٢٧٨ من وظائف سكرتارية في الإمارات 2026 - قدم الان

دوام كامل وظائف منظمات و مؤسسات عالمية

منسق إداري

في الموقع - الإمارات - دبي ٢٩ يوليو ٢٠٢٦

اللوجستيات وسلاسل الإمداد والمشتريات

منسق إداري تبحث شركة ذات سمعة طيبة عن منسق إداري منظم لدعم عمليات المكتب اليومية وضمان سير العمل بكفاءة. يُرحب بالمتقدمين الجدد للتقديم. المسؤوليات تنسيق الأنشطة الإدارية اليومية الحفاظ على سجلات ووثائق المكتب جدولة الاجتماعات والمواعيد إعداد التقارير والمراسلات دعم موظفي المكتب في المهام الإدارية المزايا تأشيرة مقدمة وفقاً لقانون العمل الإماراتي تأمين صحي فرص النمو المهني الموقع: الخليج التجاري، دبي نوع الوظيفة: دوام كامل قدم الآن البريد الإلكتروني: hr.globale@gmail.com سيتم الاتصال فقط بالمرشحين المختارين.

Administrative Coordinator A reputable company is seeking an organized Administrative Coordinator to support daily office operations and ensure efficient workflow. Freshers are welcome to apply. Responsibilities Coordinate daily administrative activities Maintain office records and documentation Schedule meetings and appointments Prepare reports and correspondence Support office staff with administrative tasks Benefits Visa provided as per UAE Labor Law Medical insurance Career growth opportunities Location: Business Bay, Dubai Job Type: Full-Time Apply Now Email: hr.globale@gmail.com Only shortlisted candidates will be contacted.

دوام جزئي لينكدإن

مساعد إداري

عن بُعد - الإمارات - دبي ٢٣ سبتمبر ٢٠٢٦

تكنولوجيا المعلومات

وصف الدور: يدعم هذا الدور الجزئي عن بعد كمساعد إداري لشركة NS Talent & Technologies في المهام الإدارية والتنسيقية اليومية. سيتولى المساعد الإداري إدارة الجداول الزمنية، وجدولة الاجتماعات، وتنظيم الملفات الرقمية، والمساعدة في إعداد الوثائق وإدخال البيانات الأساسية. يتضمن الدور التعامل مع المكالمات الهاتفية والبريد الإلكتروني، والحفاظ على التواصل المهني مع المرشحين والعملاء وأعضاء الفريق الداخليين، وتوجيه الاستفسارات إلى جهات الاتصال المناسبة. كما سيساعد المساعد الإداري الموظفين من المستوى التنفيذي في المهام الإدارية، وإعداد التقارير البسيطة، وتحديث قواعد البيانات أو جداول البيانات، وضمان سير العمليات اليومية بسلاسة في بيئة افتراضية.المؤهلات:<ul><li>يجب أن يتمتع المرشحون بمهارات قوية في المساعدة الإدارية والمساعدة الإدارية التنفيذية لتنظيم الجداول الزمنية، وإدارة المعلومات، ودعم القيادة.</li><li>يجب أن يتمتع المرشحون بمهارات جيدة في آداب الهاتف والتواصل للتفاعل بشكل احترافي مع العملاء والمرشحين وزملائهم.</li><li>يجب أن يتمتع المرشحون بمهارات كتابية قوية، بما في ذلك إدخال البيانات، ومعالجة الوثائق، والمحافظة على السجلات الأساسية.</li><li>القدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عن بعد، وأولوية المهام، وتلبية المواعيد النهائية بشكل موثوق.</li><li>إتقان البرامج المكتبية الشائعة (مثل أدوات البريد الإلكتروني، ومعالجة الكلمات، وجداول البيانات) والراحة مع منصات التعاون الرقمي.</li><li>الاهتمام بالتفاصيل، والحذر في التعامل مع المعلومات السرية، و mindset خدمة العملاء.</li><li>يُفضل أن يكون لدى المرشحين خبرة سابقة في الأدوار الإدارية أو دعم المكاتب؛ ويُعدّ وجود خبرة في بيئات التوظيف أو الموارد البشرية ميزة إضافية.</li><li>التعليم ذي الصلة في مجال الأعمال أو الإدارة أو المجالات ذات الصلة مفيد ولكنه ليس إلزاميًا؛ ويُقدّر الخبرة العملية المكافئة.</li></ul>

Role Description This part-time remote Administrative Assistant role supports NS Talent & Technologies with daily administrative and coordination tasks. The Administrative Assistant will manage calendars, schedule meetings, organize digital files, and assist with document preparation and basic data entry. The role involves handling phone calls and emails, maintaining professional communication with candidates, clients, and internal team members, and routing inquiries to the appropriate contacts. The Administrative Assistant will also support executive-level staff with administrative tasks, prepare simple reports, update databases or spreadsheets, and ensure smooth day-to-day operations in a virtual environment. Qualifications Candidates should possess strong Administrative Assistance and Executive Administrative Assistance skills for organizing schedules, managing information, and supporting leadership. Candidates should possess sound Phone Etiquette and Communication skills to interact professionally with clients, candidates, and colleagues. Candidates should possess solid Clerical Skills, including data entry, document handling, and basic record-keeping. Ability to work independently in a remote setting, prioritize tasks, and meet deadlines reliably. Proficiency with common office software (e.g., email tools, word processing, spreadsheets) and comfort with digital collaboration platforms. Attention to detail, discretion in handling confidential information, and a service-oriented mindset. Previous experience in administrative or office support roles is preferred; experience in recruitment or HR environments is an advantage. Relevant education in business, administration, or a related field is beneficial but not mandatory; equivalent practical experience is valued.

دوام كامل لينكدإن

مساعد إداري

في الموقع - الإمارات - ابو ظبي ١٧ سبتمبر ٢٠٢٦

الموارد البشرية

JPC 6398 المسمى الوظيفي: مساعد إداري (خدمات الرفاه والاستشارات) موقع العمل: أبوظبي خدمات الرفاه والاستشارات تقديم الدعم الإداري والتشغيلي لفريق خدمات الرفاه والاستشارات. تنسيق مواعيد استشارات ورفاه الطلاب. إدارة الحجوزات، والتأكيدات، وإعادة الجدولة، والإلغاءات، والتذكيرات. الحفاظ على تقاويم وسجلات مواعيد دقيقة. الرد على استفسارات الطلاب العامة وتوجيه الطلاب إلى الموظفين المناسبين. دعم المرشدين في التوثيق وأنشطة المتابعة. الحفاظ على معلومات الطلاب بسرية وخصوصية. جدولة المواعيد إدارة مواعيد الاستشارات والرفاه اليومية. تنسيق الجداول الزمنية بين الطلاب والمرشدين. الحفاظ على قوائم الانتظار وإدارة تغييرات الجدول الزمني. تحديد تعارضات المواعيد والمشكلات التشغيلية. الحفاظ على سجلات دقيقة للمواعيد والخدمات. ورش العمل وأنشطة الرفاه المساعدة في تنظيم ورش عمل الرفاه، وجلسات التوعية، والحملات. تنسيق الأماكن، والتسجيلات، والدعوات، وقوائم الحضور، ومواد الفعاليات. التواصل مع الأقسام الداخلية، والمتحدثين، والمرشدين، ومقدمي الخدمات الخارجيين. دعم ترويج وتواصل أنشطة الرفاه. جمع الملاحظات والحفاظ على سجلات الفعاليات. تقديم الدعم الإداري أثناء الفعاليات. تواصل ودعم الطلاب الرد على استفسارات الطلاب بمهنية وبشكل فوري. توصيل المعلومات حول خدمات الاستشارات وبرامج الرفاه. تعزيز موارد وأنشطة دعم الطلاب. تصعيد المخاوف العاجلة أو الحساسة إلى المهني المناسب. الحفاظ على نهج ترحيبي وصديق للطلاب. المهارات: إكسل (Excel)، باوربوينت (Power Point)، كفاءة جيدة في تطبيقات مايكروسوفت أوفيس، وخاصة وورد (Word)، وآوتلوك (Outlook). مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية مع القدرة على إدارة مهام وجداول روتينية متعددة. مهارات تواصل كتابية وشفوية جيدة باللغة الإنجليزية.

JPC 6398 Job Title: Administrative Assistant (Wellbeing and Counselling Services) Job Location: Abu Dhabi Wellbeing & Counselling Services Provide administrative and operational support to the Wellbeing and Counselling Services team. Coordinate student counselling and wellbeing appointments. Manage bookings, confirmations, rescheduling, cancellations, and reminders. Maintain accurate appointment calendars and records. Respond to general student enquiries and direct students to the appropriate staff. Support counsellors with documentation and follow-up activities. Maintain student information with confidentiality and discretion. Appointment Scheduling Manage daily counselling and wellbeing appointments. Coordinate schedules between students and counsellors. Maintain waiting lists and manage scheduling changes. Identify appointment conflicts and operational issues. Maintain accurate appointment and service records. Workshops & Wellbeing Activities Assist with organising wellbeing workshops, awareness sessions, and campaigns. Coordinate venues, registrations, invitations, attendance lists, and event materials. Liaise with internal departments, speakers, counsellors, and external providers. Support promotion and communication of wellbeing activities. Collect feedback and maintain event records. Provide administrative support during events. Student Communication & Support Respond to student enquiries professionally and promptly. Communicate information about counselling services and wellbeing programs. Promote student support resources and activities. Escalate urgent or sensitive concerns to the appropriate professional. Maintain a welcoming and student-friendly approach. Skills: Excel, Power Point, Good proficiency in Microsoft Office applications, particularly Word, and Outlook. Strong organizational and time-management skills with the ability to manage multiple routine tasks and schedules. Good written and verbal communication skills in English.

دوام كامل لينكدإن

مساعد إداري

في الموقع - الإمارات - ابو ظبي ١٥ سبتمبر ٢٠٢٦

الإدارة

وصف الشركة: شركة أبوظبي لتوريد القوى العاملة هي مزود لحلول التوظيف والقوى العاملة تخدم الشركات في جميع أنحاء أبوظبي والمنطقة الأوسع. تقوم الشركة بربط المؤسسات بالمهنيين المهرة لدعم الأدوار الإدارية والتشغيلية والمتخصصة. تركز شركة أبوظبي لتوريد القوى العاملة على الخدمة الموثوقة والامتثال للوائح المحلية والشراكات طويلة الأمد مع العملاء والموظفين. يمكن لأعضاء الفريق توقع بيئة احترافية مع فرص للعمل في صناعات متنوعة وتطوير مساراتهم المهنية في الوظائف المكتبية والدعم. وصف الدور: المساعد الإداري هو دور بدوام كامل وفي الموقع في أبوظبي. يدعم هذا الدور العمليات المكتبية اليومية، بما في ذلك إدارة المراسلات، وتحديد المواعيد، وتنظيم الملفات، والاحتفاظ بالسجلات. سيتولى المساعد الإداري الرد على المكالمات الهاتفية، واستقبال الزوار، وإعداد التقارير الأساسية، والمساعدة في معالجة المستندات وإدخال البيانات. يتضمن الدور أيضًا دعم المديرين التنفيذيين في إدارة التقويم وتنسيق الاجتماعات ومهام المتابعة حسب الحاجة. يتطلب المنصب اهتمامًا مستمرًا بالتفاصيل، ومهارات تنظيمية قوية، والقدرة على العمل بشكل تعاوني مع الزملاء والعملاء. المؤهلات: مهارات مساعدة إدارية وكتابية قوية، بما في ذلك الجدولة والأرشفة وإعداد المستندات. آداب الهاتف المهنية ومهارات التواصل الواضحة للتعامل مع المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني والاستفسارات الشخصية. خبرة في المساعدة الإدارية التنفيذية، مثل إدارة التقويم وتنسيق الاجتماعات وترتيبات السفر. الكفاءة في برامج المكتب الشائعة (مثل MS Office أو أدوات مماثلة) ومهارات إدخال البيانات الأساسية. القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة الوقت بفعالية والحفاظ على الدقة في ظل المواعيد النهائية. مستوى عالٍ من الاحترافية والموثوقية واحترام السرية. يفضل وجود خبرة سابقة في دور إداري أو دعم مكتبي. الحصول على دبلوم أو شهادة ذات صلة في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة يعد ميزة إضافية.

Company Description Abudhabi Manpower Supply is a staffing and workforce solutions provider serving businesses across Abu Dhabi and the wider region. The company connects organizations with skilled professionals to support administrative, operational, and specialized roles. Abudhabi Manpower Supply focuses on reliable service, compliance with local regulations, and long-term partnerships with clients and employees. Team members can expect a professional environment with opportunities to work with diverse industries and develop their careers in office and support functions. Role Description The Administrative Assistant is a full-time, on-site role based in Abu Dhabi. This role supports daily office operations, including managing correspondence, scheduling appointments, organizing files, and maintaining records. The Administrative Assistant will handle phone calls, greet visitors, prepare basic reports, and assist with document processing and data entry. The role also includes supporting executives with calendar management, meeting coordination, and follow-up tasks as needed. The position requires consistent attention to detail, strong organizational skills, and the ability to work collaboratively with colleagues and clients. Qualifications Strong Administrative Assistance and Clerical Skills, including scheduling, filing, and document preparation. Professional Phone Etiquette and clear Communication skills for handling calls, emails, and in-person inquiries. Experience in Executive Administrative Assistance, such as calendar management, meeting coordination, and travel arrangements. Proficiency in common office software (e.g., MS Office or similar tools) and basic data entry skills. Ability to prioritize tasks, manage time effectively, and maintain accuracy under deadlines. High level of professionalism, reliability, and respect for confidentiality. Previous experience in an administrative or office support role is preferred. Relevant diploma or degree in business administration or a related field is an advantage.

دوام كامل لينكدإن

مساعد إداري

عن بُعد - الإمارات - ابو ظبي ٧ سبتمبر ٢٠٢٦

تكنولوجيا المعلومات

نحن نبحث عن مساعد إداري عن بُعد يتمتع بمهارات قوية في إدخال البيانات لتقديم الدعم التشغيلي من خلال الإدارة الدقيقة للسجلات والتوثيق والتنسيق الإداري. هذه الفرصة مثالية للمهنيين المنظمين والموثوقين الذين يشعرون بالراحة في إدارة المهام في بيئة افتراضية. في هذا الدور، ستساعد في صيانة قواعد البيانات، وإعداد المستندات، وتحديث السجلات، ودعم سير العمل الإداري. سيساهم المرشح الناجح في تحسين الكفاءة من خلال ضمان دقة المعلومات، واتباع العمليات، وتلقي الفرق للمساعدة الإدارية في الوقت المناسب. المسؤوليات الرئيسية: تقديم الدعم الإداري لمختلف وظائف الأعمال. الاحتفاظ بسجلات دقيقة وقواعد بيانات رقمية. تنفيذ مهام إدخال البيانات والتحقق من المعلومات. إعداد المستندات والتقارير وجداول البيانات. إدارة الملفات الإلكترونية وأنظمة التوثيق. المساعدة في الجدولة والتنسيق الإداري. تتبع وتحديث المعلومات المتعلقة بالمشروع. الاستجابة للطلبات الإدارية الداخلية. الحفاظ على سرية ومعايير أمن البيانات. دعم مبادرات تحسين العمليات. المتطلبات: قدرات تنظيمية وإدارية قوية. مستوى عالٍ من الاهتمام بالتفاصيل. مهارات تواصل كتابية ولفظية جيدة. القدرة على إدارة مهام متعددة بكفاءة. الشعور بالراحة في العمل باستخدام الأدوات والبرامج الرقمية. القدرة على الوفاء بالمواعيد النهائية بشكل مستقل. معرفة أساسية بجداول البيانات وقواعد البيانات. إعداد عمل عن بُعد موثوق. المؤهلات: شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها. يفضل وجود خبرة في مساعد إداري أو دعم مكتبي أو إدخال بيانات. مطلوب معرفة بـ Microsoft Office أو Google Workspace. نرحب بالمرشحين المبتدئين ذوي المهارات الحاسوبية القوية. المزايا: وظيفة عن بُعد مع جدولة مرنة. تدريب مدفوع الأجر وتأهيل. فرص نمو مهني. تعويضات تنافسية. هيكل إداري داعم. فرصة لاكتساب خبرة عمل قيمة. موارد تطوير مهني. توازن مرن بين العمل والحياة. بيان تكافؤ الفرص: نحن ملتزمون بخلق بيئة شاملة حيث يتم احترام الموظفين ودعمهم. نحن نشجع المرشحين المؤهلين من جميع الخلفيات على التقديم ونضمن اتخاذ قرارات التوظيف بناءً على الجدارة والمؤهلات والاحتياجات التنظيمية. نحن لا نتسامح مع التمييز على أساس أي خاصية محمية بموجب القوانين المعمول بها. المهارات: وظائف الإدارة، ممثلو خدمة العملاء

We are looking for a Remote Administrative Assistant with strong data entry skills to provide operational support through accurate record management, documentation, and administrative coordination. This opportunity is ideal for professionals who are organised, dependable, and comfortable managing tasks in a virtual environment. In this role, you will assist with maintaining databases, preparing documents, updating records, and supporting administrative workflows. The successful candidate will contribute to improved efficiency by ensuring information is accurate, processes are followed, and teams receive timely administrative assistance. Key Responsibilities: Provide administrative support to various business functions. Maintain accurate records and digital databases. Perform data entry and information verification tasks. Prepare documents, reports, and spreadsheets. Manage electronic files and documentation systems. Assist with scheduling and administrative coordination. Track and update project-related information. Respond to internal administrative requests. Maintain confidentiality and data security standards. Support process improvement initiatives. Requirements: Strong organisational and administrative abilities. High level of attention to detail. Good written and verbal communication skills. Ability to manage multiple tasks efficiently. Comfortable working with digital tools and software. Ability to meet deadlines independently. Basic knowledge of spreadsheets and databases. Reliable remote working setup. Qualifications: High school diploma or equivalent. Administrative assistant, office support, or data entry experience preferred. Knowledge of Microsoft Office or Google Workspace required. Entry-level candidates with strong computer literacy are welcome. Benefits: Remote position with flexible scheduling. Paid training and onboarding. Professional growth opportunities. Competitive compensation. Supportive management structure. Opportunity to gain valuable workplace experience. Career development resources. Flexible work-life balance. Equal Opportunity Statement: We are dedicated to creating an inclusive environment where employees are respected and supported. We encourage qualified candidates from all backgrounds to apply and ensure employment decisions are made based on merit, qualifications, and organisational needs. We do not tolerate discrimination based on any protected characteristic under applicable laws. Skills: Administration Jobs,Customer Service Representatives

دوام كامل لينكدإن

مساعد إداري تنفيذي

في الموقع - الإمارات - دبي ١ سبتمبر ٢٠٢٦

المبيعات

نحن نبحث عن مساعد إداري محترف، يتمتع بقدرة عالية على التنظيم والمبادرة، لتقديم دعم إداري وتشغيلي وتنسيقي شامل لمدير الإدارة. سيلعب المرشح الناجح دوراً رئيسياً في دعم العمليات المكتبية اليومية، وتنسيق أعمال الإدارة العليا، وشؤون الموارد البشرية، وترتيبات السفر، وإدارة المرافق، والتنسيق مع الموردين، والفعاليات، والوثائق، والمشاريع الإدارية. تتطلب هذه الوظيفة فرداً يتمتع بالاعتمادية العالية، ومهارات ممتازة في التنظيم والتواصل، واهتماماً قوياً بالتفاصيل، والقدرة على التعامل بسرية مع المعلومات الحساسة، والقدرة على إدارة أولويات متعددة في بيئة عمل سريعة الخطى بأقل قدر من الإشراف.<h3>المسؤوليات الرئيسية</h3><h4>1. الدعم الإداري والتنفيذي</h4><ul><li>تقديم الدعم الإداري والتشغيلي اليومي لمدير الإدارة/رئيس الإدارة.</li><li>إدارة التقويمات والاجتماعات والمواعيد والجداول الزمنية الداخلية والخارجية.</li><li>إعداد وتنسيق وتدقيق وصيانة التقارير والعروض التقديمية والمراسلات والوثائق التجارية.</li><li>تنسيق الأنشطة الإدارية والمتابعة مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.</li><li>الحفاظ على أنظمة الأرشفة والسجلات وقواعد البيانات والوثائق السرية بدقة.</li><li>إعداد جداول أعمال الاجتماعات، وحضور الاجتماعات عند الضرورة، وتسجيل وتوزيع محاضر الجلسات، وتتبع بنود العمل حتى الإنجاز.</li><li>إجراء الأبحاث وإعداد التقارير ودعم المشاريع والمهام الخاصة.</li><li>تحديد فرص تحسين العمليات الإدارية والكفاءة بشكل استباقي.</li><li>تحمل مسؤولية المهام المسندة وضمان إنجاز المواعيد النهائية والالتزامات في الوقت المحدد.</li></ul><h4>2. إدارة المكتب والعمليات</h4><ul><li>دعم التشغيل اليومي السلس والفعال للمكتب.</li><li>مراقبة المستلزمات المكتبية والقرطاسية والمعدات والمخزون.</li><li>تنسيق صيانة المكتب والإصلاحات ومتطلبات الخدمة.</li><li>التواصل مع إدارة المبنى والمقاولين ومقدمي الخدمات.</li><li>ضمان بقاء مرافق المكتب منظمة وآمنة ونظيفة وتعمل بكفاءة.</li><li>المساعدة في تطوير وصيانة إجراءات المكتب والأنظمة الإدارية.</li></ul><h4>3. الموارد البشرية وإدارة الموظفين</h4><ul><li>دعم أنشطة التوظيف، بما في ذلك نشر الوظائف وتنسيق المقابلات والتواصل مع المرشحين.</li><li>المساعدة في تهيئة الموظفين الجدد (Onboarding) والتعريف بالشركة وإعداد وثائق الانضمام.</li><li>الحفاظ على سجلات الموظفين بدقة وسرية.</li><li>دعم معالجة التأشيرات ووثائق الموظفين والمتطلبات الإدارية الأخرى للموارد البشرية.</li><li>الحفاظ على سجلات الحضور والإجازات والسجلات ذات الصلة لدعم إدارة كشوف المرتبات.</li><li>المساعدة في إعداد خطابات العرض والعقود ومراسلات الموارد البشرية.</li><li>تنسيق تدريب الموظفين وورش العمل وأنشطة المشاركة.</li><li>دعم التوثيق السليم والامتثال لسياسات الشركة والمتطلبات العمالية المعمول بها.</li></ul><h4>4. إدارة السفر</h4><ul><li>تنسيق ترتيبات السفر للعمل، بما في ذلك الرحلات الجوية والفنادق والنقل والتأشيرات ووثائق السفر.</li><li>الحصول على موافقات السفر وتنسيقها مع المديرين المعنيين.</li><li>إعداد وصيانة خطط السفر والسجلات.</li><li>ضمان أن تكون ترتيبات السفر فعالة ومنظمة بشكل جيد وفعالة من حيث التكلفة.</li><li>تقديم المساعدة في الوقت المناسب للاستفسارات والتغييرات المتعلقة بالسفر.</li></ul><h4>5. الفعاليات والأنشطة المؤسسية</h4><ul><li>المساعدة في تنظيم اجتماعات الشركة والمؤتمرات والمعارض والفعاليات المؤسسية.</li><li>تنسيق الأماكن، والتسجيلات، والإقامة، والنقل، وخدمات تقديم الطعام، ومواد الفعالية.</li><li>دعم أنشطة مشاركة الموظفين والاحتفالات وفعاليات المكتب.</li><li>التنسيق مع الفرق الداخلية والموردين والأماكن وأصحاب المصلحة الخارجيين لضمان تنفيذ الفعالية بنجاح.</li></ul><h4>6. التنسيق مع الموردين والمشتريات</h4><ul><li>التواصل مع الموردين ومقاولي الخدمات.</li><li>الحصول على عروض الأسعار ودعم عمليات المشتريات.</li><li>تنسيق طلبات الخدمة ومراقبة أداء الموردين.</li><li>الحفاظ على علاقات مهنية فعالة مع الموردين ومقدمي الخدمات.</li><li>المساعدة في اتفاقيات الخدمة والعقود حسب توجيهات مدير الإدارة.</li></ul><h4>7. مشاريع المرافق والمكتب</h4><ul><li>دعم مشاريع نقل المكتب، والتوسع، والتجديد، والتجهيز، ومشاريع التحسين.</li><li>التنسيق مع المقاولين والموردين وإدارة المبنى وأصحاب المصلحة الآخرين.</li><li>المساعدة في مبادرات تحسين المكتب وضمان متابعة وإتمام أنشطة المشروع في الوقت المحدد.</li></ul><h4>8. السجلات والتقارير والامتثال</h4><ul><li>الحفاظ على سجلات دقيقة تتعلق بحضور الموظفين، والإجازات، والسفر، وأنشطة المكتب، والإدارة.</li><li>إعداد تقارير منتظمة والحفاظ على قواعد البيانات الإدارية.</li><li>ضمان أن تكون جميع السجلات والوثائق دقيقة ومحدثة وآمنة وسرية.</li><li>دعم متطلبات الامتثال الإداري الداخلي وضبط الوثائق بشكل صحيح.</li></ul><h4>9. دعم الإدارة العليا</h4><ul><li>تقديم الدعم الإداري والتنسيقي للإدارة العليا حسب الحاجة.</li><li>تنسيق الاجتماعات والمواعيد والسفر والوثائق ذات الصلة.</li><li>إعداد المراسلات السرية والتقارير والعروض التقديمية ومواد الاجتماعات.</li><li>تنسيق التواصل والمتابعة بين الإدارة العليا وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين.</li><li>تتبع بنود العمل وضمان المتابعة في الوقت المناسب بشأن المسائل المسندة.</li><li>التعامل مع معلومات الأعمال والإدارة الحساسة بمستوى عالٍ من السرية والنزاهة والمهنية.</li></ul><h3>المؤهلات والخبرة</h3><ul><li>درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو الموارد البشرية، أو مجال ذي صلة.</li><li>خبرة لا تقل عن 8-10 سنوات في الإدارة، أو إدارة المكاتب، أو الدعم التنفيذي، أو دور مماثل.</li><li>خبرة مثبتة في دعم الإدارة العليا وتنسيق العمليات الإدارية.</li><li>خبرة قوية في إدارة المكاتب، ودعم الموارد البشرية، وتنسيق السفر، والفعاليات، وإدارة الموردين، وتنسيق المرافق.</li><li>يفضل الخبرة في معالجة التأشيرات، ووثائق الموظفين، وترتيبات السفر.</li><li>خبرة في إعداد محاضر الاجتماعات والتقارير والعروض التقديمية والمراسلات التجارية المهنية.</li></ul>يمكنك أيضاً تسجيل ملفك الشخصي عبر موقعنا الإلكتروني والتقديم هنا: <a href="https://www.nadia-me.com/job/details/532">https://www.nadia-me.com/job/details/532</a>

We are seeking a highly organized, proactive, and professional Administration Assistant to provide comprehensive administrative, operational, and coordination support to the Administration Manager. The successful candidate will play a key role in supporting day-to-day office operations, senior management coordination, HR administration, travel arrangements, facilities management, vendor coordination, events, documentation, and administrative projects. The role requires a highly dependable individual with excellent organizational and communication skills, strong attention to detail, discretion in handling confidential information, and the ability to manage multiple priorities in a fast-paced business environment with minimal supervision. Key Responsibilities1. Administrative & Executive Support Provide day-to-day administrative and operational support to the Administration Manager / Head of Administration. Manage calendars, meetings, appointments, and internal/external schedules. Prepare, format, proofread, and maintain reports, presentations, correspondence, and business documents. Coordinate administrative activities and follow up with internal and external stakeholders. Maintain accurate filing systems, records, databases, and confidential documentation. Prepare meeting agendas, attend meetings when required, record and distribute minutes, and track action items to completion. Conduct research, prepare reports, and support special projects and assignments. Proactively identify opportunities to improve administrative processes and efficiency. Take ownership of assigned tasks and ensure timely completion of deadlines and commitments.2. Office Administration & Operations Support the smooth and efficient day-to-day operation of the office. Monitor office supplies, stationery, equipment, and inventory. Coordinate office maintenance, repairs, and service requirements. Liaise with building management, contractors, and service providers. Ensure office facilities remain organized, safe, clean, and operational. Assist in developing and maintaining office procedures and administrative systems.3. HR & Employee Administration Support recruitment activities, including vacancy postings, interview coordination, and candidate communication. Assist with employee onboarding, induction, and preparation of joining documentation. Maintain accurate and confidential employee records. Support visa processing, employee documentation, and other HR administrative requirements. Maintain attendance, leave, and related records to support payroll administration. Assist with preparation of offer letters, contracts, and HR correspondence. Coordinate employee training, workshops, and engagement activities. Support proper documentation and compliance with company policies and applicable labor requirements.4. Travel Management Coordinate business travel arrangements, including flights, hotels, transportation, visas, and travel documentation. Obtain and coordinate travel approvals with relevant managers. Prepare and maintain travel itineraries and records. Ensure travel arrangements are efficient, well organized, and cost-effective. Provide timely assistance with travel-related queries and changes.5. Events & Corporate Activities Assist in organizing company meetings, conferences, exhibitions, trade shows, and corporate events. Coordinate venues, registrations, accommodation, transportation, catering, and event materials. Support employee engagement activities, celebrations, and office functions. Coordinate with internal teams, vendors, venues, and external stakeholders to ensure successful event execution.6. Vendor, Procurement & Supplier Coordination Liaise with vendors, suppliers, contractors, and service providers. Obtain quotations and support procurement and purchase processes. Coordinate service requests and monitor vendor performance. Maintain effective professional relationships with suppliers and service providers. Assist with service agreements and contracts as directed by the Administration Manager.7. Facilities & Office Projects Support office relocation, expansion, renovation, fit-out, and improvement projects. Coordinate with contractors, suppliers, building management, and other stakeholders. Assist with office improvement initiatives and ensure project activities are followed up and completed on time.8. Records, Reporting & Compliance Maintain accurate records relating to employee attendance, leave, travel, office activities, and administration. Prepare regular reports and maintain administrative databases. Ensure all records and documentation are accurate, updated, secure, and confidential. Support internal administrative compliance requirements and proper document control.9. Senior Management Support Provide administrative and coordination support to senior management as required. Coordinate meetings, appointments, travel, and related documentation. Prepare confidential correspondence, reports, presentations, and meeting materials. Coordinate communication and follow-up between senior management and internal/external stakeholders. Track action items and ensure timely follow-up on assigned matters. Handle sensitive business and management information with a high level of confidentiality, integrity, and professionalism. Qualifications & Experience Bachelor's Degree in Business Administration, Management, Human Resources, or a related field. Minimum 8–10 years of relevant experience in administration, office management, executive support, or a similar role. Proven experience supporting senior management and coordinating administrative operations. Strong experience in office administration, HR support, travel coordination, events, vendor management, and facilities coordination. Experience in visa processing, employee documentation, and travel arrangements is preferred. Experience in preparing meeting minutes, reports, presentations, and professional business correspondence. You may also register your profile through our website and apply here: https://www.nadia-me.com/job/details/532

دوام جزئي لينكدإن

مساعد إداري

في الموقع - الإمارات - ابو ظبي ١ سبتمبر ٢٠٢٦

التعليم والتدريب

نبذة عن الوظيفة: العمل كنقطة اتصال في الموقع لدعم المتعلمين والمدربين في الموقع المحدد، وحل المشكلات التشغيلية اليومية وتقديم تقارير منتظمة لفريق العمليات. المواقع: يدعم هذا الدور برامجنا التدريبية في أحد مواقعنا العديدة في الإمارات العربية المتحدة: أبوظبي، العين، دبي، رأس الخيمة، الفجيرة. نوع التوظيف: وظيفة مؤقتة / دوام جزئي. المسؤوليات الرئيسية: العمل كنقطة اتصال في الموقع للمتعلمين والمدربين في الموقع المحدد، تحديد وحل المشكلات التشغيلية اليومية في الموقع، وتصعيدها لفريق العمليات عند الحاجة، تقديم تقارير منتظمة لفريق العمليات حول حالة الموقع والمشكلات التي تمت مواجهتها، دعم جاهزية الفصول الدراسية والتنسيق مع المدربين بشأن الاحتياجات الفورية في الموقع، ضمان حصول المتعلمين على الدعم الذي يحتاجونه للبقاء مشاركين والحضور. المؤهلات: دبلوم أو ما يعادله، إلزامي. خبرة عمل ذات صلة لمدة عام واحد على الأقل. المهارات والخبرة: مهارات تواصل وشخصية قوية، القدرة على العمل بشكل مستقل وحل المشكلات بأقل قدر من الإشراف، موثوق ومنظم، قادر على إدارة مهام يومية متعددة، معرفة أساسية بالحاسوب (البريد الإلكتروني، أدوات إعداد التقارير). متطلبات اللغة: الإنجليزية: كفاءة في الأعمال (كتابةً وتحدثاً)، العربية: كفاءة أصلية أو بطلاقة (كتابةً وتحدثاً)، إلزامية. أسئلة إضافية: ما هو الموقع الذي تتقدم للعمل فيه؟ اختر واحداً: أبوظبي | العين | دبي | رأس الخيمة | الفجيرة ما هو مستوى إجادتك للغة الإنجليزية؟ اختر خياراً: لا يوجد | محادثة | محترف | أصلي أو ثنائي اللغة ما هو مستوى إجادتك للغة العربية؟ اختر خياراً: لا يوجد | محادثة | محترف | أصلي أو ثنائي اللغة هل أكملت دبلوم أو ما يعادله؟ كم سنة من خبرة العمل ذات الصلة لديك حالياً؟ هل أنت مستعد للخضوع لفحص خلفية، وفقاً للقوانين/اللوائح المحلية؟

ABOUT THE JOBServe as the on-site focal point supporting learners and trainers at the assigned location, resolving day-to-day operational issues and providing regular reports to the Operations team. LOCATIONSThis role supports our training programs in one of many UAE locations: Abu Dhabi, Al Ain, Dubai, Ras Al Khaimah, Fujairah. EMPLOYMENT TYPETemporary / Part-time position. KEY RESPONSIBILITIESAct as the on-site point of contact for learners and trainers at the assigned location Identify and resolve day-to-day operational issues on site, escalating to the Operations team where needed Provide regular reports to the Operations team on site status and issues encountered Support classroom readiness and coordinate with trainers on immediate on-site needs Ensure learners have the support they need to stay engaged and attend QUALIFICATIONSDiploma or equivalent, mandatory Minimum 1 year of relevant work experience. SKILLS & EXPERIENCEStrong communication and interpersonal skills Ability to work independently and resolve issues with minimal supervision Reliable and organized, comfortable managing multiple day-to-day tasks Basic computer literacy (email, reporting tools). LANGUAGE REQUIREMENTSEnglish: Business proficiency (written and spoken) Arabic: Native or fluent proficiency (written and spoken), mandatory. ADDITIONAL QUESTIONSWhich location are you applying for? Select one: Abu Dhabi | Al Ain | Dubai | Ras Al Khaimah | Fujairah What is your level of proficiency in English? Select an option: None | Conversational | Professional | Native or bilingual What is your level of proficiency in Arabic? Select an option: None | Conversational | Professional | Native or bilingual Have you completed a Diploma or equivalent? How many years of relevant work experience do you currently have? Are you willing to undergo a background check, in accordance with local law/regulations?

دوام كامل لينكدإن

مساعدة إدارية استقبال

في الموقع - الإمارات - دبي ٢٥ أغسطس ٢٠٢٦

الموارد البشرية

سيكون المرشح المثالي مُظهرًا لمعايير عالية، ومهارات تواصل ممتازة، ولديه قدرة على المبادرة وتحديد أولويات المهام اليومية. ستضمن قدرة قوية على القيادة والالتزام بمواعيد نهائية ضيقة نجاحك في هذا الدور متعدد الجوانب. المسؤوليات إدارة وتنسيق التقويمات النشطة جدولة الاجتماعات وتأكيدها الحفاظ على تنظيم الملفات وفق بروتوكول المكتب تقديم الدعم عند الحاجة حول المكتب المؤهلات درجة البكالوريوس أو خبرة مكافئة مهارات شخصية قوية في التعامل مع الآخرين وخدمة العملاء والتواصل القدرة على تعدد المهام إجادة حزمة Microsoft Office

The ideal candidate will exhibit high standards, excellent communication skills, and have an ability to take initiative, and prioritize daily tasks. A strong ability to take charge and meet tight deadlines will ensure your success in this multi-faceted role. Responsibilities Handle and coordinate active calendars Schedule and confirm meetings Ensure file organization based on office protocol Provide ad hoc support around office as needed Qualifications Bachelor's degree or equivalent experience Strong interpersonal, customer service and communication skills Ability to multitask Proficient in Microsoft Office suite

دوام كامل لينكدإن

مساعدة إداريّة

في الموقع - الإمارات - ابو ظبي ٢٥ أغسطس ٢٠٢٦

الموارد البشرية

نبحث عن مساعد إداري إماراتي منظم وبادر للانضمام إلى فريقنا. سيتمتع المرشح المثالي بمهارات قوية في التواصل والتنظيم، والاهتمام بالتفاصيل، والقدرة على إدارة أولويات متعددة مع تقديم دعم إداري فاعل للفريق. المسؤوليات: إدارة وتنسيق الاجتماعات والمواعيد والجداول. التعامل مع المراسلات، والبريد الإلكتروني، والوثائق، والسجلات الإدارية. إعداد مواد الاجتماعات، والتقارير، وغيرها من المستندات الإدارية. التنسيق مع الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين. الحفاظ على سجلات دقيقة وتحديث الأنظمة الإدارية. تقديم الدعم الإداري اليومي لضمان سير عمليات القسم بسلاسة. المؤهلات: شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها؛ يفضّل الحصول على درجة في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة. خبرة ذات صلة من 1–2 سنوات في دور إداري أو مشابه. مهارات تنظيمية وإدارة الوقت قوية. مهارات اتصال مكتوبة وشفوية جيدة. الإلمام ببرنامج مايكروسوفت أوفيس (Word, Excel و PowerPoint). القدرة على تعدد المهام، وتحديد الأولويات، والعمل بفعالية ضمن فريق.

We are looking for an organized and proactive Emirati Administrative Assistant to join our Team. The ideal candidate will have strong communication and organizational skills, attention to detail, and the ability to manage multiple priorities while providing effective administrative support to the team. Responsibilities Manage and coordinate meetings, appointments, and schedules. Handle correspondence, emails, documents, and administrative records. Prepare meeting materials, reports, and other administrative documents. Coordinate with internal teams and external stakeholders. Maintain accurate records and update administrative systems. Provide day-to-day administrative support to ensure smooth department operations. Qualifications High School Diploma or equivalent; a degree in Business Administration or a related field is preferred.1–2 years of relevant experience in an administrative or similar role. Strong organizational and time management skills. Good written and verbal communication skills. Proficient in Microsoft Office (Word, Excel & Power Point). Ability to multitask, prioritize, and work effectively within a team.

دوام كامل

Data Entry & Administrative Assistant

عن بُعد - الإمارات - ابو ظبي ٣ أغسطس ٢٠٢٦

تكنولوجيا المعلومات

We are seeking a reliable Data Entry & Administrative Assistant to provide essential remote support through accurate information management, document handling, and administrative coordination. This position is ideal for individuals who are organised, detail-oriented, and interested in supporting efficient business operations through high-quality administrative work. The successful candidate will manage records, process data, maintain documentation, and assist with daily administrative activities. You will work independently while collaborating with internal teams to ensure information remains accurate, organised, and accessible, contributing to improved productivity and streamlined workflows. Key Responsibilities: Perform accurate data entry and maintain updated records. Review and verify information for accuracy and completeness. Organise and manage electronic files and documents. Assist with administrative reporting and spreadsheet management. Update databases and tracking systems regularly. Support document preparation and processing activities. Respond to internal requests for information and updates. Maintain confidentiality of company and client information. Monitor administrative tasks and ensure timely completion. Assist with general office support activities as required. Requirements: Strong attention to detail and accuracy. Excellent organisational and time-management skills. Ability to handle multiple administrative tasks. Good written and verbal communication skills. Comfortable working with digital tools and software. Ability to work independently in a remote environment. Strong problem-solving skills. Reliable internet connection and computer access. Qualifications: High school diploma or equivalent required. Previous experience in data entry, administration, clerical support, or virtual assistance is preferred. Proficiency with Microsoft Office Suite or Google Workspace is an advantage. Entry-level candidates with strong computer and organisational skills are encouraged to apply. Benefits: Remote work flexibility. Structured onboarding and training. Competitive compensation package. Opportunities for professional growth. Flexible scheduling options. Supportive virtual work environment. Development of administrative and technical skills. Career advancement opportunities. Equal Opportunity Statement: We are committed to maintaining a workplace where diversity is respected and every individual has the opportunity to succeed. All qualified candidates are considered based on their skills, experience, and qualifications. Employment decisions are made without discrimination based on race, colour, religion, gender, national origin, age, disability, veteran status, or any other legally protected characteristic. Skills: Administration Jobs,Customer Service Representatives

دوام كامل

Entry-Level Administrative Assistant

عن بُعد - الإمارات - ابو ظبي ٣ أغسطس ٢٠٢٦

تكنولوجيا المعلومات

Our fast-growing company is seeking a dedicated Entry-Level Administrative Assistant to support the smooth operation of our daily business activities. In this role, you will assist with organizing, updating, and maintaining accurate company records and databases while ensuring information is handled efficiently and correctly. You will also provide general administrative support across teams, helping to improve workflow and streamline internal processes. Strong computer skills, a willingness to learn, and a keen eye for detail are essential for success in this position. This remote opportunity offers flexible working arrangements and the chance to grow within a supportive and dynamic work environment. What You’ll Be Doing: Perform data entry and maintain accurate records across internal systems Update spreadsheets, trackers, and documentation regularly Organize digital files and ensure information is easy to access Assist with scheduling, task coordination, and administrative workflows Monitor and follow up on assigned tasks to ensure completion Support internal teams by maintaining structured and up-to-date information Identify and flag missing or inconsistent data for correction Maintain clear and professional written communication What We’re Looking For: Strong attention to detail and accuracy Good organizational and time management skills Ability to follow instructions and structured workflows Basic familiarity with tools like Google Sheets or Microsoft Excel Clear written communication skills Ability to manage repetitive tasks with consistency Self-motivated and able to work independently in a remote environment No prior experience required — training will be provided Tools & Work Environment: Spreadsheets (Google Sheets / Excel) Internal tracking and documentation systems Email and communication platforms Remote collaboration tools (chat and video calls) Benefits: Competitive entry-level compensation Flexible remote working schedule Structured onboarding and training support Opportunities for career growth in administration and operations Performance-based incentives Supportive and collaborative remote team environment Access to learning resources and skill development tools Why Join? This role offers a strong foundation in administrative support and digital operations. You will gain practical experience in data management, task coordination, and workflow organization—skills that are highly transferable across various career paths. Keywords: Administrative assistant • Entry-level • Remote role • Data entry • Office support • Task coordination • Digital organization • Spreadsheet skills • Work from home • Career development Skills: Administration Jobs,Customer Service Representatives

دوام كامل

Operations & Administrative Coordinator

في الموقع - الإمارات - دبي ٢ أغسطس ٢٠٢٦

اللوجستيات وسلاسل الإمداد والمشتريات

Operations & Administrative Coordinator Maxguard | Full-time | Immediate Start Maxguard is a premium automotive care, detailing, and protection company operating across multiple locations in the UAE. We deliver high-quality vehicle care services through both in-branch operations and mobile/home service teams. As we continue to grow, we are looking for the right individual to serve as the operational backbone of our business. We are hiring an Operations & Administrative Coordinator to assume complete ownership of Maxguard's daily operations, workforce coordination, documentation, compliance, inventory management, and reporting functions across all branches and home service operations. This is not a support function. This is the operational nerve centre of the company. You will be the single point of accountability for ensuring that staff are scheduled, inventory is controlled, documents are filed, compliance deadlines are met, suppliers are managed, fleet is maintained, accounts are supported, and senior management receives accurate, complete reports daily, weekly, and monthly without ever needing to follow up. We are specifically looking for someone with an automotive, detailing, workshop, fleet, or multi-site service operations background who understands the pace, complexity, and demands of running a service-driven business. Operations & Team Coordination Manage and coordinate a team of 20+ employees including technicians, drivers, and administrative staff across all company branches and home service operations throughout the UAE. Design, implement, and dynamically manage staff shift schedules across all sites and mobile/home service teams, ensuring optimal coverage, fair rotation, and real-time adjustments based on workload, absences, or urgent operational demands. Oversee home service operations end-to-end: client appointment scheduling, technician dispatch, route optimization, time management, and post-service quality assurance ensuring a seamless and professional client experience every time. Assign daily tasks, monitor job progress, track completions, resolve delays, and ensure every service commitment in-branch and home service is fulfilled within promised timelines. Act as the central coordination hub between technicians, drivers, branch supervisors, clients, suppliers, and the accounts department. Track and maintain accurate records of staff attendance, overtime, leave balances, and manpower allocation; coordinate approvals with management. Conduct ongoing performance monitoring, identify productivity gaps, and flag staffing concerns proactively. Implement and oversee daily opening and closing procedures across all branches. Ensure all sites maintain cleanliness, organization, and professional presentation standards. Maintain complete ownership of all company documentation physical and digital ensuring everything is organized, current, and instantly retrievable. File management: Take full ownership of the file environment. Structure all folders and subfolders logically, enforce proper naming conventions, manage access permissions, maintain version control, and conduct regular housekeeping. Every document must be current, properly categorized, and accessible to relevant stakeholders. Maintain job cards, service records, completed and pending job logs, and daily operational updates. File and organize all contracts, agreements, permits, legal correspondence, client records, and official documents systematically. Document and maintain all company SOPs, process workflows, and operational reference materials; update as processes evolve. Ensure all documentation practices support audit readiness at all times. Track real-time inventory levels of all materials, consumables, chemicals, tools, and equipment across every operational site. Conduct regular stock audits, manage reorder thresholds, and ensure zero operational disruption due to material shortages or overstocking. Coordinate with local and international vendors on quotations, purchase orders, delivery schedules, and shipment tracking including air and sea freight logistics. Manage customs coordination, freight forwarder communication, and resolve any clearance or documentation issues proactively. Maintain a comprehensive supplier database with current pricing, lead times, payment terms, and performance records to support informed procurement decisions. Forecast material requirements based on historical consumption data, seasonal trends, and upcoming workload. Ensure proper storage organization across all sites: labelling, FIFO compliance, and space optimization. Track tools and equipment issued to technicians; maintain condition records and coordinate repairs or replacements. Provide the accounts/finance department with all required supporting documentation — invoices, receipts, purchase orders, delivery notes, quotations, petty cash records, expense claims, and bank-related documents organized, accurate, and submitted on time. Support monthly payroll preparation by providing verified attendance data, overtime calculations, deductions, and allowances for WPS disbursal. Assist with material consumption cost tracking, budget variance analysis, and waste-reduction reporting. Ensure all financial documentation is properly filed and audit-ready at all times. Monitor and manage expiry dates of all government and regulatory documents — including trade licenses, employee visas, Emirates IDs, labour cards/work permits, vehicle registrations, insurance policies, tenancy/Ejari contracts, municipal permits, civil defense certificates, and any other compliance-critical documentation. Initiate all renewals a minimum of 30 days before expiry. Maintain a master compliance tracker with colour-coded status indicators and provide weekly updates to management. Coordinate with PRO/government relations on visa processing, labour approvals, medical fitness tests, Emirates ID applications, and all government-facing administrative submissions. Stay informed of any regulatory or labour law changes that may impact the business and advise management accordingly. Maintain comprehensive fleet records: scheduled servicing, registration renewals, insurance expiry, Salik monitoring, fuel card usage, mileage logs, and access credentials for all company vehicles. Monitor vehicle condition and coordinate timely servicing, repairs, and inspections ensuring all vehicles remain roadworthy, compliant, and presentable. Maintain a company-wide asset register covering all tools, equipment, electronics, machinery, and furniture across every location. Manage parking allocations, gate passes, and vehicle access cards. Serve as a point of contact for key client accounts when operational coordination is required — scheduling, confirmations, status updates, and follow-ups. Manage vendor relationships: track purchase orders, follow up on pending deliveries, resolve supply discrepancies or quality issues. Coordinate with third-party service providers (IT, cleaning, maintenance, pest control) to ensure uninterrupted operations. Handle client feedback and service recovery in coordination with relevant teams. Manage staff travel arrangements, air ticketing, and accommodation bookings. Support recruitment: post vacancies, screen applications, coordinate interviews, and manage onboarding for new hires — ensuring tools, uniforms, access, and training are arranged from day one. Track training requirements and coordinate skill development or certification programs. Manage office supplies, pantry, cleaning materials, and facility needs across all locations. Coordinate premises maintenance: repairs, pest control, HVAC servicing, and general upkeep. Handle any additional operational, administrative, or coordination tasks as assigned by management. Daily Reports: End-of-day summaries covering job completions, staff attendance, material usage, service delivery status, and any issues or incidents requiring attention. Weekly Reports: Productivity analysis, inventory movement, supplier status, compliance updates, home service metrics, and pending action items. Monthly Reports: Full operational performance review financial syncing, staff performance, fleet status, inventory valuation, compliance summary, and strategic recommendations. All reports delivered complete, accurate, and on time. This is a primary function of the role. No reminders. No follow-ups. No exceptions. Experience: Minimum 3 years in operations coordination, administration, logistics, workshop/service centre management, fleet coordination, or facilities management. Industry Background: Automotive, car care, detailing, workshop, fleet, logistics, or multi-site service operations experience is strongly preferred. Candidates from these sectors will be prioritized. Driving License: Valid UAE driving license— mandatory. Technical Skills: Strong proficiency in Google Workspace (Drive, Sheets, Docs, Calendar, Gmail) and Microsoft Office (Excel, Word). Zoho (Advantage): Working experience with Zoho suite (Inventory, Books, People, CRM, Desk) is a significant advantage. Communication: Excellent written and verbal English. Urdu/Hindi language verbally , Arabic is a plus. Work Ethic: Self-directed, structured, detail-driven, deadline-conscious, and capable of managing multiple concurrent responsibilities with minimal supervision and handle flexible workhours.

دوام كامل

Administrative Support Coordinator

في الموقع - الإمارات - دبي ٢٢ يوليو ٢٠٢٦

أخرى

We are urgently recruiting on behalf of a leading UAE Federal Government Ministry for an experienced and highly organized Administrative Support Coordinator to provide executive-level administrative and coordination support. This role requires a proactive professional with excellent organizational, communication, and stakeholder management skills who can effectively support senior leadership in a fast-paced government environment while maintaining the highest level of professionalism and confidentiality. Key Responsibilities Provide comprehensive administrative and coordination support to the Office Manage executive calendars, appointments, meetings, and official schedules Coordinate internal and external meetings, prepare agendas, record meeting minutes, and follow up on action items Prepare official correspondence, presentations, reports, briefing notes, and executive documents in Arabic and English Liaise with internal departments and external stakeholders to facilitate effective communication and ensure timely completion of assigned tasks Track incoming correspondence, requests, and assignments, ensuring timely responses and appropriate follow-up Coordinate travel arrangements, accommodation, and logistics for official missions and events Maintain confidential records, files, and documentation in compliance with government policies and information security requirements Monitor the implementation of executive decisions and follow up with relevant departments Support the planning and coordination of executive meetings, workshops, official visits, and events Prepare periodic reports and dashboards on assigned initiatives and operational matters Coordinate administrative and procurement requirements for the Executive Office, where applicable Perform other duties assigned to support the effective operation of the Office Requirements 3-5 years of experience in executive administration, executive office coordination, or executive assistant roles Proven experience managing executive calendars, appointments, and competing priorities in a senior leadership environment Experience coordinating high-level meetings, workshops, and official visits, including preparing agendas, Minutes of Meeting, and tracking action items Strong experience drafting official correspondence, briefing notes, reports, and presentations Experience managing document routing, approvals, and executive workflows, with familiarity using document management systems, government systems, and ERP platforms Experience working within a UAE Federal Government Ministry, government entity, semi-government organization, or Royal or Executive Office Professional proficiency in Arabic for preparing official correspondence

دوام كامل بيت.كوم

تنسيق الدعم الإداري

في الموقع - الإمارات - ابو ظبي ٢٠ يوليو ٢٠٢٦

الإدارة

<h2 class="h5">وصف العمل</h2> <div class="t-break" data-jb-field="description"> نحن نوظف نيابة عن وزارة اتحادية رائدة في دولة الإمارات العربية المتحدة من أجل موظف تنفيذي مُنَسَّق داعم إداري ذو خبرة ومنظم للغاية لتقديم دعم إداري وتنسيقي على مستوى تنفيذي. تتطلب هذه الوظيفة محترفاً مبادراً يمتلك مهارات تنظيم واتصال عالية وقدرة على إدارة أصحاب المصلحة يمكنه دعم القيادة العليا بفاعلية في بيئة حكومية سريعة الوتيرة مع الحفاظ على أعلى مستوى من الاحترافية والسرية. المسؤوليات الرئيسية: توفير دعم إداري وتنسيقي شامل للمكتب. إدارة جداول التنفيذيين والمواعيد والاجتماعات والجداول الرسمية. تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، إعداد الأجندة، تدوين محاضر الاجتماعات والمتابعة على البنودAction. إعداد المراسلات الرسمية والعروض والتقارير ومذكرات الإحاطة والوثائق التنفيذية بالعربية والإنجليزية. التواصل مع الأقسام الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين لتسهيل التواصل الفعال وضمان إكمال المهام الموكلة في الوقت المناسب. تتبع المراسلات الواردة والطلبات والتكليفات، وضمان الردود في الوقت المناسب والمتابعة المناسبة. تنسيق ترتيبات السفر والإقامة ولوجستيات المهمات الرسمية والفعاليات. الحفاظ على سجلات ومسوَدات ووثائق سرية وفق السياسات الحكومية ومتطلبات أمن المعلومات. متابعة تطبيق قرارات التنفيذ والمتابعة مع الأقسام ذات الصلة. دعم تخطيط وتنسيق الاجتماعات التنفيذية وورش العمل والزيارات والفعاليات الرسمية. إعداد تقارير دورية ولوحات معلومات عن المبادرات والمواضيع التشغيلية الموكلة. تنسيق المتطلبات الإدارية والمشتريات للمكتب التنفيذي، حيثما أمكن. أداء مهام أخرى لدعم تشغيل المكتب بشكل فعال. من 3 إلى 5 سنوات من الخبرة في الإدارة التنفيذية، تنسيق المكتب التنفيذي، أو أدوار المساعدة التنفيذية. خبرة مثبتة في إدارة جداول التنفيذ والمواعيد والتعامل مع الأولويات المتنافسة في بيئة قيادية عليا. خبرة في تنسيق الاجتماعات رفيعة المستوى وورش العمل والزيارات الرسمية، بما في ذلك إعداد الأجندة ومحاضر الجلسات وتتبع البنود القابلة للتنفيذ. خبرة قوية في صياغة المراسلات الرسمية ومذكرات الإحاطة والتقارير والعروض التقديمية. خبرة في إدارة توجيه المستندات والموافقات وتدفقات العمل التنفيذية، مع الإلمام باستخدام أنظمة إدارة المستندات والأنظمة الحكومية ومنصات تخطيط موارد المؤسسات (ERP). خبرة في العمل ضمن وزارة اتحادية في دولة الإمارات العربية المتحدة أو كيان حكومي أو منظمة حكومية شبه حكومية أو مكتب ملكي أو تنفيذي. الطلاقة المهنية في اللغة العربية لإعداد المراسلات الرسمية. </div>

<h2 class="h5">Job description</h2> <div class="t-break" data-jb-field="description"> We are recruiting on behalf of a leading UAE Federal Government Ministry for an experienced and highly organized Administrative Support Coordinator to provide executive-level administrative and coordination support. This role requires a proactive professional with excellent organizational, communication, and stakeholder management skills who can effectively support senior leadership in a fast-paced government environment while maintaining the highest level of professionalism and confidentiality. Key Responsibilities Provide comprehensive administrative and coordination support to the Office. Manage executive calendars, appointments, meetings, and official schedules. Coordinate internal and external meetings, prepare agendas, record meeting minutes, and follow up on action items. Prepare official correspondence, presentations, reports, briefing notes, and executive documents in Arabic and English. Liaise with internal departments and external stakeholders to facilitate effective communication and ensure timely completion of assigned tasks. Track incoming correspondence, requests, and assignments, ensuring timely responses and appropriate follow-up. Coordinate travel arrangements, accommodation, and logistics for official missions and events. Maintain confidential records, files, and documentation in compliance with government policies and information security requirements. Monitor the implementation of executive decisions and follow up with relevant departments. Support the planning and coordination of executive meetings, workshops, official visits, and events. Prepare periodic reports and dashboards on assigned initiatives and operational matters. Coordinate administrative and procurement requirements for the Executive Office, where applicable. Perform other duties assigned to support the effective operation of the Office. 3–5 years of experience in executive administration, executive office coordination, or executive assistant roles. Proven experience managing executive calendars, appointments, and competing priorities in a senior leadership environment. Experience coordinating high-level meetings, workshops, and official visits, including preparing agendas, Minutes of Meeting, and tracking action items. Strong experience drafting official correspondence, briefing notes, reports, and presentations. Experience managing document routing, approvals, and executive workflows, with familiarity using document management systems, government systems, and ERP platforms. Experience working within a UAE Federal Government Ministry, government entity, semi-government organization, or Royal or Executive Office. Professional proficiency in Arabic for preparing official correspondence. </div>

دوام كامل Naukri Gulf

منسق إداري

في الموقع - الإمارات - ابو ظبي ١٠ يوليو ٢٠٢٦

الموارد البشرية

<section>وصف الوظيفةالأدوار والمسؤوليات<div class="paragraph"><ul><li>الدعم الإداري والتنسيق<ul><li>تقديم الدعم الإداري اليومي لمكتب إدارة البرنامج ونبّ Expo دبي/أبوظبي UAE Expo Office.</li><li>تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك الجدولة واللوجستيات والمتابعة.</li><li>حضور الاجتماعات عند الحاجة، وتدوين ملاحظات مُهيكلة، وتوزيع محاضر الاجتماعات وبنود العمل الناتجة.</li><li>دعم الـ PMO في الحفاظ على وثائق وسجلات منظّمة.</li></ul>التوريد والتنسيق للمناقصات<ul><li>دعم PMO وقادة الأقسام الآخرين في التنسيق والإدارة لحزم المشتريات وعملية المناقصات.</li><li>المساعدة في إصدار: اتفاقيات عدم الإفشاء (NDAs)، طلبات تقديم العروض (RFPs)، استبيانات التأهيل المسبق (PQQs)، وغيرها من وثائق توضيح العطاء.</li><li>تنسيق الاتصالات مع العارضين والشركاء وأصحاب المصلحة خلال عمليات الشراء.</li><li>تتبع جداول المشتريات، ومواعيد التقديم، وجداول التقييم.</li><li>دعم تنظيم وتنسيق اجتماعات تقييم المناقصات.</li><li>الحفاظ على سجلات المشتريات والسجلات والتقديمات.</li></ul>التنسيق والمتابعة للمشروعات<ul><li>دعم PMO في متابعة إجراءات ومهام المسار والتتبعات.</li><li>المساعدة في تنسيق المدخلات والوثائق اللازمة من الفرق الداخلية والاستشاريين الخارجيين.</li><li>دعم التنسيق بين الفرق الداخلية وأصحاب المصلحة الخارجيين لضمان الاتساق والتسليم في الوقت المناسب.</li><li>المساعدة في جمع المعلومات والبيانات اللازمة لإعداد تقارير المشروع، ومتابعاته، والعروض وفق الحاجة.</li></ul>تنسيق السفر واللوجستيات<ul><li>تنسيق ترتيبات السفر لموظفي Expo Office وأصحاب المصلحة في المشروع عند الحاجة. يتضمن ذلك بحث الخيارات المناسبة للسفر والإقامة، حجز التذاكر، والإقامات وتحويلات الفريق حسب الحاجة. التنسيق مع شركاء السفر.</li><li>دعم تنظيم ورش العمل وجلسات التنسيق من خلال تخطيط جميع اللوجستيات والمهام الإدارية المطلوبة.</li></ul>الدعم الإداري المالي<ul><li>دعم معالجة فواتير المستشارين، وفق موافقة PMO والعمليات المعتمدة.</li><li>المساعدة في إدخال الفواتير إلى الأنظمة الداخلية ذات الصلة.</li><li>تتبع تقدم الدفع والمتابعة مع فرق المالية والشركاء حسب الحاجة.</li></ul>التحكم بالوثائق والاتصال<ul><li>دعم الحفاظ على تنظيم وسلامة سجلات وثائق المشروع الأساسية والمراسلات ومواد الشراء. تحديث وتنظيم مجلدات SharePoint/OneDrive وفق السياسات المعتمدة والوثائق المطلوبة.</li><li>دعم إعداد وتوزيع وثائق المشروع والاتصالات الداخلية. المساعدة في ضمان إنشاء أنظمة معلومات ومشاركة ملفات مناسبة وصيانتها.</li><li>التأكد من أن ممارسات التحكم بالوثائق تتماشى مع معايير PMO ومتطلبات الحوكمة.</li></ul>بيئة العمليعمل Expo Office في بيئة سريعة الإيقاع وديناميكية مع جداول زمنية مضغوطة وأصحاب مصلحة دوليين متعددين. تتطلب الوظيفة نهجاً نشيطاً ومرناً في العمل، مع القدرة على الاستجابة بسرعة لتطور متطلبات المشروع.قد تكون هناك حاجة لتوافر خارج ساعات العمل المعتادة بشكل occasional لدعم مواعيد المناقصات والتنسيق الدولي والمعالم الرئيسية للمشروع.القدرة على التعامل مع معلومات حساسة وفيها قدر من السرية بحذر.قد تكون هناك حاجة للسفر الدولي من حين لآخر.</li></ul></div></section><section>ملف المرشح المثالي<ul><li>المهارات والسمات الأساسية · مهارات تنظيم وتنسيق قوية. · دقة متميزة في التفاصيل. · مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية (يفضل العربية). · القدرة على إدارة مهام وأولويات متعددة في الوقت نفسه. · أسلوب عمل استباقي ومتجاوب. · القدرة على العمل بفاعلية في بيئة مشروع سريعة الإيقاع. · تواصل مهني ودبلوماسي عند التعامل مع الشركاء الخارجيين. الخبرة والمؤهلات · درجة في مجال ذي صلة. · مؤهلات في مجال إدارة المشاريع مرغوبة مثل PMP. · خبرة مهنية لا تقل عن 3 سنوات في أدوار إدارية أو تنسيق أو دعم المشروع. · خبرة في دعم عمليات الشراء أو المناقصات أو فرق المشروع مرغوبة. · خبرة في العمل ضمن مشاريع كبيرة أو فعاليات أو بيئات حكومية ميزة. · إتقان Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) أساسي.</li></ul></section>

<section>Job DescriptionRoles & Responsibilities<div class="paragraph"><ul><li>Administrative & Coordination Support<ul><li>Provide day-to-day administrative support to the PMO and UAE Expo Office.</li><li>Coordinate internal and external meetings, including scheduling, logistics, and follow-up.</li><li>Attend meetings when required, take structured notes, and circulate meeting minutes and action items.</li><li>Support the PMO in maintaining organized documentation and records.</li></ul>Procurement & Tender Coordination<ul><li>Support the PMO and other Department Leads in the coordination and administration of procurement packages and tender processes.</li><li>Assist with the issuance of: Non Disclosure Agreements (NDA’s), Requests for Proposals (RFPs), Pre-Qualification Questionnaires (PQQs), and other bid clarification documents.</li><li>Coordinate communications with bidders, partners and stakeholders during the procurement processes.</li><li>Track procurement timelines, submission deadlines, and evaluation schedules.</li><li>Support the organization and coordination of tender evaluation meetings.</li><li>Maintain procurement logs, registers, and submission records.</li></ul>Project Coordination & Tracking<ul><li>Support the PMO in maintaining and following up on task tracker actions and logs.</li><li>Assist with coordinating inputs and documentation required from internal teams and external consultants.</li><li>Support coordination between internal teams and external stakeholders to ensure alignment and timely delivery of outputs.</li><li>Support with the collation of the necessary information and data, required for the PMO to prepare: Project reports, trackers, and presentations as required.</li></ul>Travel & Logistics Coordination<ul><li>Coordinate travel arrangements for Expo Office staff and project stakeholders when required. This includes researching appropriate travel and accommodation options, booking tickets, accommodation and transfers for the team as needed. Coordinating with Travel partners.</li><li>Support the organization of workshops and coordination meetings by planning all required logistics and administrative tasks.</li></ul>Financial Administration Support<ul><li>Support the processing of consultant invoices, following PMO approval and established processes.</li><li>Assist with entering invoices into the relevant internal systems.</li><li>Track payment progress and follow up with finance and partners teams as required.</li></ul>Document Control & Communication<ul><li>Support the maintenance and organisation of records for key project documents, correspondence, and procurement materials. Organisation updating and maintaining of the SharePoint/OneDrive folders in accordance with the approved policies and required documentation.</li><li>Support the preparation and circulation of project documentation and internal communications. Supporting in ensuring appropriate information and file sharing systems are established and maintained.</li><li>Ensure document control practices align with PMO standards and governance requirements.</li></ul>Working environmentThe Expo Office operates within a fast-paced and dynamic environment with compressed timelines and multiple international stakeholders. The role requires a proactive and agile working approach, with the ability to respond quickly to evolving project requirements.Occasional availability outside standard working hours may be required to support procurement deadlines, international coordination, and key project milestones.Ability to handle time-sensitive and confidential information with discretion.Occasional international travel may be required.</li></ul></div></section><section>Desired Candidate Profile<ul><li>Key Skills & Attributes · Strong organizational and coordination skills. · Excellent attention to detail. · Strong written and verbal communication skills (Arabic speaking is preferable). · Ability to manage multiple tasks and priorities simultaneously. · Proactive and responsive working style. · Ability to work effectively in a fast-paced project environment. · Professional and diplomatic communication when engaging with external partners. Experience and Qualifications · Degree in a relevant or appropriate field. · Qualifications in the field of Project Management are desirable e.g. PMP. · Minimum 3 years of professional experience in administrative, coordination, or project support roles. · Experience supporting procurement processes, tenders, or project teams is desirable. · Experience working within large projects, events, or Government environments is an advantage. · Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) essential.</li></ul></section>

دوام كامل وظائف هايرجولف

سكرتير جناح - قسم الطوارئ

في الموقع - الإمارات - ابو ظبي ٢٧ يوليو ٢٠٢٦

الطب والرعاية الصحية

الغاية الرئيسية من الوظيفةتوفير دعم إداري شامل ومهني للجناح/الوحدة التي ستمكّن موظفي التمريض والطب من التركيز على الرعاية السريرية عالية الجودةالمسؤوليات الأساسية<ul><li>توفير الدعم الإداري للجناح/الوحدة</li><li>تقديم الدعم الإداري للمرضى</li><li>استقبال المرضى في الجناح/الوحدة</li><li>ضمان أن المخزون الطبي وغير الطبي كافٍ ومسيطر عليه بشكل فعال</li><li>الترويج بنشاط لرضا المرضى</li><li>التأكد من تحديث معلومات تأمين المرضى الصحي وتصححيها</li></ul>المهارات والخبرة والتعليمالتعليم المطلوب<ul><li>شهادة الثانوية العامة أو ما يعادلها (الصف 12)</li><li>يفضل الحصول على دبلوم السكرتارية</li><li>خلفية تمريض أساسية ميزة إضافية</li></ul>الخبرة المطلوبةخبرة عملية لا تقل عن سنة واحدة في وظيفة إدارية أو مشابهةيفضل الخبرة في وظيفة إدارية أو مشابهة في مجال الرعاية الصحيةالمهارات والمعرفة الوظيفية المطلوبة<ul><li>إظهار الكفاءة الأساسية في الحاسوب</li><li>فهم أساسي لإجراءات مطالبات التأمين</li><li>إظهار الطلاقة في اللغة الإنجليزية (كتابة وتحدثاً)</li><li>إظهار المعرفة والفهم للمصطلحات الطبية</li><li>إظهار المعرفة بإجراءات دعم رعاية المرضى</li><li>معرفة بإجراءات تحكم المخزون</li></ul>

MAIN PURPOSE OF JOBTo provide comprehensive and professional administrative support to the ward/unit that will enable the nursing and medical employees to focus on quality clinical careKEY RESPONSIBILITY AREAS<ul><li>To provide administration support to the ward/unit</li><li>To provide patient administration support</li><li>To receive patients into the ward/unit</li><li>To ensure that clinical and non-clinical stock is sufficient and effectively controlled</li><li>To actively promote patient satisfaction</li><li>Ensure that the medical insurance information of patients is up to date and correct</li></ul>Skills,Experience and EducationREQUIRED EDUCATION<ul><li>High School Diploma or equivalent (Grade 12)</li><li>Secretarial Diploma is desired</li><li>Basic Nursing background is an advantage</li></ul>REQUIRED EXPERIENCEAt least 1 year experience in an administrative or similar positionExperience in an administrative or similar position in the Healthcare industry is desiredREQUIRED JOB SKILLS AND KNOWLEDGE<ul><li>Demonstrate basic Computer Literacy </li><li>Basic understanding of the Insurance Claim procedures</li><li>Demonstrate fluency in English (written and verbal)</li><li>Demonstrate knowledge and understanding of medical terminology</li><li>Demonstrate knowledge of patient care support procedures</li><li>Knowledge of stock control procedures</li></ul>

دوام كامل

Administrative Assistant/Finance Manager/ Operations Manager

هجين - الإمارات - ابو ظبي ٥ أغسطس ٢٠٢٦

تكنولوجيا المعلومات

Company Description Engineering is an Istanbul-based organization focused on delivering high-quality engineering solutions and services. The company operates in a dynamic environment that values innovation, problem-solving, and practical application of technical expertise. Team members collaborate closely to design, implement, and improve systems and processes that support clients and internal operations. The culture emphasizes accountability, continuous learning, and operational excellence. This environment offers professionals the opportunity to take ownership of projects and contribute directly to the company’s growth and strategic direction. Role Description The Owner role is a full-time, on-site position based in Istanbul, responsible for overseeing overall business operations, strategy, and growth for the engineering organization. Day-to-day tasks include setting business objectives, managing budgets and resources, and making key decisions related to services, clients, and partnerships. The Owner supervises core functions such as engineering, finance, and administration, ensuring that projects are delivered on time, within scope, and at high quality standards. This role involves engaging with clients and stakeholders, negotiating contracts, and identifying new market opportunities to expand the company’s presence. The Owner is also expected to build and support a strong team culture, mentor leaders, and implement processes that promote efficiency, safety, and compliance with local regulations. Qualifications Strong background in engineering or a related technical field, with proven experience leading projects or technical teams. Demonstrated business management skills, including budgeting, strategic planning, and operational oversight. Experience in client relationship management, contract negotiation, and stakeholder communication. Ability to build, lead, and develop diverse teams, fostering a collaborative and inclusive work environment. Excellent analytical, problem-solving, and decision-making abilities, with a focus on practical and sustainable solutions. Strong written and verbal communication skills in English; proficiency in Turkish is highly beneficial. Comfort working on-site in Istanbul and engaging directly with local partners, suppliers, and regulatory bodies. Bachelor’s degree or higher in Engineering, Business Administration, or a related discipline; entrepreneurial experience is a plus.

دوام كامل

Administrative Assistant/Finance Manager/ Operations Manager

هجين - الإمارات - ابو ظبي ٥ أغسطس ٢٠٢٦

تكنولوجيا المعلومات

دوام كامل من ١ إلى ٣ سنة Naukri Gulf

Filipina Administrative and Listing Coordinator

في الموقع - الإمارات - ابو ظبي ١ سبتمبر ٢٠٢٦

<ol><li>Property Acquisition & Owner Relations: Conduct outbound calls and manage inbound inquiries to secure exclusive property listings directly from landlords and owners.</li><li>Listing Management: Create compelling, accurate property advertisements and upload listings across major UAE real estate portals (Bayut, Property Finder, Dubizzle).</li><li>Documentation: Issue formal offer letters, tenancy documentation, and maintain organized digital filing systems.</li><li>Call & Communication Management: Professionally manage telephone calls, WhatsApp inquiries, and client correspondence with a high standard of etiquette and clarity.</li><li>Office Administration: Oversee general day-to-day office operations, coordinate team schedules, and manage administrative supplies and records.</li></ol>Desired Candidate Profile<ol><li>Proven experience in real estate administration, listing management, or customer service/telemarketing within the UAE market.</li><li>Exceptional command of the English language with a confident, clear, and professional telephone manner.</li><li>High proficiency in digital tools, CRM systems, and real estate portals.</li><li>Strong organizational skills with the ability to multitask in a fast-paced environment.</li><li>Detail-oriented with strong written communication skills for drafting professional correspondence and advertisements.</li></ol>

دوام كامل بيت.كوم

ال Operations & Administrative Executive

في الموقع - الإمارات - ابو ظبي ٤ أغسطس ٢٠٢٦

الإدارة

<h2 class="h5">وصف الوظيفة</h2> <div class="t-break" data-jb-field="description"> THE·TEAM فخورون بتقديم خدمات التمثيل والتسويق للمواهب والعلامات التجارية والملكية عبر 28 دولة وأكثر من 70 مدينة حول العالم. يشارك فريق العلامات التجارية والملكية لدينا مع علامات تجارية بارزة ومالكي الحقوق لتحويل الملاءمة إلى إيرادات من خلال استراتيجيات وتوجيهات متكاملة، وابتكار، وتجارب حية، وت commercialisation. نساعد العملاء على فهم الجمهور العالمي والتواصل معه وإلهامه من خلال جمع العلامات التجارية والملكية والمواهب/المبدعين لبناء علاقات ذات مغزى تقود نتائج أعمال قابلة للقياس. نشأت من اعتقادنا بقوة وحدوية للرياضة والموسيقى والترفيه، قيادتنا في THE·TEAM تعتمد على الذكاء والأفكار والتأثير. للمزيد من المعلومات، يرجى زيارة the.team. TheOperations & Admin Executiveهودور عابر للوظائف وسيقدم تقاريره إلىHead of Business Operations.ولت đảmمن أجل ضمانسير العمل بسلاسة وامتثال وكفاءة في مكتب الإمارات من خلال الإشراف علىالمكاتبالمرافق، وإدارة الجهات الموردة، وتنسيق التأشيرات، ومراقبة بوابة الشراء، والإداري/التشغيليysystem. كما يدعم هذا الدور رئيس قسم العمليات التجارية من خلال إدارة متتبعات داخلية، أنظمة الشراء، وعمليات التوثيق، مع الحفاظ على مستوى عال من الاحترافية والسرية. المكتب & المرافق <ul><li>دعم تشغيل مكاتب دبي يومياً </li></ul> <ul><li>إدارة القسم الأمامي، حجوزات غرف الاجتماعات، صيانة المكاتب، النظافة، صيانة المعدات، وتوفير المستلزمات بشكل استباقي </li></ul> <ul><li>تنسيق إعداد مكان العمل، تحريك المكاتب، إعادة تعبئة المخزن، وطلبات الإصلاح مع الموردين ذوي الصلة </li></ul> الدعم الإداري & التوثيق <ul><li>الحفاظ على سجلات منظّمة للمستندات الشركة—الرخص، العقود، التصاريح، التأمين، والوثائق القانونيةوالوثائق </li></ul> <ul><li>دعم تجديد رخصة العمل، وتحديثات الإيجار والتوافق مع التأمين. </li></ul> <ul><li>التنسيق مع السلطات الإماراتية وكيانات المناطق الحرة لتقديمات تنظيمية بالشركة </li></ul> تنسيق التأشيرات &توجيهات انضمام الموظفين <ul><li>إدارة عمليات التأشيرة للموظفين الجدد، والتجديدات، والإلغاءات (للعمال والتابعين) </li></ul> <ul><li>متابعة Emirates IDs والفحوصات الطبية، والعقود العمالية، وضمان تقديمها في الوقت المحدد عبر بوابات الحكومة </li></ul> <ul><li>دعم إعداد الإعدادات للانضمام: مساحة العمل، المعدات، بطاقات الدخول، شارات الهوية، ورزم التوجيه </li></ul> <ul><li>ضمان إكمال قوائم التحقق لخروج الموظفين، بما في ذلك إعادة الأصول وإغلاق التأشيرات. </li></ul> تنسيق الموردين والاتصالات <ul><li>إدارة علاقات الموردين المرتبطة بالرسائل البريدية والتوريد والكافيهات Etisalat/DU وغيرها </li></ul> <ul><li>المساعدةفي مراجعات عقود الموردين والتجديد وتتبع النفقات </li></ul> <ul><li>تنسيق تسويات فواتير الاتصالات الشهرية مع المالية </li></ul> دعم الميزانية والنفقات <ul><li>تتبع النفقات المتعلقة بالمكتب ودعم دورات التقارير الشهرية مع فريق المالية </li></ul> <ul><li>الاستخدام الفعال لنظام ERP للشركة (Workday) في مهام محاسبية أساسية مثل إنشاء أمر الشراء والفوترة </li></ul> الصيانة والتحديث لداخل trackers وتقارير <ul><li>امتلاك والمحافظة علىجميع متتبعات و قواعد البيانات التشغيلية الداخلية تحت إشراف Head of Business Operations </li></ul> <ul><li>تحديث جداول Excel التجارية والالتزام والمتطلبات اليومية لضمان الدقة الفورية </li></ul> <ul><li>إعداد تقارير أساسية وملخصات للقيادة بناءً على مدخلات البيانات ورؤى المتتبعات باستخدام مهارات MS Excel المتقدمة </li></ul> مراقبة وتوافق بوابة الشراء بوابات الشراء هي منصات يستخدمها عملائنا المسجلون لإصدار وإدارة: <ul><li>EOIs (Expressions of Interest)، RFQs (Requests for Quotation) وRFPs (Requests for Proposal): دعوات رسمية لتقديم مقترحات تقنية ومالية. </li></ul> هي القناة الرئيسية لاستلام والرد على فرص الشراء من العملاء. مسؤوليتك: <ul><li>تسجيل الدخول إلى بوابات الشراء المخصصة يومياً(مثلاً SAP Ariba، DCT، ADNOC،بوابة دِريّاGate، RCAlUla) لمراقبةوالتعامل مع RFQs وRFPs وEOIs والتواصل المرتبط بالرعاية </li></ul> <ul><li>تحميل الإشعارات الجديدة، تعليم البنود الرئيسية، وتوزيع الوثائق داخلياً على الأطراف المعنية بشكل استباقي </li></ul> <ul><li>الحفاظ على بيانات الدخول محدثة وتحديث سجلات كلمات المرور باستخدام تسميات موحدة ورفع الوثائق بسرعة </li></ul> <ul><li>تتبع مواعيد تسجيل وتغييرات اسم الشركة والوثائق والتحديثات التنظيمية </li></ul> المؤهلات والخبرة <ul><li>درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذو صلة. </li></ul> <ul><li>3-5سنوات من الخبرة فيإدارة الواجهة الأمامية،دعم العمليات، أوأدوار إدارية فنية مماثلة في الإمارات. </li></ul> <ul><li>خبرة مثبتة في إدارة عمليات التأشيرة والترخيص في الإمارات. </li></ul> <ul><li>خبرة في استخدام منصات الشراء الحكومية أو البوابات الحكومية (SAP Ariba، DCT، MOHRE، GDRFA). </li></ul> المهارات التقنية <ul><li>دقة متقدمة في Microsoft Excel: القدرة على إدارة متتبعات كبيرة، واستخدام الصيغ، والتصفية، والجداول المحورية، وتوليد الملخصات. </li></ul> <ul><li>إدارة الملفات والمجلدات بشكل قوي في Box/SharePoint/Google Drive. </li></ul> <ul><li>إلمام أساسي بمنصات الشراء وبوابات التقديم عبر الإنترنت. </li></ul> المهارات الشخصية <ul><li>استباقي، دقيق التفاصيل، ومنظم للغاية. </li></ul> <ul><li>مهارات تواصل قوية (كتابة وتحدثاً). </li></ul> <ul><li>القدرة على تعدد المهام عبر الأنظمة والجداول الزمنية وأصحاب المصلحة. </li></ul> <ul><li>الحيطة والاحترافية عند التعامل مع وثائق حساسة. </li></ul> THE·TEAM لا يميز على أساس العرق أو الجنس أو اللون أو الدين أو العمر أو الأصل الوطني أو الحالة الاجتماعية أو الإعاقة أو مكانة المحارب أو أي سبب آخر يحظره القانون في تزويد فرص العمل والمزايا.

<h2 class="h5">Job description</h2> <div class="t-break" data-jb-field="description"> THE·TEAM is proud to provide representation and marketing services to talent, brands and properties across 28 countries and more than 70 cities worldwide. Our brands and properties group partners with iconic brands and rights holders to turn relevance into revenue through integrated strategy and consulting, creative, live experiences and commercialization. We help clients understand, connect to and inspire global audiences by bringing together brands, properties and talent/creators to build meaningful relationships that drive measurable business outcomes. Shaped by our belief in the unifying power of sports, music and entertainment, THE·TEAM leads with intelligence, ideas and influence. For more information, please visit the.team. TheOperations & Admin Executiveisa cross-functionrole and will report into theHead of Business Operations.To ensuresmooth, compliant, and efficient functioning of the UAE officesthrough oversight ofofficefacilities, vendor management, visa coordination, procurement portal monitoring, and administrative/operationalsystems. This rolealsosupports the Head of Business Operations by managing internal trackers, procurement systems, and documentation processes—whilemaintaininga high levelof professionalism and confidentiality. Office & Facilities <ul><li>Support the day-to-day running of the Dubai offices </li></ul> <ul><li>Front office management, meeting room bookings,office maintenance, cleanliness, equipment upkeep, and supplies are proactively managed </li></ul> <ul><li>Coordinate workspace setup, desk moves, pantry restocking, and repair requests with relevant vendors </li></ul> Administrative & Documentation Support <ul><li>Maintain organized records of company documentation—licenses, contracts, permits, insurance, and legaldocuments </li></ul> <ul><li>Support business license renewals, tenancy renewals, and insurance compliance. </li></ul> <ul><li>Act as liaison with UAE authorities and Free Zone entities for company regulatory submissions </li></ul> Visa Coordination &StaffOnboarding Logistics <ul><li>Manage visa processes for new hires, renewals, and cancellations (employment and dependents) </li></ul> <ul><li>Track Emirates ID, medicals,labourcontracts, and ensuretimelysubmissions via government portals </li></ul> <ul><li>Support onboarding setup: workspace, equipment, access cards, ID badges, and induction packs </li></ul> <ul><li>Ensure offboarding checklists are completed, including asset returns and visa closures. </li></ul> Vendor & Telecom Coordination <ul><li>Manage vendor relationships related to courier, catering, Etisalat/DU, and supplies </li></ul> <ul><li>Assistwith vendor contract reviews, renewals, and expense tracking </li></ul> <ul><li>Coordinate monthly telecom billing reconciliations with Finance </li></ul> Budget & Expense Support <ul><li>Track office-related expenses and support monthly reporting cycles with the Finance team </li></ul> <ul><li>Efficient use of company ERP (Workday) for basic accounts related tasks like PO raising and invoicing </li></ul> Internal Tracker & Report Maintenance <ul><li>Own andmaintainall internal operational trackers and databasesunder the guidance of the Head of Business Operations </li></ul> <ul><li>Update commercial, compliance, and capacity-related Excel sheets daily, ensuring real-time accuracy </li></ul> <ul><li>Prepare basic reports and summaries for leadership based on input data and tracker insightsusing advanced MS excel skills </li></ul> Procurement Portal Monitoring & Compliance Procurement portals are platforms used by our registered clients to issue and manage: <ul><li>EOIs (Expressions of Interest), RFQs (Requests for Quotation) and RFPs (Requests for Proposal): Formal invitations tosubmittechnical and financial proposals. </li></ul> They serve as the primary channel for receiving and responding to client procurement opportunities. Your responsibility: <ul><li>Log into assigned procurement portals daily(e.g., SAP Ariba, DCT, ADNOC,DiriyahGate, RCAlUla) tomonitorand action RFQs, RFPs, EOIs, and sponsor-related communication </li></ul> <ul><li>Download new notices, flag key items, and circulate documents internally to relevant stakeholdersproactively </li></ul> <ul><li>Maintain updated login credentials, update password logs using naming conventions, and upload documentation promptly </li></ul> <ul><li>Track registration deadlines and changes related to the company name, documents, and compliance updates </li></ul> Qualification & Experience <ul><li>Bachelor’s degree in business administration or related field. </li></ul> <ul><li>3-5years of experience infront office management,operations support, orsimilar technicaladministrative roles in the UAE. </li></ul> <ul><li>Proven experience managing UAE visa and licensing processes. </li></ul> <ul><li>Experience using procurement or government portals (SAP Ariba, DCT, MOHRE, GDRFA). </li></ul> Technical Skills <ul><li>Advanced Microsoft Excel:Able to manage large trackers, use formulas, filters, pivot tables, and generate summaries. </li></ul> <ul><li>Strong file and folder management in Box/SharePoint/Google Drive. </li></ul> <ul><li>Basic familiarity with procurement platforms and online submission portals. </li></ul> Soft Skills <ul><li>Proactive, detail-oriented, and highly organized. </li></ul> <ul><li>Strongcommunicationskills (written and verbal). </li></ul> <ul><li>Ability to multitask across systems, timelines, and stakeholders. </li></ul> <ul><li>Discretion and professionalism when handling sensitive documentation. </li></ul> THE·TEAM does not discriminate on the basis of race, sex, color, religion, age, national origin, marital status, disability, veteran status, genetic information, sexual orientation, gender identity or any other reason prohibited by law in provision of employment opportunities and benefits. </div>

وظائف سكرتارية في الإمارات

منسق إداري

مساعد إداري

مساعد إداري

مساعد إداري

مساعد إداري

مساعد إداري تنفيذي

مساعد إداري

مساعدة إدارية استقبال

مساعدة إداريّة

Data Entry & Administrative Assistant

Entry-Level Administrative Assistant

Operations & Administrative Coordinator

Administrative Support Coordinator

تنسيق الدعم الإداري

منسق إداري

سكرتير جناح - قسم الطوارئ

Administrative Assistant/Finance Manager/ Operations Manager

Administrative Assistant/Finance Manager/ Operations Manager

Filipina Administrative and Listing Coordinator

ال Operations & Administrative Executive

أصحاب المواقع

أصحاب العمل

الباحثين عن عمل

وظائف سكرتارية في الإمارات

اشترك لتصلك وظائف وظائف سكرتارية في الإمارات الجديدة دوريا علي بريدك