing Director. You will be the person who makes sure nothing expires, nothing gets lost, and every request from the bank, the free zone or the accountant is answered on time.</p><h2>Key Responsibilities</h2><ul><li>Own all company renewals: trade licence, establishment card, employee visas, Emirates IDs, medical insurance, office lease and vehicle registrations. Track every expiry date and start renewals well before they are due.</li><li>Handle banking administration: prepare and submit KYC updates, account forms, letters and supporting documents; liaise with our bank relationship manager; keep bank correspondence organized.</li><li>Coordinate with our external accountant: collect and organize invoices, receipts and bank statements each month; make sure VAT and corporate tax filings have what they need on time; follow up on open questions.</li><li>Maintain a clean digital and physical filing system for contracts, licences, shareholder documents, insurance policies and correspondence, with a document register of expiry dates.</li><li>Support the Managing Director: manage calendar and travel bookings, prepare letters and forms for signature, and chase pending items with government portals, typing centres, suppliers and service providers.</li><li>Assist the sales team with paperwork: proforma invoices, shipping and customs documents, and customer or supplier registration forms.</li></ul><h2>Working Hours</h2><p><strong>Monday to Friday, 9 AM to 5 PM</strong></p><h2>Benefits</h2><ul><li>Employment visa</li><li>Medical insurance</li><li>Travel opportunities</li><li>Gaining experience</li><li>Joining international expos</li><li>Annual leave and paid public holidays as per UAE Labour Law</li></ul><h2>Skills &amp; Requirements</h2><ul><li>2+ years of administrative or executive assistant experience in the UAE</li><li>Hands-on experience with free zone licence and visa renewals (RAKEZ, JAFZA, DMCC or similar) and UAE government portals</li><li>Familiarity with UAE bank procedures (KYC, account documentation, bank letters)</li><li>Basic understanding of VAT invoicing and what an accountant needs each month</li><li>Fluent English, written and spoken; able to draft formal letters and emails</li><li>Confident with Excel / Google Sheets, Word and shared-drive filing</li><li>Highly organized, reliable and able to work independently without daily supervision</li></ul><h3>Preferred</h3><ul><li>Arabic language skills</li><li>RAKEZ experience</li><li>Background in a trading, marine or industrial company</li><li>Familiarity with UAE corporate tax filing</li><li>UAE driving licence</li></ul><h2>Preferred Candidate</h2><p><strong>Years of Experience:</strong> 2+ years</p><p><strong>Nationality:</strong> All Arab Countries; All Eastern European Countries; All Western European Countries; Belarus; Bosnia and Herzegovina; Chile; China; Great Britain (UK); Philippines; Russian Federation</p><p><strong>Gender:</strong> Female</p><p><strong>Age:</strong> 18–35 years</p><p><strong>Career Level:</strong> Mid Career</p>

<h2 class="h5">Job description</h2> <div class="t-break" data-jb-field="description"> <p>Atlantis Marine and Power Solution FZ-LLC is a RAKEZ-licensed trading company supplying used power generation equipment and marine spare parts (Wartsila, MAN and similar medium-speed engines) to customers in the UAE, Turkey, Korea and Europe. We are a small, fast-moving team with a global network of partners.</p><p><br></p><p>We are hiring an Office Administrator / Executive Assistant to take over all company administration from the Managing Director: licence and visa renewals, bank paperwork, coordination with our external accountant, and keeping the company's documents and deadlines in order. This is a hands-on role with real ownership from day one and direct access to the Managing Director. You will be the person who makes sure nothing expires, nothing gets lost, and every request from the bank, the free zone or the accountant is answered on time.</p><p><br></p><p>Key responsibilities:</p><ul><li>Own all company renewals: trade licence, establishment card, employee visas, Emirates IDs, medical insurance, office lease and vehicle registrations. Track every expiry date and start renewals well before they are due.</li><li>Handle banking administration: prepare and submit KYC updates, account forms, letters and supporting documents; liaise with our bank relationship manager; keep bank correspondence organized.</li><li>Coordinate with our external accountant: collect and organize invoices, receipts and bank statements each month; make sure VAT and corporate tax filings have what they need on time; follow up on open questions.</li><li>Maintain a clean digital and physical filing system for contracts, licences, shareholder documents, insurance policies and correspondence, with a document register of expiry dates.</li><li>Support the Managing Director: manage calendar and travel bookings, prepare letters and forms for signature, and chase pending items with government portals, typing centres, suppliers and service providers.</li><li>Assist the sales team with paperwork: proforma invoices, shipping and customs documents, and customer or supplier registration forms.</li></ul><p>Working hours: monday to friday, 9 AM to 5 PM.</p><p><br></p><p>Benefits: Employment visa, medical insurance, travel opportunities, gaining&nbsp;experience, joining international expos, annual leave and paid public holidays as per UAE Labour Law.</p> </div><h2 class="h5">Skills</h2> <div data-jb-field="skills"><ul><li>2+ years of administrative or executive assistant experience in the UAE</li><li>Hands-on experience with free zone licence and visa renewals (RAKEZ, JAFZA, DMCC or similar) and UAE government portals</li><li>Familiarity with UAE bank procedures (KYC, account documentation, bank letters)</li><li>Basic understanding of VAT invoicing and what an accountant needs each month</li><li>Fluent English, written and spoken; able to draft formal letters and emails</li><li>Confident with Excel / Google Sheets, Word and shared-drive filing</li><li>Highly organized, reliable and able to work independently without daily supervision</li><li>Preferred: Arabic language skills, RAKEZ experience, background in a trading, marine or industrial company, familiarity with UAE corporate tax filing, UAE driving licence</li></ul></div>

تسعى شركتنا سريعة النمو إلى توظيف مساعد إداري مبتدئ ومتفانٍ لدعم سير العمليات التجارية اليومية بسلاسة. في هذا الدور، ستساعد في تنظيم وتحديث وصيانة سجلات وقواعد بيانات الشركة بدقة، مع ضمان التعامل مع المعلومات بكفاءة وصحة. كما ستوفر الدعم الإداري العام عبر مختلف الفرق، مما يساعد في تحسين سير العمل وتبسيط العمليات الداخلية. تعد المهارات الحاسوبية القوية، والرغبة في التعلم، والاهتمام الدقيق بالتفاصيل ضرورية للنجاح في هذا المنصب. توفر هذه الفرصة للعمل عن بُعد ترتيبات عمل مرنة وفرصة للنمو داخل بيئة عمل داعمة وديناميكية. ماذا ستفعل: إدخال البيانات والحفاظ على سجلات دقيقة عبر الأنظمة الداخلية. تحديث جداول البيانات وأدوات التتبع والوثائق بانتظام. تنظيم الملفات الرقمية وضمان سهولة الوصول إلى المعلومات. المساعدة في الجدولة وتنسيق المهام وسير العمل الإداري. مراقبة ومتابعة المهام الموكلة لضمان إنجازها. دعم الفرق الداخلية من خلال الحفاظ على معلومات منظمة ومحدثة. تحديد وتنبيه الإدارة بوجود بيانات مفقودة أو غير متسقة للتصحيح. الحفاظ على تواصل كتابي واضح ومهني. <br> ماذا نبحث عنه: اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة. مهارات تنظيمية وإدارة وقت جيدة. القدرة على اتباع التعليمات وسير العمل المنظم. إلمام أساسي بأدوات مثل Google Sheets أو Microsoft Excel. مهارات تواصل كتابي واضحة. القدرة على إدارة المهام المتكررة باستمرارية. التحفيز الذاتي والقدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عمل عن بُعد. لا يشترط خبرة سابقة - سيتم توفير التدريب. <br> الأدوات وبيئة العمل: جداول البيانات (Google Sheets / Excel). أنظمة التتبع والتوثيق الداخلية. منصات البريد الإلكتروني والتواصل. أدوات التعاون عن بُعد (المحادثات ومكالمات الفيديو). <br> المزايا: تعويض تنافسي للمستوى المبتدئ. جدول عمل مرن عن بُعد. دعم هيكلي للتهيئة والتدريب. فرص للنمو المهني في الإدارة والعمليات. حوافز قائمة على الأداء. بيئة عمل عن بُعد داعمة وتشاركية. الوصول إلى موارد تعليمية وأدوات تطوير المهارات. <br> لماذا تنضم إلينا؟ يوفر هذا الدور أساساً قوياً في الدعم الإداري والعمليات الرقمية. ستكتسب خبرة عملية في إدارة البيانات وتنسيق المهام وتنظيم سير العمل، وهي مهارات قابلة للنقل بدرجة كبيرة عبر مختلف المسارات المهنية. <br> كلمات مفتاحية:<br><br>مساعد إداري • مستوى مبتدئ • وظيفة عن بُعد • إدخال بيانات • دعم مكتبي • تنسيق مهام • تنظيم رقمي • مهارات جداول البيانات • العمل من المنزل • تطوير مهني<br><br>المهارات: وظائف إدارية، ممثلو خدمة عملاء

<p>مهام المستودع</p><ul><li><p>قيادة عمليات تحميل وتفريغ واستلام وتوزيع المخزون اليومية.</p></li><li><p>فحص البضائع الواردة للتحقق من وجود أية أضرار والتحقق من الشحنات مقابل ملاحظات التسليم.</p></li><li><p>الحفاظ على سجلات مخزون دقيقة باستخدام قواعد البيانات الحاسوبية أو برامج تخطيط الموارد المؤسسية ERP.</p></li></ul><p>المهام الإدارية</p><ul><li><p>إدخال البيانات وكتابة المراسلات التجارية الأساسية وجمع التقارير اليومية أو الأسبوعية.</p></li><li><p>الحفاظ على أنظمة الأرشفة للمستندات الشحن والفواتير وسجلات الموظفين.</p></li></ul><p>العمل الجماعي والسلامة</p><ul><li><p>تعيين ومراقبة المهام اليومية لمساعدي المستودع وطاقم الدعم.</p></li><li><p>مراقبة حضور الموظفين والانضباط والالتزام بإجراءات السلامة في مكان العمل.</p></li><li><p>الإبلاغ عن الحوادث ونقص المخزون أو مشكلات المرافق إلى الإدارة بسرعة.</p></li></ul><p><strong>الملف المرغوب للمرشح</strong></p><ul><li><p>خبرة سابقة في عمليات المستودعات أو اللوجستيات أو دور مشابه.</p></li><li><p>إتقان أساسي للحاسوب وبرامج ERP/المخزون وMS Office.</p></li><li><p>مهارات تنظيمية قوية والاهتمام بالتفاصيل.</p></li><li><p>القدرة على قيادة وتنسيق فريق صغير.</p></li><li><p>مهارات اتصال مكتوبة جيدة لإعداد التقارير والمراسلات.</p></li><li><p>القدرة جسديًا على المساعدة في التحميل/التفريغ عند الحاجة.</p></li></ul>

Role Description<br><br>This role provides a crucial back-office support to the mortgage advisors, ensuring that the client’s application process runs smoothly and efficiently.<br><br>This position focuses on managing client communications, maintaining accurate records, and helping with document preparation, while also managing office supplies, handling incoming calls and inquiries, maintaining schedules, organizing meetings, and assisting with documentation and reports.<br><br>The incumbent will also act as point of contact for the clients and visitors, ensuring a professional and welcoming environment.<br><br>Key Responsibilities<br><br>Greet clients, answer inquiries, and direct them to the relevant mortgage advisors. Answer and route incoming phone calls, emails, and messages. Assist with the preparation and submission of mortgage loan applications. Coordinate communication between brokers, clients, and lenders. Handle administrative tasks including document collection, filing, and client data entry. Manage incoming inquiries and direct them to the appropriate Mortgage Advisor for further assistance. Maintain a clean and organized office environment. Support the team with market research, client reports, and other required tasks.<br><br>Qualifications<br><br>Bachelor’s degree in Finance, Accounting, or a related field. Minimum of 2 years experience in administrative roles or customer service, preferably within the mortgage or financial sector. Minimum of 2 years experience in credit underwriting, mortgage analysis, or financial services. Strong attention to detail and organizational skills. Excellent communication and interpersonal abilities. Proficient in Microsoft Office & Zoho Mail

ملخص العمل يوفر المنسّق الإداري دعماً إداريّاً وتحليليّاً وعمليّاً شاملاً لفريق المبيعات والمدير الإقليمي للمبيعات. <br> يضمن الدور التنفيذ السلس للأنشطة البيعية، والتقارير الدقيقة، والتنسيق الفعّال، والتواصل الداخلي القوي لتحسين إنتاجية المبيعات بشكل عام. جانب رئيسي من هذا الدور يتضمن دعم اتخاذ القرار المستند إلى البيانات من خلال إنشاء وصيانة وتحليل لوحات معلومات Power BI وتقارير أداء المبيعات باستخدام Excel. <br> يلعب المنصب دوراً حيوياً في تقديم الدعم الإداري والتشغيلي لفريق المبيعات. يتطلب ذلك مهارات تنظيمية قوية، والانتباه للتفاصيل، ومهارات تواصل وتفاعل بين الأشخاص ممتازة للتفاعل بفعالية مع العملاء ومهندسي المبيعات وأصحاب المصلحة الداخليين، بالإضافة إلى القدرة على الازدهار في بيئة سريعة الوتيرة. يُشترط وجود خبرة سابقة في إنشاء لوحات Power BI وتصور بيانات المبيعات لدعم التقارير والتنبؤ والرؤى الإدارية. <br> المسؤوليات الأساسية <br> أ. التنسيق والدعم دعم فريق المبيعات في الأنشطة اليومية والوثائق والمتابعة. التنسيق بين المبيعات والخدمة والمالية واللوجستيات وغيرها من الأقسام. إعداد عروض الأسعار، المقترحات، ووثائق المناقصات الأساسية عند الحاجة. الحفاظ على ملفات المبيعات، سجلات العملاء، وسجلات الاتصالات. دعم أعضاء فريق المبيعات في المهام الإدارية، مثل إنشاء تقارير المبيعات، إعداد عروض تقديمية للمبيعات باستخدام MS Power Point، إدارة قواعد بيانات العملاء، إعداد وثائق المبيعات، العروض، الأسعار، تقارير السفر التجاري. <br> ب. الإدارة ضمان إدخال البيانات بشكل دقيق وفي الوقت المحدد في نظام CRM/ERP. المتابعة على الموافقات والتواقيع وتدفقات العمل الداخلية. دعم إنشاء PR/PO للمستهلكات؛ استلام العناصر وتحديث قوائم الجرد بعددها. التنسيق مع الأقسام الداخلية، الموارد البشرية، الشراء، اللوجستيات، إلخ. المساعدة في التخطيط والتنسيق للسفر التجاري، بما في ذلك حجز الفنادق والرحلات الجوية ووسائل النقل لأعضاء الفريق عند الحاجة. <br> ج. التقارير والتحليل إدارة إعداد التقارير الشهرية، مع التأكد من أن جميع البيانات دقيقة وكاملة ومناقشتها مع الفريق قبل التقديم للإدارة. تحديث خط الإمداد والتنبؤات وإنشاء لوحات Power BI للمدير الإقليمي للمبيعات. تتبّع المقاييس الأساسية: الإيرادات، الهامش، معدلات الوصول، نشاط العملاء، والفرص المفتوحة. تحديد الانحرافات وتقديم رؤى بيانية لاتخاذ قرارات أفضل. تطوير وتحديث والحفاظ على لوحات الأعمال لدعم اتخاذ القرارات الإدارية (تقرير الخسائر، لوحة تطوير الأعمال ولوحة LPO/LOI) التنسيق مع الأقسام المعنية لجمع البيانات المطلوبة والتحقق من المعلومات قبل تحديثات اللوحة. التأكد من أن جميع أدوات وتقارير الأداء محدثة، منظمة ومتوافقة مع معايير الشركة. <br> د. العمليات تنسيق الاجتماعات الداخلية ومراجعات المبيعات وزيارات العملاء. دعم المدير الإقليمي للمبيعات في جدولة المواعيد والعروض التقديمية وتتبع الأداء. المساعدة في إعداد الخطط السنوية والميزانيات ومبادرات المبيعات. ضمان الامتثال لسياسات الشركة وعمليات المبيعات. <br> الكفاءات الأساسية مهارات تنسيق وتواصل قوية، اهتمام عالٍ بالتفاصيل، عقلية تحليلية ومهارات عرض قوية، القدرة على الأولوية والتنظيم المتعدد، توجيه نحو خدمة العملاء، الاستباقية والتنظيم، القدرة على العمل تحت الضغط<br> المؤهلات والخبرة شهادة البكالوريوس/الدبلوم في الأعمال، المبيعات، التسويق، أو مجال ذو صلة 5-7 سنوات خبرة في الدعم الإداري، المنسّق، أو أدوار مماثلة. الخبرة الصناعية في المعدات الثقيلة، الضواغط، التدفئة والتهوية وتكييف الهواء، مناولة المواد، الرافعات الشوكية أو البناء مطلوبة. الإتقان في MS Office (Word، Excel، Power Point)، SAP، Power BI. تواصل باللغة الإنجليزية بطلاقة. رخصة قيادة إماراتية سارية مفضلة.