وظائف سكرتارية في الإمارات

Company Description Dvengo is a results-driven digital marketing agency focused on helping brands grow through a mix of creativity, strategy, and technology. The company crafts campaigns that are visually compelling and optimized for strong performance across digital channels. Dvengo’s services span social media management and growth, creative content and ad campaigns, branding and strategy development, performance marketing on platforms such as Meta, Google Ads, and You Tube, as well as podcast production and video editing. The agency also collaborates with influencers and creators to amplify brand reach and engagement. Its mission is to build brands that stand out, connect meaningfully with audiences, and scale sustainably and profitably.<br>Role Description The Owner role at Dvengo is a full-time, on-site position based in Dehradun, responsible for leading the agency’s strategic direction, operations, and business growth. Day-to-day tasks include defining and refining the agency’s service offerings, overseeing client acquisition and relationship management, and guiding the development of digital marketing strategies and campaigns. The Owner supervises cross-functional teams in social media, content creation, performance marketing, and production, ensuring projects are delivered on time and meet quality and performance standards. This role includes financial planning, budgeting, and resource allocation, as well as identifying new market opportunities and strategic partnerships. The Owner also fosters a collaborative, creative work environment and ensures that processes and workflows support efficient, high-impact delivery for clients.<br>Qualifications<br> Strong background in digital marketing, including experience with social media management, performance marketing (e.g., Meta, Google Ads, You Tube), and branding and strategy development. Proven leadership and management skills, with experience overseeing cross-functional teams, guiding creative and strategic work, and managing client relationships. Business and operational acumen, including experience with budgeting, financial planning, resource allocation, and agency or business development. Strategic thinking and analytical skills, with the ability to interpret campaign data, optimize performance, and identify growth opportunities. Experience in content production environments, such as podcast production, video editing, and collaboration with influencers and creators. Excellent communication, negotiation, and stakeholder management skills, with the ability to represent the agency and build long-term partnerships. Ability to work on-site in Dehradun and commit to a full-time schedule, maintaining a hands-on presence in daily operations. Bachelor’s degree in Marketing, Business, Communications, or a related field; advanced qualifications or entrepreneurial experience are an advantage.

<h2>Office Administrator / Executive Assistant</h2><h2>Company Overview</h2><p>Atlantis Marine and Power Solution FZ-LLC is a RAKEZ-licensed trading company supplying used power generation equipment and marine spare parts (Wartsila, MAN and similar medium-speed engines) to customers in the UAE, Turkey, Korea and Europe. We are a small, fast-moving team with a global network of partners.</p><h2>About the Role</h2><p>We are hiring an <strong>Office Administrator / Executive Assistant</strong> to take over all company administration from the Managing Director: licence and visa renewals, bank paperwork, coordination with our external accountant, and keeping the company's documents and deadlines in order.</p><p>This is a hands-on role with real ownership from day one and direct access to the Managing Director. You will be the person who makes sure nothing expires, nothing gets lost, and every request from the bank, the free zone or the accountant is answered on time.</p><h2>Key Responsibilities</h2><ul><li>Own all company renewals: trade licence, establishment card, employee visas, Emirates IDs, medical insurance, office lease and vehicle registrations. Track every expiry date and start renewals well before they are due.</li><li>Handle banking administration: prepare and submit KYC updates, account forms, letters and supporting documents; liaise with our bank relationship manager; keep bank correspondence organized.</li><li>Coordinate with our external accountant: collect and organize invoices, receipts and bank statements each month; make sure VAT and corporate tax filings have what they need on time; follow up on open questions.</li><li>Maintain a clean digital and physical filing system for contracts, licences, shareholder documents, insurance policies and correspondence, with a document register of expiry dates.</li><li>Support the Managing Director: manage calendar and travel bookings, prepare letters and forms for signature, and chase pending items with government portals, typing centres, suppliers and service providers.</li><li>Assist the sales team with paperwork: proforma invoices, shipping and customs documents, and customer or supplier registration forms.</li></ul><h2>Working Hours</h2><p><strong>Monday to Friday, 9 AM to 5 PM</strong></p><h2>Benefits</h2><ul><li>Employment visa</li><li>Medical insurance</li><li>Travel opportunities</li><li>Gaining experience</li><li>Joining international expos</li><li>Annual leave and paid public holidays as per UAE Labour Law</li></ul><h2>Skills &amp; Requirements</h2><ul><li>2+ years of administrative or executive assistant experience in the UAE</li><li>Hands-on experience with free zone licence and visa renewals (RAKEZ, JAFZA, DMCC or similar) and UAE government portals</li><li>Familiarity with UAE bank procedures (KYC, account documentation, bank letters)</li><li>Basic understanding of VAT invoicing and what an accountant needs each month</li><li>Fluent English, written and spoken; able to draft formal letters and emails</li><li>Confident with Excel / Google Sheets, Word and shared-drive filing</li><li>Highly organized, reliable and able to work independently without daily supervision</li></ul><h3>Preferred</h3><ul><li>Arabic language skills</li><li>RAKEZ experience</li><li>Background in a trading, marine or industrial company</li><li>Familiarity with UAE corporate tax filing</li><li>UAE driving licence</li></ul><h2>Preferred Candidate</h2><p><strong>Years of Experience:</strong> 2+ years</p><p><strong>Nationality:</strong> All Arab Countries; All Eastern European Countries; All Western European Countries; Belarus; Bosnia and Herzegovina; Chile; China; Great Britain (UK); Philippines; Russian Federation</p><p><strong>Gender:</strong> Female</p><p><strong>Age:</strong> 18–35 years</p><p><strong>Career Level:</strong> Mid Career</p>

<h2 class="h5">Job description</h2> <div class="t-break" data-jb-field="description"> <p>Atlantis Marine and Power Solution FZ-LLC is a RAKEZ-licensed trading company supplying used power generation equipment and marine spare parts (Wartsila, MAN and similar medium-speed engines) to customers in the UAE, Turkey, Korea and Europe. We are a small, fast-moving team with a global network of partners.</p><p><br></p><p>We are hiring an Office Administrator / Executive Assistant to take over all company administration from the Managing Director: licence and visa renewals, bank paperwork, coordination with our external accountant, and keeping the company's documents and deadlines in order. This is a hands-on role with real ownership from day one and direct access to the Managing Director. You will be the person who makes sure nothing expires, nothing gets lost, and every request from the bank, the free zone or the accountant is answered on time.</p><p><br></p><p>Key responsibilities:</p><ul><li>Own all company renewals: trade licence, establishment card, employee visas, Emirates IDs, medical insurance, office lease and vehicle registrations. Track every expiry date and start renewals well before they are due.</li><li>Handle banking administration: prepare and submit KYC updates, account forms, letters and supporting documents; liaise with our bank relationship manager; keep bank correspondence organized.</li><li>Coordinate with our external accountant: collect and organize invoices, receipts and bank statements each month; make sure VAT and corporate tax filings have what they need on time; follow up on open questions.</li><li>Maintain a clean digital and physical filing system for contracts, licences, shareholder documents, insurance policies and correspondence, with a document register of expiry dates.</li><li>Support the Managing Director: manage calendar and travel bookings, prepare letters and forms for signature, and chase pending items with government portals, typing centres, suppliers and service providers.</li><li>Assist the sales team with paperwork: proforma invoices, shipping and customs documents, and customer or supplier registration forms.</li></ul><p>Working hours: monday to friday, 9 AM to 5 PM.</p><p><br></p><p>Benefits: Employment visa, medical insurance, travel opportunities, gaining&nbsp;experience, joining international expos, annual leave and paid public holidays as per UAE Labour Law.</p> </div><h2 class="h5">Skills</h2> <div data-jb-field="skills"><ul><li>2+ years of administrative or executive assistant experience in the UAE</li><li>Hands-on experience with free zone licence and visa renewals (RAKEZ, JAFZA, DMCC or similar) and UAE government portals</li><li>Familiarity with UAE bank procedures (KYC, account documentation, bank letters)</li><li>Basic understanding of VAT invoicing and what an accountant needs each month</li><li>Fluent English, written and spoken; able to draft formal letters and emails</li><li>Confident with Excel / Google Sheets, Word and shared-drive filing</li><li>Highly organized, reliable and able to work independently without daily supervision</li><li>Preferred: Arabic language skills, RAKEZ experience, background in a trading, marine or industrial company, familiarity with UAE corporate tax filing, UAE driving licence</li></ul></div>

تسعى شركتنا سريعة النمو إلى توظيف مساعد إداري مبتدئ ومتفانٍ لدعم سير العمليات التجارية اليومية بسلاسة. في هذا الدور، ستساعد في تنظيم وتحديث وصيانة سجلات وقواعد بيانات الشركة بدقة، مع ضمان التعامل مع المعلومات بكفاءة وصحة. كما ستوفر الدعم الإداري العام عبر مختلف الفرق، مما يساعد في تحسين سير العمل وتبسيط العمليات الداخلية. تعد المهارات الحاسوبية القوية، والرغبة في التعلم، والاهتمام الدقيق بالتفاصيل ضرورية للنجاح في هذا المنصب. توفر هذه الفرصة للعمل عن بُعد ترتيبات عمل مرنة وفرصة للنمو داخل بيئة عمل داعمة وديناميكية. ماذا ستفعل: إدخال البيانات والحفاظ على سجلات دقيقة عبر الأنظمة الداخلية. تحديث جداول البيانات وأدوات التتبع والوثائق بانتظام. تنظيم الملفات الرقمية وضمان سهولة الوصول إلى المعلومات. المساعدة في الجدولة وتنسيق المهام وسير العمل الإداري. مراقبة ومتابعة المهام الموكلة لضمان إنجازها. دعم الفرق الداخلية من خلال الحفاظ على معلومات منظمة ومحدثة. تحديد وتنبيه الإدارة بوجود بيانات مفقودة أو غير متسقة للتصحيح. الحفاظ على تواصل كتابي واضح ومهني. <br> ماذا نبحث عنه: اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة. مهارات تنظيمية وإدارة وقت جيدة. القدرة على اتباع التعليمات وسير العمل المنظم. إلمام أساسي بأدوات مثل Google Sheets أو Microsoft Excel. مهارات تواصل كتابي واضحة. القدرة على إدارة المهام المتكررة باستمرارية. التحفيز الذاتي والقدرة على العمل بشكل مستقل في بيئة عمل عن بُعد. لا يشترط خبرة سابقة - سيتم توفير التدريب. <br> الأدوات وبيئة العمل: جداول البيانات (Google Sheets / Excel). أنظمة التتبع والتوثيق الداخلية. منصات البريد الإلكتروني والتواصل. أدوات التعاون عن بُعد (المحادثات ومكالمات الفيديو). <br> المزايا: تعويض تنافسي للمستوى المبتدئ. جدول عمل مرن عن بُعد. دعم هيكلي للتهيئة والتدريب. فرص للنمو المهني في الإدارة والعمليات. حوافز قائمة على الأداء. بيئة عمل عن بُعد داعمة وتشاركية. الوصول إلى موارد تعليمية وأدوات تطوير المهارات. <br> لماذا تنضم إلينا؟ يوفر هذا الدور أساساً قوياً في الدعم الإداري والعمليات الرقمية. ستكتسب خبرة عملية في إدارة البيانات وتنسيق المهام وتنظيم سير العمل، وهي مهارات قابلة للنقل بدرجة كبيرة عبر مختلف المسارات المهنية. <br> كلمات مفتاحية:<br><br>مساعد إداري • مستوى مبتدئ • وظيفة عن بُعد • إدخال بيانات • دعم مكتبي • تنسيق مهام • تنظيم رقمي • مهارات جداول البيانات • العمل من المنزل • تطوير مهني<br><br>المهارات: وظائف إدارية، ممثلو خدمة عملاء

<p>مهام المستودع</p><ul><li><p>قيادة عمليات تحميل وتفريغ واستلام وتوزيع المخزون اليومية.</p></li><li><p>فحص البضائع الواردة للتحقق من وجود أية أضرار والتحقق من الشحنات مقابل ملاحظات التسليم.</p></li><li><p>الحفاظ على سجلات مخزون دقيقة باستخدام قواعد البيانات الحاسوبية أو برامج تخطيط الموارد المؤسسية ERP.</p></li></ul><p>المهام الإدارية</p><ul><li><p>إدخال البيانات وكتابة المراسلات التجارية الأساسية وجمع التقارير اليومية أو الأسبوعية.</p></li><li><p>الحفاظ على أنظمة الأرشفة للمستندات الشحن والفواتير وسجلات الموظفين.</p></li></ul><p>العمل الجماعي والسلامة</p><ul><li><p>تعيين ومراقبة المهام اليومية لمساعدي المستودع وطاقم الدعم.</p></li><li><p>مراقبة حضور الموظفين والانضباط والالتزام بإجراءات السلامة في مكان العمل.</p></li><li><p>الإبلاغ عن الحوادث ونقص المخزون أو مشكلات المرافق إلى الإدارة بسرعة.</p></li></ul><p><strong>الملف المرغوب للمرشح</strong></p><ul><li><p>خبرة سابقة في عمليات المستودعات أو اللوجستيات أو دور مشابه.</p></li><li><p>إتقان أساسي للحاسوب وبرامج ERP/المخزون وMS Office.</p></li><li><p>مهارات تنظيمية قوية والاهتمام بالتفاصيل.</p></li><li><p>القدرة على قيادة وتنسيق فريق صغير.</p></li><li><p>مهارات اتصال مكتوبة جيدة لإعداد التقارير والمراسلات.</p></li><li><p>القدرة جسديًا على المساعدة في التحميل/التفريغ عند الحاجة.</p></li></ul>

Role Description<br><br>This role provides a crucial back-office support to the mortgage advisors, ensuring that the client’s application process runs smoothly and efficiently.<br><br>This position focuses on managing client communications, maintaining accurate records, and helping with document preparation, while also managing office supplies, handling incoming calls and inquiries, maintaining schedules, organizing meetings, and assisting with documentation and reports.<br><br>The incumbent will also act as point of contact for the clients and visitors, ensuring a professional and welcoming environment.<br><br>Key Responsibilities<br><br>Greet clients, answer inquiries, and direct them to the relevant mortgage advisors. Answer and route incoming phone calls, emails, and messages. Assist with the preparation and submission of mortgage loan applications. Coordinate communication between brokers, clients, and lenders. Handle administrative tasks including document collection, filing, and client data entry. Manage incoming inquiries and direct them to the appropriate Mortgage Advisor for further assistance. Maintain a clean and organized office environment. Support the team with market research, client reports, and other required tasks.<br><br>Qualifications<br><br>Bachelor’s degree in Finance, Accounting, or a related field. Minimum of 2 years experience in administrative roles or customer service, preferably within the mortgage or financial sector. Minimum of 2 years experience in credit underwriting, mortgage analysis, or financial services. Strong attention to detail and organizational skills. Excellent communication and interpersonal abilities. Proficient in Microsoft Office & Zoho Mail

ملخص العمل يوفر المنسّق الإداري دعماً إداريّاً وتحليليّاً وعمليّاً شاملاً لفريق المبيعات والمدير الإقليمي للمبيعات. <br> يضمن الدور التنفيذ السلس للأنشطة البيعية، والتقارير الدقيقة، والتنسيق الفعّال، والتواصل الداخلي القوي لتحسين إنتاجية المبيعات بشكل عام. جانب رئيسي من هذا الدور يتضمن دعم اتخاذ القرار المستند إلى البيانات من خلال إنشاء وصيانة وتحليل لوحات معلومات Power BI وتقارير أداء المبيعات باستخدام Excel. <br> يلعب المنصب دوراً حيوياً في تقديم الدعم الإداري والتشغيلي لفريق المبيعات. يتطلب ذلك مهارات تنظيمية قوية، والانتباه للتفاصيل، ومهارات تواصل وتفاعل بين الأشخاص ممتازة للتفاعل بفعالية مع العملاء ومهندسي المبيعات وأصحاب المصلحة الداخليين، بالإضافة إلى القدرة على الازدهار في بيئة سريعة الوتيرة. يُشترط وجود خبرة سابقة في إنشاء لوحات Power BI وتصور بيانات المبيعات لدعم التقارير والتنبؤ والرؤى الإدارية. <br> المسؤوليات الأساسية <br> أ. التنسيق والدعم دعم فريق المبيعات في الأنشطة اليومية والوثائق والمتابعة. التنسيق بين المبيعات والخدمة والمالية واللوجستيات وغيرها من الأقسام. إعداد عروض الأسعار، المقترحات، ووثائق المناقصات الأساسية عند الحاجة. الحفاظ على ملفات المبيعات، سجلات العملاء، وسجلات الاتصالات. دعم أعضاء فريق المبيعات في المهام الإدارية، مثل إنشاء تقارير المبيعات، إعداد عروض تقديمية للمبيعات باستخدام MS Power Point، إدارة قواعد بيانات العملاء، إعداد وثائق المبيعات، العروض، الأسعار، تقارير السفر التجاري. <br> ب. الإدارة ضمان إدخال البيانات بشكل دقيق وفي الوقت المحدد في نظام CRM/ERP. المتابعة على الموافقات والتواقيع وتدفقات العمل الداخلية. دعم إنشاء PR/PO للمستهلكات؛ استلام العناصر وتحديث قوائم الجرد بعددها. التنسيق مع الأقسام الداخلية، الموارد البشرية، الشراء، اللوجستيات، إلخ. المساعدة في التخطيط والتنسيق للسفر التجاري، بما في ذلك حجز الفنادق والرحلات الجوية ووسائل النقل لأعضاء الفريق عند الحاجة. <br> ج. التقارير والتحليل إدارة إعداد التقارير الشهرية، مع التأكد من أن جميع البيانات دقيقة وكاملة ومناقشتها مع الفريق قبل التقديم للإدارة. تحديث خط الإمداد والتنبؤات وإنشاء لوحات Power BI للمدير الإقليمي للمبيعات. تتبّع المقاييس الأساسية: الإيرادات، الهامش، معدلات الوصول، نشاط العملاء، والفرص المفتوحة. تحديد الانحرافات وتقديم رؤى بيانية لاتخاذ قرارات أفضل. تطوير وتحديث والحفاظ على لوحات الأعمال لدعم اتخاذ القرارات الإدارية (تقرير الخسائر، لوحة تطوير الأعمال ولوحة LPO/LOI) التنسيق مع الأقسام المعنية لجمع البيانات المطلوبة والتحقق من المعلومات قبل تحديثات اللوحة. التأكد من أن جميع أدوات وتقارير الأداء محدثة، منظمة ومتوافقة مع معايير الشركة. <br> د. العمليات تنسيق الاجتماعات الداخلية ومراجعات المبيعات وزيارات العملاء. دعم المدير الإقليمي للمبيعات في جدولة المواعيد والعروض التقديمية وتتبع الأداء. المساعدة في إعداد الخطط السنوية والميزانيات ومبادرات المبيعات. ضمان الامتثال لسياسات الشركة وعمليات المبيعات. <br> الكفاءات الأساسية مهارات تنسيق وتواصل قوية، اهتمام عالٍ بالتفاصيل، عقلية تحليلية ومهارات عرض قوية، القدرة على الأولوية والتنظيم المتعدد، توجيه نحو خدمة العملاء، الاستباقية والتنظيم، القدرة على العمل تحت الضغط<br> المؤهلات والخبرة شهادة البكالوريوس/الدبلوم في الأعمال، المبيعات، التسويق، أو مجال ذو صلة 5-7 سنوات خبرة في الدعم الإداري، المنسّق، أو أدوار مماثلة. الخبرة الصناعية في المعدات الثقيلة، الضواغط، التدفئة والتهوية وتكييف الهواء، مناولة المواد، الرافعات الشوكية أو البناء مطلوبة. الإتقان في MS Office (Word، Excel، Power Point)، SAP، Power BI. تواصل باللغة الإنجليزية بطلاقة. رخصة قيادة إماراتية سارية مفضلة.

<p>نحن نبحث عن منسق استقبال وإداري مبادر ومنظّم وموثوق به لدعم سير العمل اليومي بسلاسة في أعمالنا. بوصفك نقطة الاتصال الأولى للزوار والموظفين والمرشّحين وأصحاب المصلحة الخارجيين، ستلعب دوراً رئيسياً في خلق تجربة مكان عمل مهنية مع ضمان إدارة العمليات الإدارية بكفاءة ودقة. هذا الدور مثالي لشخص يتولّى المسؤولية، ويتواصل بفعالية، ويستمتع بحل المشكلات، ويستطيع إدارة أولويات متعددة بثقة في بيئة سريعة الوتيرة. المسؤوليات الرئيسية إدارة المكتب والاستقبال • إدارة عمليات الاستقبال والترحيب بالزوار والمرشحين والعملاء والموردين. • تنسيق وصول الزوار وخدمات الشحن والإدارة العامة للمكتب. • الحفاظ على بيئة مكتبية مهنية ومنظّمة ومرحّبة. الدعم المرافقي والتشغيلي • الإشراف على مرافق المكتب وتنظيفه وروتين المخزن والصحة والسلامة والصحة في مكان العمل. • التنسيق مع البائعين ومقدّمي الخدمات لضمان استمرار عمليات المكتب دون انقطاع. • مراقبة وإدارة مستلزمات المكتب والجرد وأصول الشركة. التنسيق الإداري للمركبات والاتصالات والاتصالات • الحفاظ على سجلات مركبات الشركة وتسجيلاتها وتأمينها وخدماتها ومتطلبات الامتثال. • إدارة خدمات الاتصالات وتخصيص شرائح SIM وسجلات اتصال الموظفين والوثائق ذات الصلة. • الحفاظ على سجلات تشغيلية دقيقة ومتتبعات وقواعد بيانات إدارية. إدارة الموظفين ودعم التوظيف • الحفاظ على سجلات الموظفين ووثائق التأشيرات وملفات الأفراد. • دعم أنشطة التوظيف وجدولة المقابلات وتنسيق المرشحين وجمع الوثائق. • المساعدة في إتمام مرحلتي التوظيف والتوديع والتواصل الداخلي. التقارير والمتابعة • إعداد تقارير روتينية ومتتبعات وتحديثات الإدارة. • التأكد من أن الوثائق دقيقة وحديثة وميسرة للوصول. • المتابعة الاستباقية للإجراءات العالقة لضمان إنجازها في الوقت المحدد.</p><p>ما الذي نبحث عنه • حسّ سليم، حكم راسخ وقدرة على حل المشكلات. • مستوى عالٍ من التملّك والمسؤولية والموثوقية. • مهارات تنظيمية ممتازة وقدرة على تعدد المهام. • دقة عالية في التفاصيل ومتابعة التنفيذ. • مهارات تواصل ومهارات شخصية مهنية. • القدرة على العمل بشكل مستقل وإدارة الأولويات مع إشراف بسيط. • عقلية متجاوبة ومبنية على الخدمات. • رغبة في دعم متطلبات العمل العاجلة عند اللزوم. المتطلبات • دبلوم أو شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة. • خبرة لا تقل عن 2–3 سنوات في الإمارات في الاستقبال أو الإدارة أو تنسيق المكتب أو دور مشابه. • مهارة قوية في Microsoft Office، بما في ذلك Excel وWord وOutlook وإدارة التقويم. • خبرة في maintaining records والبلاغات والمتتبعات والوثائق الإدارية. • مهارات تواصل شفهياً وكتابة باللغة الإنجليزية ممتازة. • وجود خبرة في دعم التوظيف أو الإعداد للموظفين أو إدارة الموارد البشرية ميزة. • متاح للانضمام فوراً أو خلال فترة إشعار قصيرة. ما الذي يدل عليه النجاح • إتمام المهام بدقة وفي الوقت المحدد مع إشراف محدود. • تشغيل العمليات المكتبية بكفاءة واحترافية. • الحفاظ على السجلات والتقارير والمتتبعات محدثة باستمرار. • يحصل الموظفون والزوار وأصحاب المصلحة على دعم سريع واحترافي. • تحديد القضايا مبكراً والتواصل بوضوح وحلها بشكل استباقي. • يُثق به كمنسّق موثوق يتحمل المسؤولية وينجز العمل."</p>

<p>نحن نبحث عن منسق استقبال وإداري بادر ومنظم وموثوق به لدعم سير العمل اليومي بسلاسة في أعمالنا. كأول جهة اتصال للزوار والموظفين والمرشحين وأصحاب المصلحة الخارجيين، ستلعب دوراً رئيسياً في خلق تجربة مكان عمل احترافية مع ضمان أن تتم إدارة العمليات الإدارية بفعالية ودقة. هذه الدور مثالي لشخص يتولى المسؤولية، ويتواصل بشكل فعال، ويستمتع بحل المشكلات، ويمكنه إدارة أولويات متعددة بثقة في بيئة سريعة الإيقاع. المسؤوليات الأساسية إدارة المكتب والاستقبال • إدارة عمليات مكتب الاستقبال وترحيب الزوار والمرشحين والعملاء والموردين. • تنسيق وصول الزوار وخدمات التوصيل والإدارة العامة للمكتب. • الحفاظ على بيئة مكتب مهنية ومنظمة والترحيب بالزوار. الدعم المرافقي والتشغيلي • الإشراف على مرافق المكتب وتنظيفه وأعمال المطبخ وصيانة مكان العمل. • التنسيق مع الباعة ومقدمي الخدمات لضمان سير عمليات المكتب بدون انقطاع. • متابعة وإدارة مستلزمات المكتب والمخزون وأصول الشركة. الأسطول والاتصالات والتنسيق الإداري • الحفاظ على سجلات مركبات الشركة والتسجيل والتأمين والصيانة ومتطلبات الامتثال. • إدارة خدمات الاتصالات وتخصيص بطاقات SIM وسجلات اتصال الموظفين والوثائق ذات الصلة. • الحفاظ على سجلات تشغيلية دقيقة ومتتبعات وقواعد بيانات إدارية. إدارة الموظفين ودعم التوظيف • الحفاظ على سجلات الموظفين ووثائق التأشيرة وملفات personnel. • دعم أنشطة التوظيف، وجدولة المقابلات، وتنسيق المرشحين، وجمع الوثائق. • المساعدة في إلحاق الموظفين وتخريجهم وأنشطة التواصل الداخلي. التقارير والمتابعة • إعداد تقارير روتينية ومتتبعات وتحديثات الإدارة. • ضمان أن تكون الوثائق دقيقة ومحدثة ومتاحة بسهولة. • المتابعة الفعالة لأي إجراءات معلقة لضمان الإكمال في الوقت المناسب.</p><p>ما نبحث عنه • حس شائع قوي، حكم سليم، وقدرة على حل المشكلات. • مستوى عالٍ من الملكية والمساءلة والاعتماد على النفس. • مهارات تنظيمية وتعدد مهام ممتازة. • تركيز قوي على التفاصيل والمتابعة. • مهارات تواصل ومهارات شخصية مهنية. • القدرة على العمل بشكل مستقل وإدارة الأولويات بأقل إشراف. • عقلية متفاعلة وخدمية وموجهة نحو الخدمة. • الرغبة في دعم متطلبات العمل العاجلة عند الحاجة. المتطلبات • دبلوم أو درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة. • خبرة 2–3 سنوات كحد أدنى في الإمارات في الاستقبال أو الإدارة أو تنسيق المكتب أو دور مماثل. • إجادة قوية لبرنامج مايكروسوفت أوفيس، بما في ذلك Excel وWord وOutlook وإدارة التقويم. • خبرة في الحفاظ على السجلات والتقارير والمتتبعات والوثائق الإدارية. • مهارات اتصال لفظي وكتابي باللغة الإنجليزية ممتازة. • الخبرة في دعم التوظيف أو الإلحاق أو إدارة الموارد البشرية ميزة. • القدرة على الانضمام فوراً أو خلال فترة إشعار قصيرة. ما يُعتمد عليه كنجاح • إتمام المهام بدقة وفي الوقت المحدد مع إشراف محدود. • تشغيل عمليات المكتب بفعالية وباحترافية. • استمرار الحفاظ على السجلات والتقارير والمتتبعات ومحدثة. • تلقي الموظفين والزوار وأصحاب المصلحة دعماً سريعاً ومهنياً. • اكتشاف القضايا مبكراً، والتواصل بوضوح، وحلها بشكل استباقي. • الثقة في الفرد كمنسق موثوق يأخذ الملكية وينجز المهام."

A detail-oriented professional is needed to support records management activities by maintaining accurate documentation, organising information, and improving administrative processes. This remote role is ideal for someone who values accuracy, structure, and efficient information handling. In this position, you will oversee digital records, review documentation, update systems, and support administrative teams with reliable information management. Your ability to maintain organised records and follow established procedures will contribute to smoother operations while ensuring important business information remains accurate and easily accessible. Key Responsibilities: Maintain and organise digital and electronic records. Review documents for accuracy and completeness. Update records management systems regularly. Ensure documents are properly categorised and stored. Assist with document retrieval and information requests. Track record updates and administrative changes. Support compliance with internal documentation procedures. Prepare administrative reports and summaries. Maintain confidentiality of sensitive records. Assist with improving record management workflows.<br> Requirements: Strong organisational and filing skills. Excellent attention to detail. Ability to manage documentation accurately. Good computer literacy and software knowledge. Ability to follow established processes. Strong written communication skills. Ability to work independently remotely. Reliable internet access.<br> Qualifications: High school diploma or equivalent. Previous experience in records management, administration, clerical support, or data entry preferred. Experience with digital filing systems is beneficial. Entry-level candidates with strong organisational skills are welcome.<br> Benefits: Remote working flexibility. Paid training and onboarding. Professional growth opportunities. Competitive pay structure. Supportive virtual team environment. Flexible work-life balance. Development of administrative expertise. Long-term career opportunities.<br> Equal Opportunity Statement: Our organisation values diversity, inclusion, and equal opportunity in the workplace. We encourage applications from qualified individuals of all backgrounds and ensure that recruitment decisions are based on merit, relevant skills, and role requirements. We do not make employment decisions based on race, colour, religion, gender, national origin, age, disability, veteran status, or any other protected status.<br><br>Skills: Administration Jobs,Customer Service Representatives

<h2 class="h5">وصف الوظيفة</h2> <div class="t-break" data-jb-field="description"> <p>الأدوار والمسؤوليات</p><ul><li><b>إدارة البوابة والقوائم:</b> رفع، تحديث وتحسين قوائم الممتلكات على <b>Bayut</b> و<b>Property Finder</b>، مع ضمان دقة تعيين المواقع والامتثال لإرشادات البوابة.</li><li><b>المتابعة الائتمانية والبيانات:</b> الحفاظ على جداول Excel منظمة لتتبع استهلاك عمولة الوكلاء وتخصيص القوائم وأداء الفريق.</li><li><b>دعم الوكلاء والتقويم:</b> مساعدة وكلاء العقارات في إدارة جداولهم اليومية، وتنسيق معاينات العقارات، وتحديد مواعيد العملاء.</li><li><b>التواصل وخدمة العملاء:</b> التعامل مع المكالمات الهاتفية والرسائل الإلكترونية من العملاء والموردين مع خدمة عملاء مميزة؛ صياغة مراسلات تجارية واضحة ومهنية.</li><li><b>التوثيق والامتثال:</b> تنظيم المراجعة والحفظ للملفات والاتفاقيات ووثائق المعاملات (مثال: سندات الملكية، تصاريح القوائم، والعقود).</li><li><b>التسويق والحضور عبر الإنترنت:</b> المساعدة في إعداد وتوزيع المواد التسويقية للعقارات، وكذلك تحديث حسابات الوسائط الاجتماعية وحضور الشركة على الإنترنت.</li><li><b>أبحاث السوق:</b> إجراء أبحاث أساسية عن اتجاهات سوق العقارات وقيم العقارات وبيانات المواقع حسب الحاجة.</li></ul><p><br></p><p><br></p> </div><h2 class="h5">المهارات</h2> <div data-jb-field="skills"><p>المرشح المطلوب</p><ul><li><b>الخبرة:</b> 1–3 سنوات من الخبرة كمساعدة عقارية، منسقة، أو مسؤولة إدارية ضمن <b>سوق العقارات الإماراتي</b>.</li><li><b>خبرة المنصة:</b> خبرة مباشرة باستخدام لوحات التحكم الخلفية لـ<b>Property Finder</b> و<b>Bayut</b>.</li><li><b>المهارات التقنية:</b></li><li>إتقان أنظمة CRM القياسية.</li><li>مهارات Excel قوية (القدرة على فرز البيانات، إدارة سجلات التتبع، واستخدام صيغ مثل SUBTOTAL أو SUMIF).</li><li><b>التواصل:</b> إجادة اللغة الإنجليزية شفهيًا وكتابة بشكل لا تشوبه شائبة؛ راحة كبيرة في صياغة رسائل بريد إلكتروني رسمية للشركات.</li><li><b>السمات:</b> إدارة وقت استثنائية، دقة عالية (صفر تساهل للأخطاء الإملائية أو مواقع العقارات الخاطئة)، ونظرة تعاون وديّة تجاه فريق المبيعات.</li><li><b>الجنسية: الفلبين</b></li><li><b>يفضل الإقامة في عجمان</b></li></ul><p><br></p><p><br></p><p><b>ما نقدم</b></p><ul><li>راتب تنافسي بناءً على الخبرة.</li><li>بيئة مكتب تعاونية ونشيطة ومهنية.</li><li>فرص للنمو الوظيفي داخل الشركة.</li></ul><p><br></p></div>

<h2 class="h5">وصف الوظيفة</h2> <div class="t-break" data-jb-field="description"> <strong>نظرة عامة</strong><br><p><span>KEO هو مشروع إبداعي، حيث الابتكار أسلوب حياة. نحن مجهزون بشكل فريد بخدمات شاملة لنقل العملاء من الإلهام – من خلال التصور – إلى تحقيق التخطيط، والتصميم أو تسليم المشروع في البيئات المبنية والطبيعية. على مدى أكثر من 57 عامًا ونحن نقود بالرؤية، ونساهم في العديد من أكثر المشاريع طموحًا في العالم، وأماكن أيقونية، وتجارب مميزة ومجتمعات مزدهرة.</span></p><br><p><span><span>كشركة AEP/PMCM مدمجة للغاية ومرنة، تُصنف KEO من قبل ENR ضمن Top 225 International Design Firms؛ وفي Top 20 International PM/CM Firms؛ وبحسب World Architecture كخامس أكبر شركة عمارة عالمية و#1 في منطقة الشرق الأوسط في استبيان WAS 100 لعام 2021.</span> </span></p><br><p><span>ندعوك للانضمام إلينا. </span><span><span>فرصتنا الأحدث هي لموظف إداري موهوب </span><span>للانضمام إلى فريقنا الحاصل على جوائز ومقره دبي، الإمارات العربية المتحدة.</span></span></p><br><p><span><span><span>الموظف الإداري هو القوة الداعمة التي تدفع العديد من الوظائف اليومية داخل الشركة. يجب أن يكون المحترف المثالي للدور حلاً مرناً للمشكلات بمهارات اتصال ممتازة وعقلية مركّزة على التفاصيل. يجب أن تكون لديه خبرة سابقة في قدرة إدارية في بيئة مكتبية. تعد القدرة على تعدد المهام والتعامل مع الاستفسارات غير المتوقعة من الصفات الأساسية التي يجب أن يملكها في هذا المنصب</span></span></span></p><br> <br><strong>المسؤوليات</strong><br><p><span>نتوقع أن يشمل النجاح في هذا الدور التالي:</span></p><br><ul><li><span><strong>التنظيم والتعدد المهام: </strong>قدرة مثبتة على إدارة مهام متعددة وتحديد أولويات المواعيد النهائية المتنافسة، والتكيف مع احتياجات العمل المتغيرة.</span></li><li><span><strong>المهارات التقنية: </strong>إتقان متقدم لـ Microsoft 365 (Word، Excel، Outlook، PowerPoint) وGoogle Workspace (Docs، Sheets، Forms، Drive، وCalendar).</span></li><li><span><strong>الاتصال:</strong> مهارات اتصال شفوية وكتابية ممتازة مع خبرة في إدارة المراسلات والتعاون بفاعلية عبر الفرق.</span></li><li><span><strong>حل المشكلات:</strong> مهارة في حل قضايا مكتبية، بما في ذلك أعطال المعدات، وتضارب الجداول، وتحديات التشغيل اليومية.</span></li><li><span><strong>الأساسيات المالية و الموارد البشرية:</strong> معرفة بإدارة النقد اليومي، ومعالجة الفواتير، وتتبع النفقات، ومسك الدفاتر الأساسية، ودعم إدراج الموظفين</span></li><li><span><strong>الدعم الإداري:</strong> خبرة في الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها، وإدارة الرسائل البريدية، والتعامل مع البريد الوارد والصادر، وإعداد المراسلات والمذكرات المكتبية.</span></li><li><span><strong>الإدارة الإدارية:</strong> تنسيق عمليات الاستقبال وجدولة السائقين والمديرين والجدول الزمني، وتنظيم اللوجستيات النقل.</span></li><li><span><strong>إدارة المكتب:</strong> إدارة مستلزمات المكتب، وتنسيق صيانة معدات المكاتب والمرافق، وضمان مكان عمل منظم جيداً.</span></li><li><span><strong>الجدولة والتنسيق للقاءات:</strong> تنظيم الاجتماعات، حجز الأماكن، إعداد الأجندات، تنسيق اللوجستيات، ودعم المتطلبات الإدارية المحددة للمشروع.</span></li><li><span><strong>التوثيق وإدارة السجلات:</strong> صيانة قواعد بيانات الشركة، إدارة التحكم في الوثائق، تتبع النفقات، وضمان أن تكون السجلات دقيقة ومنظمة ومتوافقة مع سياسات الشركة.</span></li></ul> <br><strong>المؤهلات</strong><br><p><span><strong>لنكون ناجحين في هذا الدور، نتصور أنك ستجلب على الأقل 5 سنوات خبرة إدارية في الإمارات ضمن بيئة خدمات مهنية سريعة الإيقاع.</strong></span></p><br><ul><li><span>درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، إدارة المكاتب، أو مجال ذي صلة.</span></li><li><span>خبرة لا تقل عن <strong>5 سنوات</strong> في دور إداري أو إدارة مكتب، ويفضل في استشارات هندسية أو مقاولات أو عمارة أو خدمات مهنية.</span></li><li><span>إتقان متقدم لـ <strong>Microsoft 365</strong> (Word، Excel، Outlook، PowerPoint) و<strong> Google Workspace</strong>.</span></li><li><span>مهارات كتابة وتواصل شفوية ممتازة بالإنجليزية.</span></li><li><span>مهارات تنظيمية وتعدد مهام والقدرة على إدارة الوقت مع امتياز في التفاصيل.</span></li><li><span>قدرة مثبتة على التعامل مع معلومات سرية بمهنية واحتراف.</span></li><li><span>خبرة في دعم عمليات المكتب، والتحكم في الوثائق، وتنسيق الاجتماعات، وإدارة مالية وموارد بشرية أساسية.</span></li><li><span>نهج مهني وقابل للتعامل مع العملاء مع مهارات تواصل بين شخصية ممتازة.</span></li></ul>

<h2 class="h5">وصف الوظيفة</h2> <div class="t-break" data-jb-field="description"> <strong><span><span>الغرض من الدور</span></span></strong> <p><span><span>تكون نقطة الاتصال الأولى للزوار والعملاء وأصحاب المصلحة مع دعم إدارة المكتب والتنسيق الداخلي وفعاليات الشركة. يتطلب الدور شخصاً محترفاً للغاية، نشيطاً واستباقياً قادرًا على موازنة مسؤوليات المكتب الأمامي مع التنسيق المكتبي وأنشطة مشاركة الموظفين وتنظيم الاجتماعات ودعم الفعاليات.</span></span></p><br><br> <strong><span><span>المسؤوليات الرئيسية</span></span></strong> <span><span>المكتب الأمامي وتجربة الزائر</span></span> <ul> <li><span><span>استقبال الزوار والعملاء والضيوف وكبار الشخصيات بطريقة مهنية.</span></span> </li><li><span><span>إدارة عمليات الاستقبال والحفاظ على انطباع أول إيجابي للمؤسسة.</span></span> </li><li><span><span>التعامل مع المكالمات الواردة والاستفسارات والمراسلات وتنسيق الزوار.</span></span> </li><li><span><span>دعم جدولة غرف الاجتماعات ولوجستيات الزوار.</span></span> </li></ul> <strong><span><span>الإدارة وتنسيق المكتب</span></span></strong> <ul> <li><span><span>تقديم الدعم الإداري اليومي عبر الأقسام.</span></span> </li><li><span><span>تنسيق التقويمات والاجتماعات وحجز الغرف ولوازم المكتب وخدمات المكتب.</span></span> </li><li><span><span>إعداد التقارير والعروض والمراسلات والوثائق الإدارية.</span></span> </li><li><span><span>التنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والبائعين الخارجيين.</span></span> </li></ul> <strong><span><span>دعم الفعاليات ومشاركة الموظفين</span></span></strong> <ul> <li><span><span>المساعدة في التخطيط والتنسيق للفعاليات الداخلية وورش العمل وأنشطة الفريق ومبادرات مشاركة الموظفين والوظائف المؤسسية.</span></span> </li><li><span><span>تنسيق الدعوات وتسجيل الحاضرين واللوجستيات والموردين والتموين وإعداد المكان.</span></span> </li><li><span><span>دعم تنفيذ يوم الحدث وتنسيق أصحاب المصلحة.</span></span> </li><li><span><span>ضمان تجربة سلسة للمشاركين والزوار.</span></span> </li></ul> <strong><span><span>حل المشكلات والدعم التشغيلي</span></span></strong> <ul> <li><span><span>توقع المشاكل قبل حدوثها وتقديم حلول بشكل استباقي.</span></span> </li><li><span><span>حل تعارضات الجدول والتحديات التشغيلية.</span></span> </li><li><span><span>دعم التحسين المستمر لعمليات المكتب وتدفقات العمل الإدارية.</span></span> </li><li><span><span>تصعيد القضايا بشكل مناسب مع الحفاظ على الملكية والمتابعة.</span></span> </li></ul> <span><strong>الخبرة المطلوبة</strong> 2–5 سنوات خبرة في:</span><br> <ul> <li>الاستقبال / <span>إدارة المكتب /</span> التنسيق الإداري</li><li><span>التنسيق المكتبي / علاقات الضيوف</span> </li><li><span>خدمة العملاء</span> </li><li><span>تنسيق الفعاليات</span> </li></ul> <span><strong>المهارات التقنية</strong></span><br> <ul> <li>مايكروسوفت أوتلوك، ومايكروسوفت ورد، ومايكروسوفت إكسل، ومايكروسوفت تيمز</li><li><span>جدولة الاجتماعات</span> </li><li><span>إدارة التقويم</span> </li><li><span>التقارير الإدارية</span> </li><li><span>تنسيق الموردين</span> </li></ul> <span><strong>التواصل</strong></span> <ul> <li><span>مهارات تواصل شخصية ومهارات تواصل ممتازة</span> </li><li><span>الارتياح في التفاعل مع التنفيذيين والزوار والموظفين وأصحاب المصلحة الخارجيين</span> </li><li><span><span>قوة في التواصل الشفهي والعرض الشخصي</span></span> </li></ul> <br> <br> <span><span>#LI-JS1</span></span><br> &nbsp; <br><br> </div><h2 data-automation-id="subHeaderPreferredCandidate" class="h5"> مرشح مفضل </h2> <div class="row is-m v-align-top t-small bg-mute"> <div class="col is-3 p5" data-automation-id="label_Nationality"> <b>الجنسية</b> </div> <div class="col is-9 p5" data-automation-id="data_Nationality"> الإمارات العربية المتحدة </div> </div>

Key Responsibilities<br>Manage all employee and dependent visa processes, including new visas, renewals, cancellations, status changes, Emirates ID applications, medical fitness, family sponsorships, and business visit visas. Process labour contracts, work permits, employment offers, labour card amendments, and other employment-related transactions while liaising with ICP, MOHRE, TAMM, Abu Dhabi Police, Abu Dhabi Municipality, and other government authorities. Prepare HR documentation, including salary certificates, employment certificates, NOCs, experience letters, visa letters, bank letters, and other employee correspondence. Maintain accurate employee records, personnel files, HR databases, visa documentation, company SIM card records, and other confidential HR information. Coordinate employee accommodation, transportation, catering, uniforms, and other welfare services, working closely with accommodation management and external service providers. Manage vendor relationships, service contracts, quotations, purchase orders, monthly supplier invoice verification and reconciliation, payment requests, petty cash, and Reward & Recognition (R&R) voucher records. Administer the company ADNOC account, including account recharges, Smart Tag/ADNOC Tag issuance and removal, and monthly usage reporting. Coordinate Abu Dhabi Pension registrations, additions, deletions, monthly reporting, employee medical insurance administration, and employee banking documentation. Monitor the validity and timely renewal of visas, Emirates IDs, passports, labour permits, insurance policies, company licences, and other statutory documents. Prepare regular reports relating to HR administration, visas, accommodation, transportation, pension, vendor management, and related administrative activities. Serve as the primary point of contact for employee queries relating to HR administration, documentation, government services, and employee support. Ensure compliance with UAE Labour Law, company policies, and all applicable government regulations.

<ol><li><p>إدارة المكاتب العامة والأنشطة الإدارية اليومية</p></li><li><p>الحفاظ على سجلات المكتب والملفات والوثائق وقواعد البيانات والمعلومات الحساسة</p></li><li><p>إعداد الخطابات والتقارير والاقتباسات والجداول والشرائح والوثائق الأخرى المكتبية</p></li><li><p>إدارة البريد الإلكتروني الوارد والصادر والمكالمات الهاتفية والمراسلات والاستفسارات</p></li><li><p>تنسيق المواعيد والاجتماعات والجداول والأنشطة الداخلية للمكتب</p></li><li><p>إدخال البيانات بدقة والحفاظ على سجلات محدثة في نظام الشركة</p></li><li><p>المساعدة في مسح المستندات والطباعة والنسخ والملفات والأرشفة</p></li><li><p>دعم الإدارة بالمهام الإدارية الروتينية والتنسيقية</p></li><li><p>التنسيق مع الموظفين والعملاء والموردين والأقسام الأخرى عند الحاجة</p></li><li><p>الحفاظ على نظم ملفات مناسبة لاسترجاع المستندات بسهولة</p></li><li><p>مراقبة معدات وأوراق المكتب وتنسيق إعادة التزويد عند الحاجة</p></li><li><p>المساعدة في إعداد تقارير إدارية يومية وأسبوعية وشهرية</p></li><li><p>متابعة المستندات المعلقة والموافقات والبريد الإلكتروني والطلبات المتعلقة بالمكتب</p></li><li><p>الحفاظ على سجلات الحضور وغيرها من المعلومات الإدارية عند الحاجة</p></li><li><p>المساعدة في ترتيب الرحلات وتنسيق الاجتماعات وجدولة المواعيد</p></li><li><p>ضمان أن تكون الاستقبال والمناطق المكتبية مهنية ومنظمة بشكل جيد</p></li><li><p>التعامل بحذر مع المستندات والمعلومات الحساسة للشركة</p></li><li><p>توفير الدعم الإداري للموارد البشرية والحسابات والمبيعات والعمليات وفِرق الإدارة عند الحاجة</p></li><li><p>الحفاظ على التواصل المهني مع العملاء والزوار والزملاء والأطراف الخارجية</p></li><li><p>إكمال المهام الإدارية المعينة بدقة وفي المواعيد المحددة</p></li></ol><p><strong>المُرشّح المثالي</strong></p><ol><li><p>يفضّل دبلوم أو بكالوريوس أو مؤهل مكافئ</p></li><li><p>خبرة سابقة في الإدارة أو تنسيق المكاتب أو الأعمال المكتبية أو دعم المكاتب ستكون ميزة</p></li><li><p>يمكن اعتبار حديثي التخرج الذين لديهم مهارات اتصال وحاسب قوية</p></li><li><p>معرفة جيدة ببرنامج Microsoft Office، خاصة Word وExcel وOutlook وPowerPoint</p></li><li><p>مهارات طباعة وإدخال بيانات جيدة</p></li><li><p>مهارات تواصل شفهي وكتابي قوية</p></li><li><p>مهارات تنظيم وإدارة الوقت جيدة</p></li><li><p>القدرة على التعامل مع مهام وأولويات متعددة</p></li><li><p>انتباه قوي للتفاصيل والدقة</p></li><li><p>القدرة على العمل بشكل مستقل وكذلك كجزء من فريق</p></li><li><p>المهنية والمسؤولية والالتزام والانضباط والتنظيم الجيد</p></li><li><p>القدرة على الحفاظ على سرية معلومات الشركة والموظفين</p></li><li><p>مهارات التعامل مع الآخرين وخدمة العملاء جيدة</p></li><li><p>ال willingness نتعلم وتحمل مسؤولية المهام المعينة</p></li></ol>

<ul><li><p>دعم المتطلبات الإدارية لقسم المشاريع.</p></li><li><p>المساعدة في تنظيم والحفاظ على وثائق المشروع من خلال أنظمة متعددة عبر جميع مراحل المشروع، من التصميم وحتى التسليم.</p></li><li><p>دعم تطبيق عمليات وثائق المشروع بما يتماشى مع مبادرة بدون ورق في AWRP باستخدام Aconex.</p></li><li><p>الحفاظ على وتتبع سجلات تخصيص الوقت لأعضاء فريق AWRP وتقديم المعلومات إلى فريق المالية خلال الأسبوع الأول من كل شهر.</p></li><li><p>التنسيق وجدولة اجتماعات المشاريع التي تشمل الفرق الداخلية والاستشاريين والمتعاقدين والمقاولين والموردين.</p></li><li><p>دعم فريق المشاريع في المسائل المتعلقة بالاستشاريين والمتعاقدين خلال فترة تحمل العيوب.</p></li><li><p>تنظيم اجتماعات الفريق والفعاليات والأنشطة الإدارية الأخرى.</p></li><li><p>المساعدة الفريق التجاري في إنهاء التغيرات ومراجعة العطاءات ومقارنات العطاءات.</p></li><li><p>دعم فريق إدارة المشاريع بأخذ محاضر اجتماعات رئيسية والمتابعة بشأن بنود العمل.</p></li><li><p>التنسيق والمتابعة مع أعضاء فريق AWRP لضمان الإصدار في الوقت المناسب لمطالب الشراء الداخلية (PRs) وأوامر الشراء (POs) والمذكرات.</p></li><li><p>الحفاظ على سجلات المدفوعات وتحويل الإيصالات الأصلية إلى فريق المالية.</p></li><li><p>التنسيق مع الأقسام الداخلية وأصحاب المصلحة فيما يتعلق بالاجتماعات والفعاليات والمتطلبات الأخرى المتعلقة بالمشروع.</p></li></ul><p><strong>ملف المرشح المرغوب</strong></p><ul><li><p><strong>الخبرة العملية</strong></p><ul><li><p>خبرة لا تقل عن 3 إلى 5 سنوات في دور إداري، ويفضل في قطاع العقارات أو البناء أو تطوير الممتلكات.</p></li></ul><br><p><strong>الكفاءات</strong></p><ul><li><p>إجادة تطبيقات Microsoft Office، بما في ذلك Word وExcel وPowerPoint.</p></li><li><p>مهارات تنظيم وإدارة إدارية قوية، مع القدرة على إدارة مهام متعددة بكفاءة والحفاظ على سجلات دقيقة.</p></li><li><p>مهارات اتصال وتعامل بين الأشخاص فعالة، مع القدرة على التنسيق والتعاون مع الموظفين والعملاء والبائعين والدوائر الداخلية.</p></li><li><p>دقة عالية في التفاصيل ومهارات متابعة قوية.</p></li><li><p>القدرة على العمل بشكل مستقل وإدارة الأولويات في بيئة سريعة الإيقاع.</p></li></ul><br><p><strong>اللغات</strong></p><ul><li><p>بطلاقة باللغة الإنجليزية (كتابةً وتحدثًا).</p></li></ul><br><p><strong>متطلبات الأهلية</strong></p><ul><li><p><strong>هذا المنصب مفتوح للمواطنين الإماراتيين فقط.</strong></p></li><li><p>يجب أن يحمل المتقدم جراءة أُسري UAE سارية ويستوفي جميع متطلبات الأهلية للتوظيف كمواطن إماراتي.</p></li></ul></li></ul>

Position Summary We are seeking a proactive and detail-oriented HR Administrator to support the day-to-day operations of the Human Resources department. The successful candidate will be responsible for handling HR administration, employee records, onboarding, documentation, HR systems, and employee support while ensuring compliance with Labour Law and company policies. This is an excellent opportunity for a motivated Emirati graduate or HR professional looking to build a career in Human Resources.<br>Key Responsibilities HR Administration Maintain and update employee records, both physical and electronic. Prepare employment contracts, HR letters, certificates, and other employee documentation. Ensure all employee files are complete and compliant with company standards. Maintain HR databases and ensure data accuracy.<br>Onboarding & Offboarding Coordinate the onboarding process for new employees. Prepare onboarding documentation and induction schedules. Coordinate with IT, Administration, and other departments for new joiners. Support employee exit formalities and maintain offboarding documentation.<br>Recruitment Support Assist in scheduling interviews and coordinating with candidates and hiring managers. Maintain recruitment trackers and candidate databases. Support job posting activities and recruitment administration.<br>Employee Support Respond to employee HR-related queries professionally and promptly. Assist employees with leave requests, HR documentation, and policy clarification. Support employee engagement initiatives and HR events.<br>HR Operations Monitor employee attendance and leave records. Prepare monthly HR reports and employee data. Assist in payroll preparation by ensuring employee records are accurate and up to date. Support HR compliance with Labour Law and company policies.<br>Documentation & Compliance Maintain confidentiality of employee information. Ensure HR documentation complies with internal procedures and legal requirements. Support HR audits and document management.<br>Qualifications Bachelor's Degree or Diploma in Human Resources, Business Administration, or a related field. Fresh graduates are encouraged to apply; up to 2 years of HR or administrative experience is an advantage. Proficiency in Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, Power Point). Experience with HRMS or ERP systems is an advantage.<br>Skills & Competencies Excellent communication and interpersonal skills. Strong organizational and time management abilities. High attention to detail and accuracy. Ability to handle confidential information with discretion. Good problem-solving and administrative skills. Ability to multitask and work in a fast-paced environment. Customer-focused with a positive and professional attitude. Team player with a willingness to learn and grow.

Job Title: Admin Officer – Client Communication & Coordination Location: Dubai, UAEEmployment Type: Full-Time Salary: AED 4,000 – AED 5,000 per month Benefits: As per UAE Labour Law Joining: Immediate joiners preferred<br><br>About the Opportunity We are hiring on behalf of one of our clients, a well-growing and established Business Setup & Tax Advisory company based in Dubai. We are looking for a highly organized and proactive Admin Officer – Client Communication & Coordination with an engineering background to become the main point of contact between clients and internal teams. This role requires excellent communication skills, strong administrative abilities, attention to detail, and the capability to coordinate client requirements from initial enquiry through final resolution. The ideal candidate should have a good understanding of engineering documents and project processes to provide accurate support and maintain excellent client relationships<br>.<br>Key Responsibilities Client Communication & Call Handling Attend all inbound client calls promptly and professionally in Arabic and English. Identify clients, understand their requirements, verify project details, and provide accurate information. Handle client complaints calmly and professionally, record complete details, and escalate issues to the concerned team members or management when required. Transfer calls to the appropriate colleague, department, or engineer with a clear explanation of the client's concern. Take accurate messages when the concerned person is unavailable and ensure timely follow-up. Outbound Calls & Client Follow-up Conduct outbound calls for client updates, document collection, clarifications, confirmations, approvals, payments, appointments, and deadlines. Follow up regularly with clients regarding pending documents, approvals, submissions, and required actions. Maintain professional and persistent follow-up until the required response or documentation is received. Confirm client information, project status, pending requirements, and next steps after every interaction. Email Correspondence & Communication Management Prepare and send professional emails related to client updates, document requests, confirmations, instructions, and reminders. Review incoming client emails, take necessary action, and coordinate with relevant internal teams. Send scheduled follow-up emails for pending requirements, document expiry, approvals, and upcoming deadlines. Maintain an organized mailbox with proper folders, labels, and follow-up reminders to ensure timely responses. CRM & Client Record Management Record all client calls, emails, and interactions accurately in the CRM system on the same day. Update client profiles, project stages, contact details, pending actions, and follow-up schedules. Ensure CRM information matches client communications, portal submissions, and internal trackers. Maintain accurate and reliable records for management reporting. Generate and review CRM reports related to open queries, pending follow-ups, and response timelines. Project Coordination & Query Resolution Develop a strong understanding of company processes, service stages, documentation requirements, and project timelines. Handle routine client queries independently by applying process knowledge. Coordinate between clients, engineers, accountants, project teams, and other departments to ensure smooth resolution. Track all open client queries until closure and confirm completion with clients. Escalate delayed cases, repeated complaints, and unresolved matters to management promptly. Administrative Support Maintain call logs, communication registers, and client follow-up trackers. Extract client information and supporting documents from internal systems. Upload documents, applications, and supporting files to client portals and government platforms when required. Maintain structured digital folders for client correspondence, documents, and project files. Manage scanned documents, PDFs, and file naming systems efficiently. Prepare weekly and monthly summaries covering call volumes, pending queries, follow-ups, and client communication activitie<br>s.<br>Candidate Requirements Education & Engineering Background (Mandatory) Diploma or Bachelor's Degree in Civil Engineering, Architecture, Quantity Surveying, Land Surveying, or a closely related engineering discipline. Candidates qualified as Civil Engineers, Architects, or Surveyors are encouraged to apply. Ability to read, understand, and cross-check architectural drawings, construction plans, and engineering documents. Good understanding of engineering terminology and technical documentation. Experience Minimum 1–2 years of experience in Customer Service, Client Coordination, Administration, Front Office, Call Handling, or a similar role. Hands-on experience with CRM systems or ticketing platforms is highly preferred. Experience dealing with UAE clients and handling complaint calls will be an advantage. Language Requirements (Mandatory) Native Arabic Speaker (spoken and written). Good English communication skills (spoken and written). Ability to prepare professional emails, reports, and client communications in English. IT & System Skills (Mandatory) Strong working knowledge of Microsoft Excel including formulas, filters, sorting, reconciliations, and handling large datasets. Proficiency in Microsoft Word for document preparation and formatting. Confident use of Microsoft Outlook for email management, follow-ups, and calendar coordination. Experience extracting data and documents from systems and uploading files to online portals. Comfortable working with PDFs, scanned documents, digital folders, and document management syste<br>ms.<br>Key Competencies Excellent communication and interpersonal skills. Professional and customer-focused approach. Strong attention to detail and accuracy. Ability to handle multiple tasks and prioritize effectively. Patient, calm, and professional while handling complaints and repeated follow-ups. Strong coordination and problem-solving abilities. Ability to maintain discipline and focus in a fast-paced, detail-oriented environment. Preferred Candidate Profile Candidates holding a valid Family / Spouse / Parent Sponsored Visa will be preferred. Immediate joiners are highly preferred. What Success Looks Like Every client call is answered professionally. Every email is acknowledged and actioned on time. Client queries are followed through until complete resolution. CRM records are accurate, updated, and reliable. Clients receive clear communication and proactive support without needing repeated follow-ups. Internal teams receive accurate information and effective coordinat<br>ion.

Job Title: Admin Officer – Client Communication & Coordination Location: Dubai, UAEEmployment Type: Full-Time Salary: AED 4,000 – AED 5,000 per month Benefits: As per UAE Labour Law Joining: Immediate joiners preferred<br><br>About the Opportunity We are hiring on behalf of one of our clients, a well-growing and established Business Setup & Tax Advisory company based in Dubai. We are looking for a highly organized and proactive Admin Officer – Client Communication & Coordination with an engineering background to become the main point of contact between clients and internal teams. This role requires excellent communication skills, strong administrative abilities, attention to detail, and the capability to coordinate client requirements from initial enquiry through final resolution. The ideal candidate should have a good understanding of engineering documents and project processes to provide accurate support and maintain excellent client relationships<br>.<br>Key Responsibilities Client Communication & Call Handling Attend all inbound client calls promptly and professionally in Arabic and English. Identify clients, understand their requirements, verify project details, and provide accurate information. Handle client complaints calmly and professionally, record complete details, and escalate issues to the concerned team members or management when required. Transfer calls to the appropriate colleague, department, or engineer with a clear explanation of the client's concern. Take accurate messages when the concerned person is unavailable and ensure timely follow-up. Outbound Calls & Client Follow-up Conduct outbound calls for client updates, document collection, clarifications, confirmations, approvals, payments, appointments, and deadlines. Follow up regularly with clients regarding pending documents, approvals, submissions, and required actions. Maintain professional and persistent follow-up until the required response or documentation is received. Confirm client information, project status, pending requirements, and next steps after every interaction. Email Correspondence & Communication Management Prepare and send professional emails related to client updates, document requests, confirmations, instructions, and reminders. Review incoming client emails, take necessary action, and coordinate with relevant internal teams. Send scheduled follow-up emails for pending requirements, document expiry, approvals, and upcoming deadlines. Maintain an organized mailbox with proper folders, labels, and follow-up reminders to ensure timely responses. CRM & Client Record Management Record all client calls, emails, and interactions accurately in the CRM system on the same day. Update client profiles, project stages, contact details, pending actions, and follow-up schedules. Ensure CRM information matches client communications, portal submissions, and internal trackers. Maintain accurate and reliable records for management reporting. Generate and review CRM reports related to open queries, pending follow-ups, and response timelines. Project Coordination & Query Resolution Develop a strong understanding of company processes, service stages, documentation requirements, and project timelines. Handle routine client queries independently by applying process knowledge. Coordinate between clients, engineers, accountants, project teams, and other departments to ensure smooth resolution. Track all open client queries until closure and confirm completion with clients. Escalate delayed cases, repeated complaints, and unresolved matters to management promptly. Administrative Support Maintain call logs, communication registers, and client follow-up trackers. Extract client information and supporting documents from internal systems. Upload documents, applications, and supporting files to client portals and government platforms when required. Maintain structured digital folders for client correspondence, documents, and project files. Manage scanned documents, PDFs, and file naming systems efficiently. Prepare weekly and monthly summaries covering call volumes, pending queries, follow-ups, and client communication activitie<br>s.<br>Candidate Requirements Education & Engineering Background (Mandatory) Diploma or Bachelor's Degree in Civil Engineering, Architecture, Quantity Surveying, Land Surveying, or a closely related engineering discipline. Candidates qualified as Civil Engineers, Architects, or Surveyors are encouraged to apply. Ability to read, understand, and cross-check architectural drawings, construction plans, and engineering documents. Good understanding of engineering terminology and technical documentation. Experience Minimum 1–2 years of experience in Customer Service, Client Coordination, Administration, Front Office, Call Handling, or a similar role. Hands-on experience with CRM systems or ticketing platforms is highly preferred. Experience dealing with UAE clients and handling complaint calls will be an advantage. Language Requirements (Mandatory) Native Arabic Speaker (spoken and written). Good English communication skills (spoken and written). Ability to prepare professional emails, reports, and client communications in English. IT & System Skills (Mandatory) Strong working knowledge of Microsoft Excel including formulas, filters, sorting, reconciliations, and handling large datasets. Proficiency in Microsoft Word for document preparation and formatting. Confident use of Microsoft Outlook for email management, follow-ups, and calendar coordination. Experience extracting data and documents from systems and uploading files to online portals. Comfortable working with PDFs, scanned documents, digital folders, and document management syste<br>ms.<br>Key Competencies Excellent communication and interpersonal skills. Professional and customer-focused approach. Strong attention to detail and accuracy. Ability to handle multiple tasks and prioritize effectively. Patient, calm, and professional while handling complaints and repeated follow-ups. Strong coordination and problem-solving abilities. Ability to maintain discipline and focus in a fast-paced, detail-oriented environment. Preferred Candidate Profile Candidates holding a valid Family / Spouse / Parent Sponsored Visa will be preferred. Immediate joiners are highly preferred. What Success Looks Like Every client call is answered professionally. Every email is acknowledged and actioned on time. Client queries are followed through until complete resolution. CRM records are accurate, updated, and reliable. Clients receive clear communication and proactive support without needing repeated follow-ups. Internal teams receive accurate information and effective coordinat<br>ion.

Join our team and support daily office operations by organizing documents, updating records, coordinating schedules, and assisting with routine administrative tasks. Build valuable workplace skills, gain practical experience, and grow your career in a supportive environment. Qualifications:No experience required. We welcome motivated individuals with basic computer skills, good organizational abilities, attention to detail, and a willingness to learn. Full training and ongoing support are provided.